WINDYKATOR.AI · WEZWANIE DO ZAPŁATY · Windykator.ai
Jak to działa Automatyzacja Cennik Demo Blog FAQ
Zaloguj się Załóż konto

Nota odsetkowa: wzór, kalkulator i księgowanie odsetek za nieterminowe płatności

W skrócieTL;DR

Nota odsetkowa to dokument księgowy, którym obciążasz dłużnika odsetkami za opóźnienie. Nie ma ustawowego wzoru i nie jest obowiązkowa, bo odsetki należą Ci się z mocy ustawy niezależnie od niej. Nota nie podlega VAT, bo odsetki mają charakter odszkodowawczy, i dlatego nie trafia do KSeF, który obejmuje wyłącznie faktury. Podatkowo rozlicza się ją kasowo: u Ciebie odsetki są przychodem dopiero po otrzymaniu, u dłużnika kosztem dopiero po zapłacie. Wzór jest prosty: kwota razy stawka razy liczba dni opóźnienia, podzielone przez 365.

Podstawa: art. 481 KC i art. 7 ustawy o transakcjach handlowych · Poza VAT · Poza KSeF · Rozliczenie kasowe · Abonament od 149 zł/mc · Stan na lipiec 2026

Posłuchaj na żywo

Nota to dopiero początek rozmowy

Wciel się w dłużnika i naciśnij „Rozpocznij rozmowę”. Tak Windykator.ai dzwoni po polsku, przypomina o zaległej fakturze i ustala termin zapłaty. Sama nota odsetkowa rzadko przekonuje kogoś, kto już nie zapłacił w terminie.

SYGN. AKT WND/2026/0042 · DEMO NA ŻYWO

To prawdziwa rozmowa: AI mówi po polsku i reaguje na to, co powiesz. Rozmowa demonstracyjna, nie dzwonimy do nikogo bez Twojej zgody.

Bez ustawowego wzoru Poza VAT Poza KSeF Zakaz anatocyzmu: art. 482 KC Dzielnik 365 Stan na lipiec 2026

Policz odsetki

Kalkulator odsetek do noty odsetkowej

Wpisz kwotę zaległej faktury i liczbę dni po terminie. Generator policzy odsetki ustawowe za opóźnienie i od razu złoży gotowe pismo do dłużnika z wyliczeniem, które możesz wysłać razem z notą. Nie musisz zakładać konta, żeby sprawdzić, ile realnie jest Ci winien Twój kontrahent.

Generator wezwania do zapłaty30 SEKUND

Rekompensata 40 EUR dotyczy tylko B2B

Wezwanie zawiera wszystkie wymagane elementy i naliczone odsetki ustawowe za opóźnienie. Bez logowania.

Wzór noty

Co musi zawierać nota odsetkowa

Żaden przepis nie narzuca układu noty odsetkowej, bo nie jest ona fakturą. Jest dowodem księgowym, więc w praktyce musi pozwolić obu stronom odtworzyć wyliczenie i powiązać je z konkretną fakturą. Poniższa lista to układ, który przechodzi bez zastrzeżeń u księgowego dłużnika, a w razie sporu broni się w sądzie.

Elementy noty odsetkowejWzór praktyczny
Element Przykład wpisu Po co go tam potrzebujesz
Numer i data wystawienia NO 7/2026, Warszawa, 9 lipca 2026 Nota jest dowodem księgowym, więc musi mieć kolejny numer w serii
Dane wierzyciela i dłużnika Pełna nazwa, adres, NIP obu stron Bez NIP dłużnika księgowa odeśle notę do poprawy
Numer faktury źródłowej Faktura FV 214/2026 z 3 kwietnia 2026 Wiąże odsetki z konkretnym roszczeniem głównym
Kwota zaległości 24 600,00 zł To od niej liczy się odsetki, i tylko od niej
Termin płatności i data wymagalności Termin 6 maja 2026, odsetki od 7 maja 2026 Odsetki biegną od dnia PO terminie, nie od dnia wystawienia faktury
Okres i liczba dni opóźnienia 7 maja do 8 lipca 2026, 63 dni Pozwala dłużnikowi sprawdzić rachunek bez dzwonienia do Ciebie
Zastosowana stawka i podstawa prawna 13,75% rocznie, art. 7 ust. 1 ustawy o transakcjach handlowych Zła podstawa to najczęstszy zarzut dłużnika wobec noty
Kwota odsetek 583,83 zł Wynik działania, zaokrąglony do dwóch miejsc
Termin i sposób zapłaty 7 dni, przelew na rachunek nr ... Bez terminu nota nie jest wezwaniem, tylko informacją
Podpis osoby wystawiającej Imię, nazwisko, stanowisko Nie jest wymagany podpis dłużnika. Nota jest jednostronna

Nota odsetkowa nie wymaga podpisu ani akceptacji dłużnika. Jest jednostronnym oświadczeniem wierzyciela i dokumentuje roszczenie, które i tak istnieje z mocy ustawy.

