Odpis aktualizujący należności: księgowanie, wzór protokołu i ujęcie w bilansie

Odpis aktualizujący należności to korekta wartości należności w księgach rachunkowych, którą tworzy się wtedy, gdy prawdopodobieństwo zapłaty spadło. Nie umarza długu i nie zwalnia dłużnika: faktura dalej istnieje i dalej można jej dochodzić. Odpis mówi tylko, że w bilansie ta należność nie jest już warta tyle, ile wynika z faktury. Podstawą jest art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości wymienia pięć sytuacji: dłużnik postawiony w stan likwidacji lub upadłości albo objęty postępowaniem restrukturyzacyjnym, oddalenie wniosku o upadłość z powodu braku majątku na koszty postępowania, należności kwestionowane przez dłużnika lub takie, których spłata według oceny jego sytuacji majątkowej nie jest prawdopodobna, kwoty podwyższające należność wcześniej objętą odpisem oraz należności o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności. Odpis to obowiązek, a nie prawo wyboru.

Odpis księguje się na osobnym koncie korygującym, a nie zmniejsza się salda na koncie rozrachunkowym dłużnika. Zgodnie z art. 35b ust. 2 ustawy o rachunkowości odpis dotyczący należności handlowej obciąża pozostałe koszty operacyjne, a odpis dotyczący należności finansowych i odsetek obciąża koszty finansowe. W bilansie należność wykazuje się w wartości pomniejszonej o odpis. Numer konta, na przykład 290, wynika z zakładowego planu kont, a nie z ustawy.

Co do zasady nie. Art. 16 ust. 1 pkt 26a ustawy o CIT wyłącza odpisy z kosztów uzyskania przychodów. Kosztem staje się dopiero odpis, który spełnia dwa warunki naraz: należność była wcześniej zarachowana jako przychód należny na podstawie art. 12 ust. 3 CIT, a jej nieściągalność została uprawdopodobniona na podstawie art. 16 ust. 2a pkt 1. Dopóki jeden z tych warunków nie jest spełniony, odpis jest kosztem tylko bilansowym.

Bilansowo od brutto, podatkowo tylko od netto. W księgach odpisujesz pełną wątpliwą kwotę należności, razem z VAT i naliczonymi odsetkami, bo to ona jest zagrożona. Kosztem uzyskania przychodu może być natomiast wyłącznie ta część, która wcześniej stanowiła przychód należny, czyli kwota netto. VAT należny nigdy nie był przychodem podatkowym, więc nie może stać się kosztem. To najczęstszy błąd przy tym temacie.

Nie. Odpis aktualizujący jest instrumentem ustawy o rachunkowości, więc tworzą go wyłącznie jednostki prowadzące pełne księgi rachunkowe. Przedsiębiorca na podatkowej księdze przychodów i rozchodów nie wycenia bilansowo należności, więc nie ma czego aktualizować. Jego ścieżką jest ulga na złe długi w podatku dochodowym, czyli art. 26i ustawy o PIT, dostępna po 90 dniach od terminu płatności.

Wtedy, gdy ustaje przyczyna, dla której go utworzono, na przykład dłużnik zapłaci albo zawrze ugodę i zacznie spłacać raty. Art. 35c ustawy o rachunkowości nakazuje wtedy zwiększyć wartość należności o równowartość całości lub części odpisu i zaliczyć ją odpowiednio do pozostałych przychodów operacyjnych albo przychodów finansowych. Jeżeli odpis był wcześniej kosztem podatkowym, jego rozwiązanie tworzy przychód podatkowy.

Bilansowo tak, podatkowo bez efektu. Art. 16 ust. 1 pkt 20 ustawy o CIT wyłącza z kosztów wierzytelności odpisane jako przedawnione, a sądy administracyjne konsekwentnie stosują to wyłączenie także do odpisów aktualizujących utworzonych na przedawnioną wierzytelność. Praktyczny wniosek jest prosty: uprawdopodobnij nieściągalność i rozpoznaj koszt, zanim faktura się przedawni.

To dwie niezależne ścieżki. Odpis aktualizujący działa w księgach rachunkowych i w podatku dochodowym, wymaga uprawdopodobnienia nieściągalności i jest dostępny tylko przy pełnych księgach. Ulga na złe długi działa osobno w VAT i osobno w podatku dochodowym, wymaga wyłącznie upływu 90 dni od terminu płatności i przysługuje każdemu podatnikowi. Samo utworzenie odpisu nie koryguje VAT.