Gdy Twój dłużnik ogłasza upadłość, masz 30 dni od obwieszczenia postanowienia o ogłoszeniu upadłości na zgłoszenie wierzytelności do masy upadłości. Zgłoszenie składasz syndykowi, a nie sądowi, i robisz to przez system teleinformatyczny Krajowego Rejestru Zadłużonych. Egzekucja komornicza prowadzona wobec dłużnika zostaje z mocy prawa zawieszona, a po uprawomocnieniu postanowienia umorzona. Jeżeli nie zgłosisz wierzytelności, syndyk jej nie uwzględni w planie podziału.
To najkrótsza odpowiedź. Poniżej terminy, koszty, kolejność zaspokojenia i to, co zrobić z fakturą w księgach.
Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.
Skąd się dowiesz, że dłużnik ogłosił upadłość?
Z obwieszczenia w Krajowym Rejestrze Zadłużonych. Rejestr jest jawny, darmowy i dostępny bez logowania, a postanowienia o ogłoszeniu upadłości oraz o otwarciu restrukturyzacji są w nim publikowane. Nikt nie ma obowiązku Cię o tym zawiadomić, a syndyk nie zna Twojej faktury, dopóki jej nie zgłosisz.
To argument za tym, żeby raz na kwartał sprawdzać w KRZ swoich największych odbiorców, zwłaszcza tych, którzy zaczęli zwlekać z płatnościami. Pełną listę darmowych rejestrów do sprawdzania kontrahentów zebraliśmy w poradniku o weryfikacji kontrahenta.
Jak zgłosić wierzytelność w upadłości?
Zgłoszenie kierujesz do syndyka, przez KRZ. Od nowelizacji, która weszła w życie w marcu 2020 roku, wierzyciel nie składa go już do sądu, a od grudnia 2021 roku obowiązuje wyłącznie forma elektroniczna przez rejestr. Podstawą jest art. 236 Prawa upadłościowego, a sam trzydziestodniowy termin wskazuje sąd w postanowieniu o ogłoszeniu upadłości (art. 51 ust. 1 pkt 4 Prawa upadłościowego).
W zgłoszeniu podajesz wierzytelność główną, odsetki, kategorię, do której się zaliczasz, oraz dowody: faktury, umowę, wezwania do zapłaty, potwierdzenia doręczeń. Tu okazuje się, jak wiele zależy od porządku w aktach sprawy. Wierzyciel, który przez pół roku wysyłał przypomnienia i ma potwierdzenia nadania, zgłasza wierzytelność w kilkanaście minut. Ten, który dzwonił z telefonu komórkowego i niczego nie zapisywał, szuka dowodów tygodniami.
Ile kosztuje spóźnione zgłoszenie wierzytelności?
Spóźnione zgłoszenie jest dopuszczalne, ale kosztowne. Zgodnie z art. 235 Prawa upadłościowego wierzyciel, który zgłasza wierzytelność po terminie, ponosi zryczałtowane koszty postępowania wywołane tym zgłoszeniem, i to nawet wtedy, gdy opóźnienie nie jest jego winą. Ryczałt to 15% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw z trzeciego kwartału roku poprzedniego, co w 2026 roku daje około 1 330 zł.
Do tego dochodzi ryzyko realnej straty. Jeżeli syndyk wykonał już plan podziału, spóźniony wierzyciel nie dostanie udziału w tym, co zostało rozdzielone. Zgłoszenie w terminie nic nie kosztuje, więc nie ma żadnego powodu, by z nim zwlekać.
W której kolejności syndyk spłaca wierzycieli?
Kolejność zaspokojenia wyznacza art. 342 Prawa upadłościowego. Dla zwykłego wierzyciela handlowego układ wygląda tak:
| Kategoria | Co obejmuje | Gdzie jest faktura B2B |
|---|---|---|
| Pierwsza | Należności ze stosunku pracy, alimenty, składki na ubezpieczenia społeczne za ostatnie lata | Nie |
| Druga | Pozostałe należności, w tym należność główna z niezapłaconych faktur handlowych | Tak, kwota główna |
| Trzecia | Odsetki od należności z wyższych kategorii, kary umowne, sądowe i administracyjne | Tak, Twoje odsetki |
| Czwarta | Należności wspólników i podmiotów powiązanych, z tytułu pożyczek dla spółki | Nie |
Z tej tabeli wynika rzecz niewygodna, ale ważna: odsetki zaspokajane są kategorię niżej niż kwota główna, a kategorie niższe dostają cokolwiek dopiero wtedy, gdy wyższe zostały zaspokojone w całości. W praktyce w wielu upadłościach odsetki nie odzyskuje nikt. Kwota główna też rzadko wraca w stu procentach.