Jedna rubryka rozstrzyga o wartości całej noty: data wymagalności. Odsetki biegną od dnia następującego po upływie terminu zapłaty, a nie od dnia wystawienia faktury. Wierzyciele, którzy liczą je od daty wystawienia, zawyżają roszczenie i dają dłużnikowi gotowy argument, żeby zakwestionować całą notę. Cały mechanizm naliczania rozłożyliśmy na czynniki pierwsze na stronie o odsetkach za opóźnienie w transakcjach handlowych.

Stawka

Jaką stawkę wpisać do noty odsetkowej

Wybór stawki zależy wyłącznie od tego, kim są strony i czego dotyczyła transakcja. Pomyłka jest kosztowna w obie strony: wierzyciel B2B, który wpisuje stawkę cywilną, sam obniża sobie roszczenie o jedną trzecią, a ten, kto wobec konsumenta liczy stawkę handlową, naraża się na zarzut zawyżenia.

Transakcja handlowaB2B

13,75%

Odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, czyli między przedsiębiorcami, gdy wierzyciel spełnił świadczenie i nie dostał zapłaty w terminie. Podstawa: art. 7 ust. 1 ustawy z 8 marca 2013 roku o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom. Gdy dłużnikiem jest publiczny podmiot leczniczy, stawka wynosi 11,75%.

Pozostałe przypadkiKC

9,25%

Odsetki ustawowe za opóźnienie z art. 481 par. 2 Kodeksu cywilnego. Stosujesz je wobec konsumenta, wobec osoby fizycznej nieprowadzącej działalności oraz wszędzie tam, gdzie transakcja nie jest transakcją handlową. Odsetki maksymalne za opóźnienie wynoszą dwukrotność tej stawki, czyli 18,5%.

WzórDzielnik 365

odsetki = kwota zaległości × stawka × liczba dni opóźnienia ÷ 365

Faktura na 24 600 zł, termin płatności 6 maja 2026, zapłata wciąż nie wpłynęła, notę wystawiasz 9 lipca 2026. Odsetki biegną od 7 maja, czyli przez 63 dni. Rachunek wygląda tak: 24 600 × 13,75% × 63 ÷ 365 = 583,83 zł. Do tego, całkiem osobno i bez żadnego wezwania, przysługuje Ci rekompensata za koszty odzyskiwania należności, przy tej kwocie w wysokości 70 euro.

Stawki obowiązują w drugim półroczu 2026 i wynikają ze stopy referencyjnej NBP na poziomie 3,75%. W pierwszym półroczu 2026 stawka handlowa wynosiła 14%. Jeżeli opóźnienie przechodzi przez 1 lipca, policz odsetki osobno dla każdego okresu, po odpowiedniej stawce, albo zrób to od razu w kalkulatorze odsetek za opóźnienie, który sam dzieli okres na podokresy stawek.

Fakty i mity

Dziewięć rzeczy, które w sieci pisze się o nocie odsetkowej błędnie

Nota odsetkowa jest dokumentem, o którym krąży zaskakująco dużo nieprawdziwych informacji, a każda z nich kosztuje wierzyciela albo pieniądze, albo wiarygodność w sporze. Poniżej zestawienie tych, które spotykamy najczęściej, razem z przepisem, który je obala.

