Procedura windykacji należności: wzór procedury windykacyjnej w firmie i etapy krok po kroku

Procedura windykacyjna to wewnętrzny dokument firmy, który opisuje, co dzieje się z fakturą po upływie terminu płatności: kto się kontaktuje z dłużnikiem, którego dnia, jakim kanałem, jakim dokumentem i po ilu dniach sprawa przechodzi do kolejnego etapu, aż do pozwu. Jej sens polega na tym, że decyzja o działaniu nie zapada za każdym razem od nowa, tylko wynika z ustalonych progów.

Dobra procedura mieści się na dwóch stronach i zawiera siedem elementów: zakres stosowania i definicje, progi kwotowe, harmonogram działań liczony w dniach od terminu płatności, przypisane kanały kontaktu, wzory dokumentów, imiennie wskazanych odpowiedzialnych oraz zasady eskalacji do windykacji sądowej. Do tego dochodzą reguły przetwarzania danych dłużnika i wyjątki dla kluczowych klientów.

Etapów jest pięć. Prewencja, czyli weryfikacja kontrahenta i monitoring terminów jeszcze przed opóźnieniem. Windykacja polubowna, czyli przypomnienia i telefony. Etap przedsądowy, czyli wezwanie do zapłaty z odsetkami. Windykacja sądowa, czyli pozew lub nakaz zapłaty w e-sądzie. Egzekucja komornicza. Większość faktur B2B kończy się na etapie drugim, jeżeli ktokolwiek zaczął go w terminie.

Żaden przepis nie nakazuje spisania procedury windykacyjnej, więc formalnie nie musisz. W praktyce firmy bez procedury upominają się nieregularnie, bo każdy przypadek wymaga osobnej decyzji, a nikt nie chce jej podjąć wobec ważnego klienta. Spisana procedura zdejmuje ten ciężar z handlowca, bo wysyłkę uruchamia termin, a nie czyjaś odwaga.

W małych firmach jest to zwykle księgowość lub właściciel, w większych osobna rola w dziale finansowym, czasem cały dział windykacji. Kluczowe jest coś innego: procedura powinna wskazywać jedną osobę odpowiedzialną za każdy etap, a nie dział. Najczęstszy powód, dla którego nikt nie wysłał wezwania, brzmi: wszyscy myśleli, że zrobi to ktoś inny.

W typowej procedurze B2B wezwanie do zapłaty wychodzi około 21 dnia po terminie płatności, po wcześniejszym przypomnieniu, telefonie i naliczeniu odsetek. Wcześniejsza wysyłka bywa uzasadniona przy dużych kwotach albo przy dłużniku, który już wcześniej zwlekał. Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych należą się od dnia następnego po terminie, niezależnie od tego, czy wysłałeś wezwanie.

Wtedy, gdy dłużnik nie odpowiada na wezwanie albo odmawia zapłaty, a roszczenie jest bezsporne i udokumentowane. Typowy próg w procedurze to 30 do 45 dni po terminie. Dla niespornych roszczeń pieniężnych najtańszą drogą jest elektroniczne postępowanie upominawcze: opłata sądowa wynosi 1,25% wartości przedmiotu sporu, nie mniej niż 30 zł. Zwlekanie kosztuje podwójnie, bo roszczenia się przedawniają.