Co dzieje się z egzekucją komorniczą?
Umiera. Zgodnie z art. 146 Prawa upadłościowego postępowanie egzekucyjne wszczęte przed ogłoszeniem upadłości i skierowane do majątku wchodzącego w skład masy upadłości ulega zawieszeniu z mocy prawa w dniu ogłoszenia upadłości, a po uprawomocnieniu się postanowienia zostaje umorzone. Sumy uzyskane przez komornika, a jeszcze nie wydane wierzycielowi, trafiają do masy.
Inaczej mówiąc: wyścig do majątku dłużnika kończy się w chwili ogłoszenia upadłości i od tego momentu wszyscy stają w jednej kolejce. Cały mechanizm egzekucji, dopóki jeszcze działa, opisujemy w artykule o egzekucji komorniczej krok po kroku.
Czy zgłoszenie wierzytelności przerywa bieg przedawnienia?
Tak. Prawo upadłościowe przesądza to wprost w art. 239a: zgłoszenie wierzytelności przerywa bieg terminu przedawnienia. To istotne, bo postępowanie upadłościowe potrafi trwać kilka lat, a trzyletni termin dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą biegłby w tym czasie dalej.
Warto przy okazji zapamiętać, czego przerwanie biegu nie powoduje: wezwanie do zapłaty, monit, telefon ani wpis do rejestru dłużników. Bieg przerywa czynność przed sądem lub komornikiem oraz uznanie długu przez dłużnika. Terminy i wyjątki zebraliśmy przy przedawnieniu faktury.
A jeżeli to restrukturyzacja, a nie upadłość?
To zupełnie inna procedura i wierzyciel zachowuje się inaczej. W postępowaniu restrukturyzacyjnym co do zasady nie składasz zgłoszenia wierzytelności. Spis wierzytelności sporządza nadzorca sądowy albo zarządca, na podstawie ksiąg i dokumentów dłużnika. Twoim zadaniem jest sprawdzić, czy znalazłeś się w tym spisie i w prawidłowej kwocie, a jeżeli nie, złożyć sprzeciw w terminie liczonym od obwieszczenia.
Różnica jest praktyczna: w upadłości bierność oznacza brak zgłoszenia. W restrukturyzacji bierność oznacza, że ktoś inny wpisał Twoją kwotę i możesz się o niej dowiedzieć za późno.
Jak rozliczyć nieodzyskaną fakturę w podatkach?
Ogłoszenie upadłości dłużnika uprawdopodabnia nieściągalność wierzytelności (art. 16 ust. 2a pkt 1 ustawy o CIT). Na tej podstawie możesz utworzyć odpis aktualizujący wartość należności i zaliczyć go do kosztów uzyskania przychodu (art. 16 ust. 1 pkt 26a ustawy o CIT), pod warunkiem że wierzytelność była wcześniej zarachowana jako przychód należny.
Dwa niuanse, o które potykają się firmy. Kosztem podatkowym jest odpis aktualizujący, a nie sama wierzytelność, więc odpis musi zostać faktycznie zaksięgowany. I dotyczy to kwoty netto, bo VAT należny nigdy nie był przychodem. Konkretne rozliczenie skonsultuj z księgowym albo doradcą podatkowym, bo szczegóły zależą od momentu ujęcia przychodu.
Czego nauczyć się na przyszłość
Upadłość kontrahenta prawie nigdy nie jest zaskoczeniem dla wszystkich naraz. Zaskakuje tych, którzy nie patrzyli. Firma zmierzająca do upadłości najpierw przestaje odbierać telefony, potem płaci coraz później, potem tylko tym dostawcom, którzy naciskają najmocniej, a na końcu nikomu.
Dwie rzeczy realnie zmniejszają straty. Pierwsza to monitoring należności, który pokazuje, że dany klient przesuwa się z 7 na 40 dni po terminie, zanim zobaczysz to w wyniku kwartału. Druga to konsekwencja: wierzyciel, który upomina się o każdą fakturę od pierwszego dnia, zwykle dostaje pieniądze jeszcze wtedy, gdy dłużnik ma z czego płacić, i to on ustawia się w kolejce jako pierwszy, a nie ostatni. Tę konsekwencję najłatwiej wymusić spisaną procedurą windykacji należności i automatyczną windykacją, która wykonuje ją za Ciebie.
A gdy dłużnik już upadł, a wierzytelność jest stara i słabo rokująca, zostaje jeszcze jedno wyjście: sprzedaż wierzytelności. Cena będzie niska, ale gotówka dziś bywa więcej warta niż udział w planie podziału za trzy lata.