Obalamy9 mitów
Powtarzany mit Jak jest naprawdę Podstawa
„Nota odsetkowa jest zwolniona z VAT jako usługa finansowa” Odsetki za opóźnienie w ogóle nie podlegają VAT, bo są odszkodowaniem, a nie zapłatą za usługę. Nie chodzi o zwolnienie, tylko o brak przedmiotu opodatkowania art. 5 i art. 29a ustawy o VAT
„Bez noty odsetkowej nie można żądać odsetek” Odsetki należą się z mocy ustawy od dnia opóźnienia. Nota tylko je dokumentuje i wzywa do zapłaty art. 481 KC, art. 7 ustawy o transakcjach handlowych
„Notę odsetkową trzeba wystawić w KSeF” KSeF obejmuje wyłącznie faktury ustrukturyzowane. Noty księgowe pozostają poza systemem ustawa o VAT, przepisy o KSeF
„Nota tworzy przychód w dacie wystawienia” U wierzyciela odsetki są przychodem dopiero po ich faktycznym otrzymaniu art. 12 ust. 4 pkt 2 ustawy o CIT
„Dłużnik zaliczy naliczone odsetki do kosztów od razu” Odsetki są kosztem uzyskania przychodu dopiero po zapłacie, nie po naliczeniu art. 16 ust. 1 pkt 11 ustawy o CIT
„Na nocie można naliczyć odsetki od zaległych odsetek” Obowiązuje zakaz anatocyzmu. Odsetek od odsetek żąda się dopiero od chwili wytoczenia o nie powództwa art. 482 par. 1 KC
„Wystawienie noty przerywa bieg przedawnienia” Nie przerywa. Bieg przerywa pozew, wniosek do komornika albo uznanie długu przez dłużnika art. 123 KC
„Odsetki dzieli się przez 360 dni” Odsetki ustawowe liczy się przy dzielniku 365, także w kalkulatorze Ministerstwa Finansów praktyka ustalona, kalkulator MF
„Odsetki przedawniają się razem z fakturą, po trzech latach” Roszczenie o odsetki przedawnia się po trzech latach jako świadczenie okresowe, ale nie później niż roszczenie główne art. 118 KC, uchwała 7 sędziów SN III CZP 42/04

Ostatni wiersz ma praktyczne znaczenie, o którym mało kto myśli w dniu wystawiania noty. Jeżeli roszczenie główne przedawni się w listopadzie, to razem z nim przepadną wszystkie naliczone odsetki, nawet te sprzed kilku miesięcy. Terminy dla faktur B2B opisaliśmy szczegółowo na stronie o przedawnieniu faktury.

Podatki i księgi

Nota odsetkowa: księgowanie u wierzyciela i u dłużnika

Odsetki rządzą się metodą kasową, i to jest cała tajemnica ich rozliczania. Rachunkowo naliczasz je w momencie wystawienia noty, podatkowo dopiero wtedy, gdy pieniądze faktycznie zmienią właściciela. Dzięki temu wystawienie noty nic Cię nie kosztuje: nie płacisz podatku od odsetek, których nie dostałeś.

01UJĘCIE

U wierzyciela, rachunkowo

Przychody finansowe

Naliczone odsetki ujmujesz jako przychody finansowe. Należność wycenia się w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem zasady ostrożności (art. 28 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości).

02UJĘCIE

U wierzyciela, podatkowo

Dopiero po otrzymaniu

Naliczone, lecz nieotrzymane odsetki nie są przychodem podatkowym (art. 12 ust. 4 pkt 2 ustawy o CIT, art. 14 ust. 3 pkt 2 ustawy o PIT). Wystawienie noty nie generuje podatku.

03UJĘCIE

U dłużnika, podatkowo

Dopiero po zapłacie

Odsetki za zwłokę są kosztem uzyskania przychodu dopiero w dacie zapłaty (art. 16 ust. 1 pkt 11 ustawy o CIT, art. 23 ust. 1 pkt 32 ustawy o PIT). Sama nota kosztu nie tworzy.

Warto dodać jedno zastrzeżenie, bo w poradnikach bywa formułowane zbyt mocno. Ustawa o rachunkowości nie nakazuje bezwarunkowo naliczać odsetek od każdej przeterminowanej należności na dzień bilansowy. Jednostka nalicza je wtedy, gdy faktycznie ich dochodzi albo gdy wynikają z umowy. Jeżeli świadomie rezygnujesz z odsetek wobec stałego klienta, udokumentuj tę decyzję, zamiast naliczać kwoty, po które i tak nigdy nie sięgniesz.

Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. Ujęcie księgowe konkretnej noty zależy od polityki rachunkowości jednostki.

KSeF 2026

Czy nota odsetkowa trafia do KSeF?

