Wiekowanie należności i zobowiązań: kalkulator i raport struktury wiekowej

Wiekowanie należności to rozłożenie niezapłaconych faktur na przedziały według liczby dni, jakie minęły od terminu płatności. Zamiast jednej kwoty "klienci są nam winni 240 000 zł" dostajesz obraz, ile z tego jest jeszcze w terminie, ile wisi miesiąc, a ile ponad rok. Ta sama suma należności może oznaczać zdrową firmę albo poważny problem, i dopiero wiekowanie to rozstrzyga.

Polega na przypisaniu każdej otwartej faktury do przedziału wiekowego na podstawie różnicy między dniem dzisiejszym a terminem płatności, a następnie zsumowaniu kwot w każdym przedziale i policzeniu ich udziału w całości portfela. Standardowo stosuje się przedziały: nieprzeterminowane, 1 do 30 dni, 31 do 60, 61 do 90, 91 do 180, 181 do 365 oraz powyżej 365 dni.

Ustawa o rachunkowości nie używa słowa "wiekowanie" i nie nakazuje wprost sporządzania takiego raportu. Nakazuje jednak coś, czego bez wiekowania nie da się zrobić rzetelnie: wycenić należności z zachowaniem zasady ostrożności i utworzyć odpisy aktualizujące, uwzględniając stopień prawdopodobieństwa zapłaty (art. 35b ustawy o rachunkowości). W praktyce audytor pyta o strukturę wiekową, bo to podstawowy dowód na to, że odpisy nie zostały wzięte z sufitu.

Najczęściej stosuje się przedziały trzydziestodniowe do 90 dnia, a potem szersze: 91 do 180, 181 do 365 i powyżej roku. Ten podział nie jest przypadkowy. Granica 90 dni pokrywa się z progiem ulgi na złe długi w VAT i w podatku dochodowym, a granica roku z momentem, w którym szanse na dobrowolną zapłatę stają się marginalne. Firmy z krótkimi terminami płatności czasem dokładają przedział 1 do 14 dni.

Od terminu płatności. Wiekowanie ma pokazywać opóźnienie, a nie wiek dokumentu. Faktura wystawiona sześćdziesiąt dni temu z terminem płatności sześćdziesiąt dni jest dopiero dziś wymagalna i należy do przedziału nieprzeterminowanych. Liczenie od daty wystawienia jest najczęstszym błędem w samodzielnie budowanych tabelach w Excelu i zawyża obraz problemu w firmach dających długie terminy.

Po pierwsze wykorzystać podatkowo: po 90 dniach od terminu zapłaty możesz skorygować należny VAT (art. 89a ustawy o VAT) i zmniejszyć podstawę opodatkowania w zeznaniu rocznym (art. 18f ustawy o CIT albo art. 26i ustawy o PIT). Po drugie zmienić narzędzie: jeśli trzy miesiące przypomnień nie zadziałały, czwarty miesiąc też nie zadziała, więc czas na wezwanie do zapłaty z rygorem, wpis do rejestru dłużników albo pozew.

Mechanika liczenia jest identyczna, zmienia się tylko strona bilansu. Wiekowanie należności pokazuje, ile pieniędzy nie spłynęło do firmy i kiedy było wymagalne. Wiekowanie zobowiązań pokazuje to samo po stronie kosztowej, czyli ile firma sama zalega dostawcom. Zestawienie obu obok siebie jest najuczciwszym testem płynności, bo ujawnia sytuację, w której firma finansuje własne opóźnienia opóźnieniami wobec dostawców.

To ta sama analiza przedstawiona procentowo: udział każdego przedziału w sumie należności. Kwoty bezwzględne rosną razem ze sprzedażą, więc same w sobie niewiele mówią. Udział procentowy jest porównywalny w czasie. Jeżeli przedział powyżej 90 dni urósł z 6 do 15 procent portfela, to sygnał pogorszenia ściągalności nawet wtedy, gdy sprzedaż i suma należności też rosły.

Potrzebujesz kolumny z kwotą i kolumny z terminem płatności. W kolejnej kolumnie liczysz opóźnienie formułą typu =DZIŚ()-C2, a potem przypisujesz przedział funkcją WYSZUKAJ.PIONOWO albo zagnieżdżonym JEŻELI. Sumy przedziałów robi SUMA.WARUNKÓW. Cała trudność nie leży w formułach, tylko w utrzymaniu tego pliku: trzeba go ręcznie odświeżać, usuwać faktury zapłacone i pilnować, żeby ktoś nie nadpisał zakresów.

Raz w miesiącu na potrzeby sprawozdawcze i raz w tygodniu na potrzeby operacyjne. Raport miesięczny służy do wyceny należności i odpisów, więc naturalnie wpina się w zamknięcie miesiąca. Raport tygodniowy służy do czegoś innego: do wyłapania faktur, które właśnie przekroczyły termin, kiedy jeszcze jedno przypomnienie wystarcza. Kwartalne wiekowanie jest już tylko dokumentowaniem strat.

Jest zwykle jego podstawą. Art. 35b ustawy o rachunkowości każe uwzględnić stopień prawdopodobieństwa zapłaty, a najprostszym mierzalnym przybliżeniem tego prawdopodobieństwa jest wiek należności. Firmy przyjmują w polityce rachunkowości progi procentowe dla poszczególnych przedziałów i stosują je konsekwentnie. Osobną kwestią jest zaliczenie odpisu do kosztów podatkowych, gdzie potrzeba uprawdopodobnienia nieściągalności z art. 16 ust. 2a ustawy o CIT.

Tak, oba mają gotowe zestawienie struktury wiekowej i nie trzeba go budować od zera. Różnica polega na tym, co dzieje się po wygenerowaniu raportu. Program księgowy pokazuje listę i na tym kończy swoją rolę, więc dalsze kroki, czyli przypomnienia, telefony i wezwania, ktoś musi wykonać ręcznie. To zwykle powód, dla którego raport wiekowania wygląda w kolejnym miesiącu tak samo jak w poprzednim.