1. Administrator i podmiot przetwarzający
Windykator.ai to usługa SaaS, w ramach której prowadzimy windykację polubowną (przedsądową) w imieniu naszych Klientów (wierzycieli).
- Administratorem danych dłużnika jest co do zasady wierzyciel (nasz Klient), który zleca windykację swojej należności i decyduje o celach oraz sposobach przetwarzania.
- Windykator.ai działa jako podmiot przetwarzający (procesor) w rozumieniu art. 28 RODO, przetwarzając dane dłużnika wyłącznie na udokumentowane polecenie wierzyciela.
- W zakresie danych użytkowników naszego serwisu (osób zakładających konto, dane kontaktowe, dane rozliczeniowe) Windykator.ai jest administratorem.
2. Podstawa prawna przetwarzania danych dłużnika
Dane osobowe dłużnika przetwarzamy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora (wierzyciela), tj. art. 6 ust. 1 lit. f RODO, którym jest dochodzenie i odzyskiwanie własnych, wymagalnych roszczeń.
Zgoda dłużnika nie jest wymagana i nie warunkujemy od niej prowadzenia windykacji. Przy pierwszym kontakcie pisemnym (e-mail lub list) spełniamy wobec dłużnika obowiązek informacyjny: wskazujemy tożsamość administratora, cel i podstawę przetwarzania oraz przysługujące prawa, w tym prawo sprzeciwu (art. 21 RODO) oraz informację o procedurze reklamacyjnej.
3. Umowa powierzenia przetwarzania (DPA)
Zanim wierzyciel uruchomi jakąkolwiek windykację w systemie, musi elektronicznie zaakceptować umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO). Umowa określa m.in. przedmiot i czas przetwarzania, rodzaje danych, kategorie osób, podmioty podprzetwarzające (subprocesorów) oraz zastosowane środki bezpieczeństwa. Bez zaakceptowanej umowy powierzenia żadna wiadomość do dłużnika nie zostaje wysłana. Akceptacja jest zapisywana z numerem wersji i datą.
4. Zakres przetwarzanych danych
Przetwarzamy wyłącznie dane niezbędne do prowadzenia sprawy (zasada minimalizacji):
- dane identyfikujące dłużnika: nazwa firmy, imię i nazwisko, NIP/REGON lub PESEL (jeśli niezbędne), adres;
- dane kontaktowe zweryfikowane jako należące do dłużnika: numer telefonu, adres e-mail;
- dane sprawy: numer i data faktury, kwota należności głównej, odsetki, termin płatności, stan zaległości;
- zapis kontaktów: treść i nagrania rozmów AI, transkrypcje, wiadomości SMS i e-mail, doręczenia listów;
- dane użytkownika serwisu: imię i nazwisko, e-mail, dane firmy i rozliczeniowe.
Nie ujawniamy informacji o długu osobom nieuprawnionym (rodzinie, sąsiadom, pracodawcy) bez zgody dłużnika. Listy wysyłamy w zwykłych, zaklejonych kopertach bez oznaczeń wskazujących na windykację.
5. Okres przechowywania (retencja)
Dane przechowujemy nie dłużej, niż jest to konieczne do realizacji celu, a następnie usuwamy lub anonimizujemy. Okres retencji ustala administrator (wierzyciel) w oparciu o terminy przedawnienia roszczeń (art. 118 Kodeksu cywilnego):
- 6 lata dla zasady ogólnej;
- 3 lata dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej (typowe należności B2B);
- bieg terminu kończy się z upływem ostatniego dnia roku kalendarzowego.
Po upływie ustalonego okresu dane są automatycznie usuwane lub anonimizowane przez systemowy mechanizm retencji.
6. Prawa osoby, której dane dotyczą
Każdej osobie, której dane przetwarzamy, przysługuje prawo do:
- dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii;
- sprostowania danych nieprawidłowych;
- usunięcia lub ograniczenia przetwarzania (w granicach przepisów);
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO) z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją;
- przenoszenia danych (w zakresie, w jakim ma zastosowanie);
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).
Sprzeciw oraz żądania kierujemy do administratora (wierzyciela), a my jako procesor niezwłocznie je przekazujemy i wstrzymujemy automatyczny kontakt na danym kanale do czasu rozpatrzenia. Dłużnik może też w każdej chwili poprosić o zaprzestanie kontaktu AI lub o rozmowę z człowiekiem.
7. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy adekwatne środki techniczne i organizacyjne: szyfrowanie danych w trakcie przesyłu i spoczynku, ograniczony i rozliczalny dostęp w oparciu o role, rozdzielenie środowisk oraz pełny, niezmienialny rejestr (audyt) każdego kontaktu z dłużnikiem na potrzeby rozliczalności wobec UODO i UOKiK.
8. Lokalizacja danych i podmioty podprzetwarzające
Dane przetwarzamy i przechowujemy na serwerach zlokalizowanych w Unii Europejskiej / Europejskim Obszarze Gospodarczym (UE/EOG). Korzystamy ze sprawdzonych dostawców infrastruktury i usług (subprocesorów), z którymi łączą nas umowy zapewniające poziom ochrony zgodny z RODO. Lista subprocesorów stanowi załącznik do umowy powierzenia.
9. Pliki cookies
W serwisie używamy plików cookies niezbędnych do działania strony i sesji oraz, w ograniczonym zakresie, do celów analitycznych. Ustawienia cookies możesz zmienić w swojej przeglądarce.
10. Kontakt
W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych napisz na adres kontakt@windykator.ai. Odpowiadamy w ciągu jednego dnia roboczego.