W skrócie: ponaglenie zapłaty faktury z programu do faktur wystarcza, dopóki co miesiąc masz kilka przeterminowanych pozycji i ktoś pamięta, żeby kliknąć „wyślij". Przy kilkudziesięciu fakturach przestaje działać nie dlatego, że treść jest zła, tylko dlatego, że ponaglenia wychodzą za późno albo wcale. Wtedy opłaca się sekwencja, która sama wysyła kolejne wiadomości w dniach wynikających z terminu każdej faktury, dolicza odsetki i przekazuje sprawę dalej.
Większość firm zaczyna od tego, co ma pod ręką: w programie, w którym wystawia faktury, jest opcja ponaglenia albo wezwania do zapłaty. Zaznacza się fakturę, wybiera dokument, wysyła PDF. To rozsądny start. Pytanie brzmi, w którym momencie ten sposób zaczyna kosztować więcej, niż daje, i po czym to poznać.
Jak wygląda ponaglenie zapłaty w programie do faktur
W popularnych polskich programach do faktur ponaglenie jest dokumentem, który generujesz ręcznie dla wybranej faktury. Dwa przykłady z dokumentacji producentów.
W ifirma ponaglenie, monit i wezwanie do zapłaty to trzy osobne dokumenty. Ponaglenie przypomina o zbliżającym się terminie, monit wysyła się po terminie, a wezwanie do zapłaty zawiera zapowiedź skierowania sprawy do sądu. Dokument otwierasz z listy faktur albo z zakładki windykacji, możesz go wysłać mailem z plikiem PDF w załączniku, ale każdy trzeba potwierdzić ręcznie. Odsetek dokument nie liczy, do tego służy osobna nota odsetkowa.
W Fakturowni wezwanie do zapłaty drukujesz z menu przeterminowanej faktury jako PDF. Według pomocy programu nie da się go wysłać bezpośrednio z systemu, więc pobierasz plik i wysyłasz go sam. Program ma natomiast automatyczne przypomnienia e-mail o nieopłaconej fakturze.
Uwaga na nazewnictwo, bo programy nie trzymają się jednej konwencji. W ifirma ponaglenie wysyła się przed terminem, a to, co po terminie, nazywa się monitem. W potocznym języku księgowości ponaglenie oznacza każde upomnienie o zapłatę, także po terminie. Dla skutków prawnych nazwa nie ma znaczenia: liczy się treść, data i to, czy wiadomość dotarła do kontrahenta.
Wspólny mianownik jest prosty: program do faktur potrafi przygotować dokument, ale decyzję, kiedy go wysłać, któremu kontrahentowi i co dalej, zostawia człowiekowi. Szerzej porównujemy to w tekście o windykacji w programie do faktur.
Jeśli dziś potrzebujesz jednego pisma do kontrahenta z kilkoma zaległymi fakturami, generator ponaglenia do zapłaty złoży je od razu: z zestawieniem faktur, odsetkami policzonymi dla każdej z nich i rekompensatą.
Ponaglenie z programu do faktur czy automatyczna sekwencja
| Ponaglenie z programu do faktur | Automatyczna sekwencja windykacyjna | |
|---|---|---|
| Kto decyduje o wysyłce | Człowiek, dla każdej faktury | Reguła: liczba dni od terminu |
| Kiedy wychodzi wiadomość | Gdy ktoś zajrzy do listy zaległości | W dniu wynikającym z terminu faktury |
| Odsetki w treści | Zwykle osobna nota odsetkowa | Kwota z odsetkami na dzień wysyłki |
| Kolejny krok | Trzeba pamiętać i zrobić samemu | Następna wiadomość i eskalacja idą same |
| Kanały | Przeważnie e-mail z PDF | E-mail, SMS, pismo |
| Historia kontaktu | Rozproszona po skrzynkach | Jedna sprawa z każdą wiadomością i odpowiedzią |
| Wysiłek na fakturę | Kilka minut przy każdym etapie | Ustawienie reguły raz |
Tabela nie oznacza, że program do faktur jest zły. Robi dokładnie to, do czego został zbudowany: wystawia i przechowuje dokumenty. Windykacja jest osobnym procesem, który zaczyna się w dniu terminu płatności i ma własny kalendarz.
Kiedy ponaglenie z programu do faktur w zupełności wystarcza
Jeżeli w miesiącu masz kilka przeterminowanych faktur, znasz kontrahentów z nazwiska i zwykle wystarczy jedna wiadomość, żeby przelew przyszedł, nie potrzebujesz niczego więcej. Kliknięcie w programie zajmuje minutę, a osobne narzędzie byłoby kolejnym kontem do pilnowania.
Sprawdza się to także wtedy, gdy klientów jest niewielu, ale faktury są duże i każdą sprawą zajmuje się właściciel. Przy trzech kontrahentach na krzyż rozmowa telefoniczna i jedno pismo działają lepiej niż jakikolwiek automat.
Po czym poznać, że ręczne ponaglenia przestały działać
Są cztery sygnały i zwykle pojawiają się razem.
Pierwszy: ponaglenia wychodzą w różne dni. Raz tydzień po terminie, raz po trzech tygodniach, raz wcale, bo osoba odpowiedzialna była na urlopie. Kontrahenci bardzo szybko się uczą, że u Ciebie termin jest umowny, i płacą najpierw tym dostawcom, którzy upominają się regularnie.
