Przypomnienie o płatności: wzór, treść i automatyczne przypomnienia o płatnościach

Napisz krótko, rzeczowo i bez emocji. Podaj numer faktury, kwotę, termin płatności, który minął, numer rachunku i jedno zdanie z prośbą o zapłatę albo o informację, kiedy nastąpi. Pierwsze przypomnienie zakłada, że doszło do zwykłego przeoczenia, więc zachowaj uprzejmy ton. Nie strasz sądem i nie pisz o windykacji, bo to zostaw wezwaniu do zapłaty. Cztery zdania w zupełności wystarczą.

Przypomnienie o płatności powinno zawierać numer i datę faktury, kwotę do zapłaty, termin płatności, numer rachunku bankowego oraz jasną prośbę o uregulowanie należności lub kontakt. Warto dodać dane osoby do kontaktu i informację, że wiadomość można zignorować, jeśli przelew został już wysłany. To nie jest pismo procesowe, więc nie wymaga podpisu ani formy papierowej.

Najskuteczniejsze są dwa momenty: trzy dni przed terminem płatności (przypomnienie o terminie, które zapobiega opóźnieniu) oraz pierwszego dnia po terminie, gdy należność staje się wymagalna. Potem powtarzasz kontakt mniej więcej co tydzień, zmieniając kanał na telefon. Im dłużej zwlekasz z pierwszym sygnałem, tym niżej stoisz w kolejce wierzycieli dłużnika.

Przypomnienie o płatności to nieformalna, uprzejma informacja o zbliżającym się lub minionym terminie. Wezwanie do zapłaty to pismo o skutkach prawnych: wyznacza ostateczny termin, wskazuje odsetki i rekompensatę za koszty odzyskiwania oraz zapowiada pozew. Sąd pyta o próbę polubownego rozwiązania sporu, dlatego przed pozwem wysyła się wezwanie, a nie samo przypomnienie.

Tak. SMS ma najwyższą otwieralność ze wszystkich kanałów i świetnie sprawdza się przy drobnych, powtarzalnych fakturach. Zmieść się w 160 znakach, podaj numer faktury i kwotę, nie ujawniaj szczegółów transakcji ani nie pisz o długu w sposób czytelny dla osób trzecich. Wysyłaj w godzinach pracy i tylko na numer podany przez kontrahenta.

W praktyce od dwóch do czterech razy, w rosnącym tonie, zanim przejdziesz do wezwania do zapłaty. Sensowna sekwencja to przypomnienie przed terminem, przypomnienie zaraz po terminie, telefon po tygodniu i stanowcza wiadomość po dwóch tygodniach. Piąte identyczne przypomnienie niczego nie zmienia, a uczy dłużnika, że nic po nim nie następuje. Po miesiącu milczenia decyduj o pozwie.

Tak. Odsetki za opóźnienie należą się z mocy prawa od dnia następnego po terminie płatności, nawet jeśli umowa o nich milczy i nawet jeśli wcześniej wysyłałeś tylko uprzejme przypomnienia. W transakcjach handlowych B2B dochodzi do tego rekompensata za koszty odzyskiwania należności w wysokości 40, 70 lub 100 euro, zależnie od wartości świadczenia.