Wezwanie do zapłaty: wzór, generator i odsetki dla firm

Wezwanie do zapłaty musi zawierać oznaczenie wierzyciela i dłużnika z adresem, datę sporządzenia, jednoznaczne wskazanie długu (numer faktury lub umowy), kwotę zaległości wraz z ewentualnymi odsetkami, numer rachunku do wpłaty oraz termin zapłaty. W wezwaniu przedsądowym dodaje się zastrzeżenie o skierowaniu sprawy do sądu w razie braku zapłaty.

Przepisy nie narzucają sztywnego terminu. W praktyce w wezwaniu do zapłaty wyznacza się najczęściej 3, 7 albo 14 dni od dnia otrzymania pisma. Krótszy termin stosuje się przy ponagleniach, dłuższy (7 do 14 dni) przy ostatecznym wezwaniu przedsądowym, aby termin był uznany za realny.

Nie zawsze, ale jest zalecane. W pozwie trzeba wskazać, czy podjęto próbę polubownego rozwiązania sporu. Brak wcześniejszego wezwania dłużnika do dobrowolnej zapłaty może skutkować obciążeniem wierzyciela kosztami procesu, nawet jeśli wygra sprawę, dlatego wezwanie do zapłaty warto wysłać przed pozwem.

Do faktury między firmami dolicza się odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych. W II półroczu 2026 r. wynoszą one 13,75% w skali roku, gdy dłużnik nie jest podmiotem publicznym (11,75% dla publicznego podmiotu leczniczego). Oprócz odsetek wierzycielowi należy się rekompensata 40, 70 lub 100 euro za koszty odzyskiwania należności.

To stała rekompensata za koszty odzyskiwania należności, należna wierzycielowi z mocy ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, bez konieczności wykazywania realnych kosztów. Wynosi równowartość 40 euro dla długu do 5 000 zł, 70 euro dla długu od 5 000 do 50 000 zł i 100 euro powyżej 50 000 zł.

Gdy wezwanie nie skutkuje, wyślij ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty, a następnie skieruj sprawę do windykacji lub do sądu (pozew, nakaz zapłaty, e-sąd). Program do windykacji może zautomatyzować ten etap: dzwoni przez AI, wysyła SMS, e-mail i kolejne wezwania, a komplet dokumentów masz gotowy do pozwu.