Nie trafia. Krajowy System e-Faktur obejmuje faktury ustrukturyzowane, a nota odsetkowa fakturą nie jest, bo nie dokumentuje dostawy towaru ani świadczenia usługi. Noty księgowe, obciążeniowe i odsetkowe wystawiasz więc dalej poza systemem, w dowolnej formie: papierowo, w PDF, e-mailem.

Ta sama zasada porządkuje pytanie, które pojawia się przy okazji korekt. Skoro odsetki są poza VAT, to nie wystawia się na nie faktury i nie koryguje się nimi faktury pierwotnej. Kwota główna zostaje na fakturze, odsetki żyją własnym życiem na nocie.

Harmonogram KSeFFaktury, nie noty
  • 1 lutego 2026: obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla dużych podatników (sprzedaż za 2024 rok powyżej 200 mln zł), a jednocześnie obowiązek odbierania faktur przez KSeF dla wszystkich.
  • 1 kwietnia 2026: obowiązek wystawiania dla pozostałych podatników.
  • 1 stycznia 2027: wchodzą najmniejsi, czyli podatnicy o sprzedaży do 10 tys. zł brutto miesięcznie.
  • Nota odsetkowa: poza KSeF na każdym z tych etapów.

Automatycznie

Jak Windykator.ai nalicza odsetki za Ciebie

Ręczne wystawianie not odsetkowych ma jedną wadę: prawie nikt tego nie robi. Faktura idzie w zapomnienie, odsetki nie zostają naliczone, a po roku okazuje się, że firma sfinansowała kontrahentowi kredyt obrotowy za darmo. Program pilnuje tego zamiast Ciebie.

KROK 101

Pilnuje terminu

System zna termin płatności każdej faktury i od pierwszego dnia zwłoki liczy dni opóźnienia. Nie musisz nic pamiętać ani nic zaznaczać w kalendarzu.

KROK 202

Nalicza odsetki

Odsetki liczone są właściwą stawką, od dnia po terminie płatności, z dzielnikiem 365, także wtedy, gdy opóźnienie przechodzi przez zmianę stawki 1 stycznia albo 1 lipca.

KROK 303

Składa dokumenty

Nota odsetkowa i wezwanie do zapłaty powstają z jednego wyliczenia, więc kwoty w obu pismach zawsze się zgadzają. Do tego doliczana jest rekompensata 40, 70 albo 100 euro.

KROK 404

Przypomina i dzwoni

Zanim wyślesz notę, program przypomina SMS-em i e-mailem, a voicebot dzwoni po polsku. Dłużnicy zwykle płacą wtedy, a nie po otrzymaniu kolejnego pisma.

Nota odsetkowa jest ostatnim spokojnym dokumentem przed eskalacją. Jeżeli po niej nadal nic nie wpływa, kolejnym krokiem jest wezwanie do zapłaty listem poleconym, a potem windykacja sądowa. Cały ten harmonogram, z datami i osobami odpowiedzialnymi, opisaliśmy w procedurze windykacji należności.

Kto wystawia noty odsetkowe

Komu nota odsetkowa realnie się opłaca

Firmy z powtarzalnymi fakturami B2B

Hurtownie, producenci, agencje i firmy usługowe, które co miesiąc wystawiają dziesiątki faktur z odroczonym terminem. Przy takiej skali odsetki z opóźnionych faktur są realną kwotą, a nie groszami.

Biura rachunkowe

Księgowi wystawiają noty w imieniu klientów i najczęściej odpowiadają na pytanie o VAT i KSeF. Automatyczne naliczanie odsetek na całym portfelu należności oszczędza im godziny pracy w miesiącu.

Wierzyciele przed pozwem

Odsetki wliczasz do wartości przedmiotu sporu, a wcześniejsza nota jest czytelnym dowodem, że upominałeś się o nie konsekwentnie, zanim sprawa trafiła do sądu.

Jedna uwaga praktyczna dla stałych klientów. Odsetki są prawem, nie obowiązkiem, i wielu wierzycieli świadomie z nich rezygnuje przy relacjach, na których im zależy. To rozsądne, pod warunkiem że jest decyzją, a nie zapomnieniem. Program pozwala naliczać odsetki na wszystkich fakturach, a odpuszczać je świadomie, konkretnemu kontrahentowi, zamiast tracić je po cichu na wszystkich naraz. Więcej o tym, jak pilnować terminów, znajdziesz na stronie o monitoringu należności.

