Kontrahenta sprawdzisz w kwadrans i za darmo: KRS albo CEIDG potwierdzi, czy firma istnieje i kto ją reprezentuje, biała lista VAT zweryfikuje numer rachunku bankowego, Krajowy Rejestr Zadłużonych pokaże upadłość lub restrukturyzację, a rejestry BIG ujawnią zaległości wobec innych wierzycieli. Sprawozdanie finansowe w Repozytorium Dokumentów Finansowych powie resztę.
To najtańsza windykacja, jaka istnieje: taka, której nie trzeba prowadzić. Poniżej lista kontrolna, którą można przejść przed każdą większą transakcją, plus sygnały ostrzegawcze, po których lepiej poprosić o przedpłatę.
Dlaczego warto sprawdzić kontrahenta przed transakcją?
Bo po wystawieniu faktury Twoja pozycja negocjacyjna spada do zera. Przed podpisaniem umowy możesz zażądać zaliczki, skrócić termin płatności albo poprosić o zabezpieczenie. Po dostawie towaru masz tylko roszczenie i nadzieję.
Większość niezapłaconych faktur nie bierze się z oszustwa, tylko z tego, że kontrahent już przed transakcją był w kłopotach, a wierzyciel tego nie sprawdził. Sygnały prawie zawsze są widoczne w rejestrach publicznych, bezpłatnie, na kilka miesięcy wcześniej.
Krok 1: KRS albo CEIDG
Zacznij od potwierdzenia, że podmiot w ogóle istnieje i że osoba, która podpisuje umowę, może to robić.
Dla spółek otwórz wyszukiwarkę Krajowego Rejestru Sądowego. Interesują Cię cztery rzeczy: aktualny skład zarządu i sposób reprezentacji (czy jeden członek zarządu podpisuje samodzielnie, czy potrzeba dwóch), wysokość kapitału zakładowego, data ostatniej zmiany wpisu i wzmianki o zaległych sprawozdaniach finansowych. Spółka z kapitałem 5 000 zł, która nie złożyła sprawozdania od dwóch lat, nie jest partnerem na kredyt kupiecki.
Dla jednoosobowej działalności sprawdź CEIDG: czy wpis jest aktywny, czy nie ma zawieszenia, jaki jest adres i od kiedy firma działa. Zawieszona działalność w dniu podpisania umowy to poważny sygnał.
Krok 2: biała lista podatników VAT
Wykaz podatników VAT prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej ma dla Ciebie dwie funkcje. Po pierwsze mówi, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT. Po drugie, i ważniejsze, potwierdza numer rachunku bankowego.
Przy płatności powyżej 15 000 zł na rzecz przedsiębiorcy przelew na rachunek spoza wykazu ma dwie konsekwencje: nie zaliczysz wydatku do kosztów uzyskania przychodu i odpowiadasz solidarnie za VAT niezapłacony przez dostawcę. Jeżeli już przelałeś na zły rachunek, możesz się z tego wybronić, składając zawiadomienie ZAW-NR do naczelnika urzędu skarbowego w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu.
Sprawdzenie zajmuje trzydzieści sekund, a warto je powtórzyć w dniu przelewu, nie tylko przy podpisaniu umowy. Numer rachunku podany na fakturze bywa zmieniany, a bywa też podmieniany przez oszustów przechwytujących korespondencję.
Krok 3: Krajowy Rejestr Zadłużonych
KRZ to jawny, bezpłatny rejestr prowadzony przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Znajdziesz w nim informacje o postępowaniach upadłościowych i restrukturyzacyjnych, o zakazach prowadzenia działalności, a także o dłużnikach, wobec których egzekucja została umorzona z powodu bezskuteczności.
Ostatnia kategoria jest najcenniejsza. Wpis oznacza, że jakiś wierzyciel przeszedł już całą drogę do komornika i wrócił z niczym. Jeżeli Twój przyszły kontrahent tam figuruje, sprzedaż na odroczony termin płatności jest darowizną, nie transakcją.
Krok 4: rejestry dłużników BIG
Biura informacji gospodarczej, czyli KRD, BIG InfoMonitor, ERIF i inne, pokazują niezapłacone zobowiązania zgłoszone przez wierzycieli. Raport o kontrahencie jest płatny, ale kosztuje kilkanaście złotych i bywa najlepiej wydanymi pieniędzmi w całym kontrakcie.
Co ważne, brak wpisu nie oznacza, że firma płaci. Oznacza tylko, że nikt jej nie dopisał, a procedura wymaga listu poleconego i miesiąca cierpliwości, więc wielu wierzycieli nigdy tego nie robi. Wpis jest silnym sygnałem negatywnym, jego brak nie jest sygnałem pozytywnym. Sam mechanizm i warunki opisujemy w tekście o wpisie dłużnika do KRD.