Drugi: nikt nie wie, na jakim etapie jest konkretna faktura. Czy do Budmaxu poszło już drugie ponaglenie, czy tylko pierwsze? Czy ktoś dzwonił? Odpowiedź wymaga przejrzenia skrzynki trzech osób.
Trzeci: odsetek nikt nie nalicza, bo nota odsetkowa to osobny dokument, osobne wyliczenie i osobna wysyłka. W efekcie firma rezygnuje z pieniędzy, które należą się jej z mocy ustawy.
Czwarty: sprawy nie przechodzą dalej. Po trzecim ponagleniu nie wychodzi przedsądowe wezwanie, bo to wymaga decyzji, a decyzje się odkłada. Faktura leży rok i zbliża się do przedawnienia.
Jeżeli rozpoznajesz u siebie dwa z tych sygnałów, problemem nie jest treść ponaglenia, tylko to, że proces zależy od czyjejś pamięci.
Co musi zawierać ponaglenie zapłaty faktury
Niezależnie od tego, czy wysyłasz je z programu do faktur, czy z systemu windykacyjnego, skuteczne ponaglenie zawiera pięć rzeczy:
- numer faktury w temacie wiadomości i w treści,
- kwotę i pierwotny termin płatności,
- konkretną datę, do której oczekujesz przelewu,
- numer rachunku, żeby kontrahent nie musiał szukać faktury,
- prośbę o potwierdzenie przelewu albo informację, co jest nie tak z fakturą.
Ostatni punkt jest ważniejszy, niż wygląda. Odpowiedź kontrahenta to najlepszy dowód, że wiadomość dotarła, a jeżeli przyzna w niej dług, przerywa też bieg przedawnienia. Samo ponaglenie wierzyciela przedawnienia nie przerywa. Gotowy temat i treść na każdy etap, z odsetkami policzonymi do dnia wysyłki, złożysz w generatorze wezwania do zapłaty mailem, który sprawdza też, czy wiadomość obroni się jako dowód doręczenia.
Ile ponagleń wysłać i w jakich odstępach
Sekwencja, która działa w relacjach między firmami, ma zwykle cztery kroki:
- przypomnienie trzy dni przed terminem, neutralne i krótkie,
- monit w pierwszym tygodniu po terminie, bez odsetek i bez zapowiedzi,
- wezwanie z odsetkami i rekompensatą po dwóch tygodniach,
- przedsądowe wezwanie po miesiącu, wysłane mailem i równolegle listem poleconym.
Przy fakturach do kilkunastu tysięcy złotych warto dołożyć SMS windykacyjny między drugim a trzecim krokiem, bo trafia do osoby, a nie do skrzynki, w której zalegają setki wiadomości. Odsetki do wezwania policzysz w kalkulatorze odsetek ustawowych za opóźnienie.
Kiedy kontrahent po drugim kroku odpowiada, że zapłaci, ale w ratach, nie przyjmuj tego wyłącznie mailem. Spisz ugodę pozasądową z harmonogramem spłat i daj ją do akceptacji. Nie trzeba jej drukować ani odsyłać pocztą, bo kontrahent może podpisać ugodę ratalną online jeszcze tego samego dnia. Podpisana ugoda jest uznaniem długu, więc bieg przedawnienia zaczyna się od nowa.
Ile kosztuje ręczne ponaglanie
Policz to na własnych liczbach. Przyjmij, ile minut zajmuje jeden etap dla jednej faktury: sprawdzenie, czy przelew nie wpłynął, wygenerowanie dokumentu, wysyłka, notatka. Pomnóż przez liczbę przeterminowanych faktur w miesiącu i przez liczbę etapów, zwykle trzy lub cztery.
Przykład z założeniami, które warto podmienić na swoje: 60 przeterminowanych faktur, trzy etapy, pięć minut na etap. To 900 minut, czyli 15 godzin pracy miesięcznie, zanim ktokolwiek zadzwoni do dłużnika. Do tego dochodzą koszty, których nie widać w grafiku: odsetki, których nikt nie naliczył, i faktury, które przeleżały miesiąc dłużej, bo ponaglenie wyszło za późno.
Porównaj ten wynik z abonamentem systemu windykacyjnego w cenniku. Przy kilku fakturach miesięcznie rachunek wypada na korzyść programu do faktur. Przy kilkudziesięciu zwykle odwrotnie.
Co zmienia automatyczna sekwencja
Automatyczna windykacja w Windykator.ai działa obok programu do faktur, a nie zamiast niego. Faktury wystawiasz tam, gdzie dotąd. System pilnuje terminu każdej z nich, wysyła przypomnienie, monit i wezwanie w ustalonych dniach, wstawia kwotę z odsetkami na dzień wysyłki, a po bezskutecznym terminie przekazuje sprawę na kolejny etap. Każda wiadomość i każda odpowiedź kontrahenta trafia do jednej sprawy, więc przy pozwie dowód doręczenia jest pod ręką.
Jeżeli korzystasz z ifirma albo z Fakturowni, zobacz uczciwe porównanie z naszym systemem na stronach ifirma windykacja i Fakturownia windykacja. Opisujemy tam także, w czym te programy są od nas lepsze.