Odoo prowadzi windykację przez mechanizm poziomów windykacji, w oryginale Follow-up Levels. Ustawiasz drabinkę: ile dni po terminie płatności ma się odezwać dany poziom i jaką akcję wtedy uruchomić. System sam dopasowuje przeterminowane faktury do poziomów i pilnuje, na którym stopniu jest konkretny kontrahent. To dobrze pomyślany mechanizm i większość firm korzysta z niego w wersji domyślnej, czyli znacznie gorszej niż mogłaby.
Poniżej praktyczna konfiguracja i, na końcu, uczciwie o tym, gdzie ten mechanizm się kończy.
Gdzie w Odoo znajdziesz windykację
Poziomy windykacji konfiguruje się w module księgowym, w ścieżce Księgowość, Konfiguracja, Poziomy windykacji (Accounting, Configuration, Follow-up Levels). Sama praca na sprawach odbywa się na liście windykacji, gdzie widzisz kontrahentów z przeterminowanymi fakturami i możesz obsłużyć ich pojedynczo albo zbiorczo funkcją przetwarzania windykacji (Process Follow-ups).
Jeden warunek trzeba spełnić, zanim cokolwiek włączysz: wyciągi bankowe muszą być rozliczane na bieżąco. Odoo wybiera sprawy do windykacji na podstawie nierozliczonych należności. Jeśli wpłaty leżą tydzień niezaksięgowane, system upomni się o faktury, które zostały już zapłacone. Jeden taki e-mail kosztuje więcej dobrej woli klienta niż trzy skuteczne monity ją zbudują.
Jak zbudować drabinkę poziomów
Każdy poziom ma trzy ustawienia, które mają znaczenie: liczbę dni, akcję i treść.
Liczba dni liczona jest względem terminu płatności faktury. Można wpisać wartość ujemną, czyli odezwać się jeszcze przed terminem. To jest najbardziej niedoceniana opcja w całym module, bo przypomnienie wysłane na trzy dni przed terminem jest najtańszą windykacją, jaka istnieje: kosztuje jeden e-mail i nie psuje relacji, a wyłapuje wszystkie opóźnienia wynikające z zapomnienia, a nie z braku pieniędzy.
Akcja to jedno z: wysyłka e-maila, wysyłka SMS, nadanie listu papierowego, wydruk dokumentu do ręcznej obsługi. Poziom może też zaplanować czynność przypisaną do konkretnego użytkownika, na przykład zadanie "zadzwoń do klienta". Wysyłka SMS i listów rozliczana jest kredytami In-App Purchase, doładowywanymi osobno od abonamentu, więc przy większej skali warto policzyć ten koszt, zanim wpiszesz SMS na trzech poziomach.
Treść to szablon wiadomości przypisany do poziomu. Tu popełnia się najczęstszy błąd: te same uprzejme dwa zdania na każdym stopniu. Ton musi rosnąć, bo inaczej dłużnik uczy się, że nic się nie dzieje.
Sensowna drabinka dla typowej firmy B2B z terminem 14 dni wygląda tak:
| Poziom | Dni względem terminu | Akcja | Ton wiadomości |
|---|---|---|---|
| 1 | minus 3 | Uprzejme przypomnienie o zbliżającym się terminie | |
| 2 | 2 | Krótka informacja, że termin minął, z numerem faktury | |
| 3 | 7 | SMS oraz zaplanowany telefon | Konkretne pytanie o datę zapłaty |
| 4 | 14 | E-mail z wezwaniem | Wezwanie do zapłaty z odsetkami, wskazany termin ostateczny |
| 5 | 30 | List polecony | Ostateczne wezwanie przed skierowaniem sprawy dalej |
Odstępy są ważniejsze niż liczba kroków. Rytm co kilka dni działa, bo dłużnik widzi, że sprawa jest pilnowana. Pięć wiadomości wysłanych w ciągu dwóch dni to spam, a jedno przypomnienie po miesiącu to informacja, że można nie płacić. Więcej o tym, ile wiadomości ma sens przed eskalacją, w tekście o liczbie przypomnień o płatności przed skierowaniem sprawy dalej.
Co robi opcja automatyczna
Na poziomie windykacji można włączyć opcję automatyczną. Wtedy przypomnienie wychodzi bez ręcznego zatwierdzania, po prostu w dniu, w którym warunek dni jest spełniony. Pozostałe poziomy wymagają, żeby ktoś wszedł na listę windykacji i kliknął wysyłkę, pojedynczo albo zbiorczo.