Krok 5: sprawozdanie finansowe w RDF
Spółki wpisane do KRS składają sprawozdania finansowe do Repozytorium Dokumentów Finansowych, a dostęp jest darmowy i nie wymaga logowania. Nie musisz umieć czytać bilansu, żeby wyciągnąć trzy wnioski.
| Na co patrzysz | Zdrowy obraz | Sygnał ostrzegawczy |
|---|---|---|
| Kapitał własny | Dodatni, rośnie | Ujemny, czyli spółka przejadła kapitał |
| Zobowiązania krótkoterminowe wobec aktywów obrotowych | Aktywa obrotowe wyraźnie wyższe | Zobowiązania wyższe niż aktywa obrotowe |
| Wynik netto | Dodatni albo lekko ujemny jednorazowo | Strata trzeci rok z rzędu |
| Terminowość złożenia | Sprawozdanie za ostatni rok obrotowy jest | Brak sprawozdania od dwóch lat |
Ostatni wiersz jest najprostszy i zaskakująco skuteczny. Spółka, która przestaje składać sprawozdania, prawie zawsze ma powód.
Krok 6: sprawozdanie o stosowanych terminach zapłaty
Jeżeli Twoim odbiorcą jest duża firma, sprawdź, jak realnie płaci. Podatkowe grupy kapitałowe i podatnicy CIT z przychodem powyżej 50 mln euro co roku, do 30 kwietnia, składają publiczne sprawozdanie o stosowanych terminach zapłaty w transakcjach handlowych. Widać w nim, jaka część zobowiązań została uregulowana po terminie i o ile dni.
To darmowy wywiad gospodarczy o odbiorcy, z którym negocjujesz kontrakt. Firma, która 40 procent faktur płaci po terminie, nie zmieni nawyku dla Ciebie. Kontekst prawny i to, co grozi takim płatnikom ze strony urzędu, opisujemy przy zatorach płatniczych.
Krok 7: VIES, gdy kontrahent jest z zagranicy
Dla transakcji wewnątrzunijnych zweryfikuj numer VAT UE w systemie VIES. Aktywny numer jest warunkiem zastosowania stawki 0 procent przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów, a wydruk potwierdzenia warto zachować z datą. Przy kontrahencie spoza Unii sprawdź rejestr handlowy jego kraju i zażądaj przedpłaty albo akredytywy, dopóki nie zbudujecie historii współpracy. Praktyczną ścieżkę odzyskiwania pieniędzy zza granicy opisujemy przy windykacji międzynarodowej.
Sygnały ostrzegawcze, po których warto poprosić o przedpłatę
Żaden pojedynczy sygnał nie przesądza sprawy. Trzy naraz zwykle tak.
- Zmiana adresu siedziby na wirtualne biuro w innym mieście, kilka tygodni przed podpisaniem umowy.
- Wymiana całego zarządu albo sprzedaż udziałów osobie bez historii biznesowej.
- Nagły, nieproporcjonalnie duży zamówiony wolumen u nowego kontrahenta, z prośbą o długi termin płatności.
- Pośpiech i nacisk na pominięcie formalności, na przykład na dostawę przed podpisaniem umowy.
- Brak jakiejkolwiek weryfikowalnej obecności w sieci: żadnych realizacji, żadnych danych rejestrowych, adres, którego nie widać na mapie.
- Zaległe sprawozdania finansowe i wzmianki o tym w KRS.
Przy takim zestawie nie odmawiaj współpracy. Zmień warunki: przedpłata, płatność przy odbiorze, krótszy termin, limit kupiecki rosnący razem z historią płatności.
Kontrahent sprawdza Ciebie tak samo
Weryfikacja działa w obie strony. Zanim duży odbiorca przyzna Ci limit kupiecki albo podpisze kontrakt, otworzy Twój wpis w KRS, zobaczy sprawozdanie i wygooguje nazwę firmy. Jeżeli w wynikach nie ma nic poza wizytówką w katalogu, budujesz sobie problem, którego nie widać. Prosta, aktualna firmowa strona internetowa z realnymi danymi, cennikiem i realizacjami jest dziś częścią dokumentacji wiarygodności, tak samo jak sprawozdanie finansowe.
Ta sama logika działa przy negocjowaniu terminów. Firma, która wygląda na stabilną i profesjonalną, łatwiej wynegocjuje 14 dni zamiast 60.
Weryfikacja to nie jednorazowa czynność
Najczęstszy błąd polega na tym, że kontrahenta sprawdza się raz, przy pierwszej transakcji, a potem sprzedaje mu przez cztery lata. Tymczasem firmy psują się stopniowo: najpierw płacą kilka dni po terminie, potem dwa tygodnie, potem pojawia się prośba o przesunięcie, a na końcu cisza.
Dlatego warto obserwować dwa własne wskaźniki, które nie wymagają żadnego rejestru: średni czas płatności danego klienta i to, czy się wydłuża. Klient, który przez rok płacił w 12 dni, a od trzech miesięcy płaci w 34, wysyła Ci sygnał, zanim wyśle go jakikolwiek urząd. O tym, jak to śledzić, piszemy w tekście o monitorowaniu płatności kontrahentów, a narzędzie do tego opisujemy przy monitoringu należności.
Jeżeli sygnał się potwierdzi, reaguj od pierwszego dnia po terminie, a nie po kwartale. Przypomnienie, telefon, wezwanie do zapłaty z odsetkami. Kolejność jest prosta, tylko trzeba jej pilnować przy każdej fakturze, także wtedy, gdy w firmie akurat pali się coś innego. To zadanie nadaje się do automatycznej windykacji lepiej niż do kalendarza księgowej.