Najczęstsze pytania

Nota odsetkowa: pytania i odpowiedzi

Nota odsetkowa to dokument księgowy, którym wierzyciel obciąża dłużnika odsetkami za opóźnienie w zapłacie faktury. Nie jest fakturą i nie ma ustawowego wzoru. Odsetki należą się z mocy ustawy, więc nota ich nie tworzy, tylko dokumentuje wyliczenie i wzywa do zapłaty. W praktyce zawiera numer, datę, dane stron, numer faktury źródłowej, kwotę zaległości, stawkę, liczbę dni opóźnienia i wynik.

Ustal datę wymagalności, czyli dzień po terminie płatności z faktury, i policz dni opóźnienia do dnia zapłaty lub do dnia wystawienia noty. Pomnóż kwotę zaległości przez stawkę odsetek i przez liczbę dni, a wynik podziel przez 365. Do noty wpisz numer, datę, dane obu stron, numer faktury źródłowej, okres opóźnienia, stawkę, podstawę prawną i kwotę odsetek. Nota nie wymaga podpisu dłużnika.

Nie. Żaden przepis nie nakazuje wystawienia noty odsetkowej ani nie określa jej wzoru. Prawo do odsetek za opóźnienie wynika wprost z art. 481 Kodeksu cywilnego oraz z art. 7 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych i istnieje niezależnie od tego, czy notę wystawisz. Nota jest dowodem księgowym i wezwaniem do zapłaty, więc w praktyce warto ją wystawić.

Nie. Odsetki za opóźnienie mają charakter odszkodowawczy i nie są wynagrodzeniem za dostawę towaru ani za usługę, więc pozostają poza zakresem VAT. Dlatego odsetki dokumentuje się notą księgową, a nie fakturą. Częsty błąd polega na twierdzeniu, że odsetki są zwolnione z VAT jako usługa finansowa. To nieprawda: one w ogóle nie podlegają temu podatkowi.

Nie. Krajowy System e-Faktur obejmuje wyłącznie faktury ustrukturyzowane. Noty księgowe, w tym noty odsetkowe i obciążeniowe, pozostają poza KSeF i wystawia się je tak jak dotychczas, w dowolnej formie papierowej lub elektronicznej. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął dużych podatników od 1 lutego 2026 roku, a pozostałych od 1 kwietnia 2026 roku.

U wierzyciela naliczone odsetki ujmuje się jako przychody finansowe, ale podatkowo są one przychodem dopiero w chwili faktycznego otrzymania, zgodnie z art. 12 ust. 4 pkt 2 ustawy o CIT. U dłużnika odsetki są kosztem uzyskania przychodu dopiero po zapłacie, zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 11 ustawy o CIT. Samo wystawienie noty nie tworzy więc ani przychodu, ani kosztu podatkowego.

Nie. Nota odsetkowa jest jednostronnym oświadczeniem wierzyciela, a nie uznaniem długu przez dłużnika. Bieg przedawnienia przerywa wyłącznie czynność z art. 123 Kodeksu cywilnego: pozew albo wniosek do e-sądu, wniosek do komornika oraz uznanie roszczenia przez dłużnika. Wysyłanie kolejnych not, wezwań i monitów nie zatrzymuje upływu terminu.

Co do zasady nie. Art. 482 par. 1 Kodeksu cywilnego zakazuje anatocyzmu: odsetek od zaległych odsetek można żądać dopiero od chwili wytoczenia o nie powództwa, chyba że po powstaniu zaległości strony zgodziły się doliczyć zaległe odsetki do kwoty długu. Na nocie odsetkowej odsetki liczy się zatem wyłącznie od kwoty głównej faktury.

Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Stawki odsetek zmieniają się wraz ze stopą referencyjną NBP.

Odsetki, których nie naliczysz, są prezentem dla dłużnika

Windykator.ai pilnuje terminu każdej faktury, sam liczy odsetki właściwą stawką, składa notę odsetkową i wezwanie do zapłaty, a wcześniej przypomina i dzwoni po polsku. Stały abonament, bez prowizji od odzyskanej kwoty.

Załóż konto i wypróbuj Zobacz cennik

Bez opłat z góry · 14 dni za darmo na planie Start · Rezygnujesz w każdej chwili

Z bloga

Wiedza o odsetkach i odzyskiwaniu należności