W praktyce warto zautomatyzować pierwsze dwa, najwyżej trzy poziomy, czyli te, których treść jest neutralna. Ostatnie stopnie, gdzie pada zapowiedź pozwu albo wpisu do rejestru dłużników, lepiej zostawić do ręcznego zatwierdzenia. Nie z powodu ryzyka prawnego, tylko dlatego, że przy kluczowym kliencie ktoś powinien świadomie zdecydować, że przechodzimy na twardy ton.
Czego poziomy Follow-up nie zrobią
Trzy rzeczy, o których warto wiedzieć, zanim uznasz temat za zamknięty.
Odoo nie zadzwoni. Może zaplanować czynność typu telefon i przypisać ją do pracownika, ale numer wybiera człowiek. To wygląda jak automatyzacja telefonu i nią nie jest. Przy dwudziestu sprawach działa. Przy dwustu zadania piętrzą się w kalendarzu i wracamy do punktu wyjścia: najskuteczniejszy kanał jest jednocześnie najdroższy w czasie pracy zespołu. Dlaczego rozmowa działa inaczej niż kolejna wiadomość, tłumaczymy na stronie o windykacji telefonicznej.
Polskie odsetki nie liczą się same z siebie. Wezwanie generowane z szablonu poziomu zawiera kwotę zaległości, ale naliczenie odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych zależy od lokalizacji i konfiguracji wdrożenia. Warto to sprawdzić u swojego partnera, zanim wyślesz pismo z kwotą, której nie umiesz obronić. Sposób liczenia opisujemy w tekście o obliczaniu odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych.
Windykacja kończy się na wiadomości. Gdy drabinka się wyczerpie, sprawa i tak wypada z systemu do zwykłej ludzkiej decyzji: odpuszczamy, sprzedajemy wierzytelność czy idziemy do sądu. Odoo nie poprowadzi Cię przez postępowanie sądowe ani nie przygotuje pozwu.
Najczęstsze pytania
Czy Odoo wysyła przypomnienia o płatności automatycznie?
Tak, pod warunkiem włączenia opcji automatycznej na konkretnym poziomie windykacji. Wtedy przypomnienie wychodzi bez ręcznego zatwierdzania, w dniu wynikającym z ustawionej liczby dni po terminie. Poziomy bez tej opcji obsługujesz z listy windykacji, pojedynczo albo zbiorczo funkcją przetwarzania windykacji. Warunkiem poprawnego działania jest bieżące rozliczanie wyciągów bankowych.
Czy Odoo wysyła SMS do dłużnika?
Tak, akcja wysyłki SMS jest dostępna na poziomie windykacji. Trzeba jednak pamiętać, że SMS i listy papierowe rozliczane są kredytami In-App Purchase, kupowanymi osobno od abonamentu. Przy kilkuset wiadomościach miesięcznie to realna pozycja kosztowa, którą warto policzyć przed zaprojektowaniem drabinki opartej głównie na SMS.
Czy da się w Odoo wysłać przypomnienie przed terminem płatności?
Tak. Wystarczy ustawić na poziomie windykacji ujemną liczbę dni, na przykład minus 3, a przypomnienie wyjdzie na trzy dni przed terminem zapłaty. To najtańszy i najmniej konfliktowy element całego procesu, bo wyłapuje opóźnienia wynikające z przeoczenia faktury, zanim staną się przeterminowaną należnością.
Czy warto dokładać osobny system do windykacji, skoro Odoo ma Follow-up?
Jeżeli kontrahenci reagują na e-mail, a liczba spraw jest niewielka, poziomy Follow-up spokojnie wystarczą i nie ma powodu dokładać drugiego narzędzia. Osobny system zaczyna się opłacać w dwóch sytuacjach: gdy zaplanowane telefony zalegają, bo nikt nie ma czasu dzwonić, oraz gdy rośnie grupa dłużników nieodpowiadających na żadną wiadomość tekstową. Wtedy brakuje kanału, który wymusza reakcję.
Podsumowanie
Poziomy Follow-up w Odoo są solidnym fundamentem windykacji miękkiej: liczą dni za Ciebie, pozwalają odezwać się przed terminem i obsługują cztery kanały. Konfiguracja, która naprawdę zmienia wskaźnik zapłaconych faktur, to rosnący ton, krótkie odstępy i automatyzacja pierwszych poziomów.
Granica jest jedna i wyraźna: system wysyła tekst, a rozmowę i tak prowadzi człowiek. Firmy, którym ta granica zaczyna przeszkadzać, zwykle dokładają obok narzędzie, które dzwoni samo. Jak to wygląda w porównaniu funkcja po funkcji, opisujemy na stronie o alternatywie dla windykacji w Odoo, a szerszy przegląd narzędzi znajdziesz w rankingu programów do windykacji.