Sprawdzenie kontrahenta po NIP: weryfikacja firmy i biała lista podatników VAT

Wpisz dziesięciocyfrowy NIP w wyszukiwarkę wykazu podatników VAT prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. W odpowiedzi zobaczysz nazwę firmy, status VAT, REGON, numer KRS, adres, datę rejestracji do VAT oraz numery rachunków rozliczeniowych zgłoszonych do wykazu. Narzędzie na górze tej strony odpytuje ten sam wykaz przez oficjalne API resortu finansów.

To wykaz prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej na podstawie art. 96b ustawy o podatku od towarów i usług. Obejmuje podmioty zarejestrowane jako podatnicy VAT, podmioty, którym odmówiono rejestracji, oraz podmioty wykreślone z rejestru. Wykaz jest aktualizowany w dni robocze, raz na dobę, i udostępnia dane na wybrany dzień do 5 lat wstecz.

Odpytaj wykaz po numerze NIP. Jeżeli kontrahent jest zarejestrowany, wykaz zwróci status "Czynny" albo "Zwolniony". Jeżeli podmiotu nie ma w wykazie na wybrany dzień, to znaczy, że na ten dzień nie był zarejestrowanym podatnikiem VAT. Status sprawdzaj na dzień transakcji, a nie na dziś, bo wykaz pokazuje stan historyczny.

Przepisy nie nakładają obowiązku sprawdzania jako takiego. Nakładają sankcję za zapłatę na rachunek spoza wykazu przy transakcji przekraczającej 15 000 zł. W praktyce sprawdzać trzeba zatem każdą taką płatność, i to w dniu zlecenia przelewu, bo wykaz zmienia się codziennie. Przy transakcjach poniżej progu sprawdzenie jest dobrowolne, ale nadal przydatne jako sygnał ostrzegawczy.

Dwie sankcje naraz. Po pierwsze, zapłacona kwota nie jest kosztem uzyskania przychodu (art. 15d ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT, odpowiednio art. 22p ustawy o PIT), a koszt już zaliczony trzeba skorygować w miesiącu zapłaty. Po drugie, płacący odpowiada solidarnie całym swoim majątkiem za zaległości podatkowe dostawcy w części VAT przypadającej na tę dostawę (art. 117ba Ordynacji podatkowej).

Nie ma. Sankcje z art. 15d ustawy o CIT i art. 117ba Ordynacji podatkowej dotyczą wyłącznie transakcji z art. 19 Prawa przedsiębiorców, czyli takich, których jednorazowa wartość przekracza 15 000 zł. Liczy się wartość całej transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, więc rozbicie zapłaty na kilka mniejszych przelewów nie obniża progu.

Złóż zawiadomienie ZAW-NR w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu. Składa się je do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika, który dokonał zapłaty, a nie dla wystawcy faktury. Skuteczne zawiadomienie wyłącza zarówno utratę kosztu podatkowego (art. 15d ust. 4 ustawy o CIT), jak i solidarną odpowiedzialność za VAT dostawcy (art. 117ba par. 3 pkt 2 Ordynacji podatkowej).

Tak. Zapłata w mechanizmie podzielonej płatności wyłącza solidarną odpowiedzialność za zaległości podatkowe dostawcy (art. 117ba par. 3 pkt 4 Ordynacji podatkowej) i chroni koszt podatkowy, nawet jeżeli rachunek nie figuruje w wykazie. To najprostsze wyjście, gdy przelew trzeba zlecić natychmiast, a rachunku z faktury nie ma na białej liście.

Najczęściej dlatego, że w ogóle nie jest zarejestrowany jako podatnik VAT: korzysta ze zwolnienia podmiotowego i nigdy nie składał zgłoszenia rejestracyjnego. Druga możliwość jest znacznie gorsza: został wykreślony z rejestru przez naczelnika urzędu skarbowego. Trzecia to zwykła literówka w numerze NIP. Wykaz nie obejmuje też podmiotów zagranicznych bez polskiej rejestracji VAT.

Że naczelnik urzędu skarbowego usunął podmiot z rejestru podatników VAT, na przykład z powodu zawieszenia działalności, niezłożenia deklaracji przez kolejne okresy, wystawiania pustych faktur albo braku kontaktu pod wskazanym adresem. Wykaz podaje datę wykreślenia i jego podstawę prawną. Dla wierzyciela to poważny sygnał ostrzegawczy o kondycji kontrahenta.

Pojedynczy rachunek wirtualny nie jest zgłaszany do wykazu, ale jest przypisany do rachunku rozliczeniowego, który w wykazie figuruje. Zapłata na taki rachunek jest więc traktowana jak zapłata na rachunek z wykazu. Wykaz sygnalizuje osobno, że dany podmiot korzysta z rachunków wirtualnych, żeby nieobecność konkretnego numeru na liście nie wprowadzała w błąd.

Zapisz identyfikator zapytania zwrócony przez wykaz razem z datą i godziną sprawdzenia, a najlepiej dopnij go do faktury albo do dokumentu płatności. Sam zrzut ekranu bez identyfikatora ma słabą wartość dowodową, bo nie wiąże wyniku z konkretnym momentem. Narzędzie na górze tej strony pokazuje identyfikator zapytania przy każdym sprawdzeniu.

Wykaz nie mówi nic o wypłacalności. Nie pokazuje zadłużenia, zajęć komorniczych, wniosków restrukturyzacyjnych ani upadłościowych, wpisów w rejestrach dłużników, zaległych faktur wobec innych wierzycieli ani realnego stanu majątku. Firma z czystym statusem "Czynny" może mieć trzy postępowania egzekucyjne. Do oceny ryzyka zapłaty potrzebne są inne źródła.

Wykaz pozwala szukać po NIP, po REGON oraz po numerze rachunku bankowego. Wyszukiwanie po nazwie też jest możliwe, ale bywa zawodne, bo nazwy w rejestrze są zapisane w pełnym brzmieniu, razem z formą prawną, i łatwo o rozbieżność. Najpewniejszym identyfikatorem jest NIP, dlatego narzędzie na tej stronie pyta właśnie o niego.