Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych obliczysz według prostego wzoru: kwota zaległości pomnożona przez roczną stopę odsetek i przez liczbę dni zwłoki, podzielona przez 365. W drugiej połowie 2026 roku stopa odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych wynosi 13,75 proc. w skali roku. Odsetki naliczasz od dnia następującego po terminie zapłaty aż do dnia faktycznej wpłaty. Oprócz nich w relacjach między firmami przysługuje jeszcze stała rekompensata za koszty odzyskiwania należności w wysokości 40, 70 lub 100 euro.
Poniżej znajdziesz aktualne stawki, dokładny wzór, policzony przykład oraz zasady, które najczęściej budzą wątpliwości.
Jakie odsetki obowiązują w transakcjach handlowych?
W obrocie między przedsiębiorcami obowiązują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, uregulowane w ustawie o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Ich stopa to stopa referencyjna Narodowego Banku Polskiego powiększona o 10 punktów procentowych. Jest wyższa niż zwykłe odsetki ustawowe za opóźnienie z Kodeksu cywilnego, właśnie po to, by mocniej zniechęcać firmy do zwlekania z zapłatą.
Od 1 lipca 2026 r. obowiązują następujące stawki:
| Rodzaj odsetek | Podstawa | Stopa roczna |
|---|---|---|
| Za opóźnienie w transakcjach handlowych (standard) | Stopa referencyjna NBP + 10 p.p. | 13,75 proc. |
| Za opóźnienie w transakcjach handlowych (podmioty lecznicze) | Stopa referencyjna NBP + 8 p.p. | 11,75 proc. |
| Ustawowe za opóźnienie (Kodeks cywilny, m.in. konsument) | Stopa referencyjna NBP + 5,5 p.p. | 9,25 proc. |
Dla większości faktur między firmami zastosujesz stawkę 13,75 proc. Niższa stawka dotyczy sytuacji, gdy dłużnikiem jest podmiot leczniczy. Odrębne, niższe odsetki z Kodeksu cywilnego stosuje się wtedy, gdy transakcja nie jest transakcją handlową, na przykład wobec konsumenta. Stopa referencyjna NBP zmienia się w czasie, a nowe stawki odsetek ustawowych są ogłaszane co pół roku, więc przy dłuższych zaległościach trzeba liczyć się z ich zmianą.
Wzór na odsetki za opóźnienie
Kwotę odsetek liczysz według wzoru:
Odsetki = kwota zaległości x stopa roczna x (liczba dni opóźnienia / 365)
Kilka zasad, o których warto pamiętać:
- Od kiedy liczyć. Odsetki należą się od dnia następującego po dniu wymagalności, czyli od pierwszego dnia po terminie z faktury, do dnia zapłaty włącznie.
- Liczba dni. Liczysz rzeczywistą liczbę dni kalendarzowych opóźnienia, a rok przyjmujesz jako 365 dni.
- Zmiana stopy w trakcie. Jeśli w okresie zwłoki zmieniła się stopa (co pół roku), dzielisz opóźnienie na okresy i dla każdego stosujesz stawkę wtedy obowiązującą, a wyniki sumujesz.
- Od kwoty brutto. Odsetki liczysz od pełnej, wymagalnej kwoty faktury, czyli od wartości brutto.
Przykład: policzone odsetki krok po kroku
Załóżmy, że kontrahent nie zapłacił faktury na 20 000 zł brutto. Termin płatności minął, a dłużnik uregulował należność 90 dni po terminie. Przez cały ten okres obowiązywała stawka 13,75 proc.
- Kwota zaległości: 20 000 zł
- Stopa roczna: 13,75 proc., czyli 0,1375
- Liczba dni opóźnienia: 90
Podstawiamy do wzoru: 20 000 x 0,1375 x (90 / 365) = 20 000 x 0,1375 x 0,2466 = około 678 zł.
Za trzy miesiące zwłoki przy fakturze na 20 000 zł należą się więc odsetki rzędu 678 zł. Do tego dochodzi jeszcze stała rekompensata, o której niżej. Jeśli w trakcie 90 dni zmieniłaby się stopa referencyjna NBP, ten sam rachunek trzeba by rozbić na dwa okresy z różnymi stawkami.
Rekompensata 40, 70 lub 100 euro
Oprócz odsetek w transakcjach handlowych B2B wierzycielowi przysługuje ryczałtowa rekompensata za koszty odzyskiwania należności. Należy się ona z mocy ustawy, bez konieczności wykazywania rzeczywistych kosztów i bez osobnego wezwania, od dnia nabycia prawa do odsetek. Jej wysokość zależy od wartości świadczenia pieniężnego:
| Wartość zaległej należności | Rekompensata |
|---|---|
| do 5 000 zł | równowartość 40 euro |
| od 5 000 zł do 50 000 zł | równowartość 70 euro |
| 50 000 zł i więcej | równowartość 100 euro |
Równowartość w złotych ustala się według średniego kursu euro ogłoszonego przez NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie stało się wymagalne. Gdy jednej firmie nie zapłacono wielu faktur, rekompensata przysługuje osobno do każdej z nich. Zasady wyliczania opisujemy szerzej w poradniku o rekompensacie 40, 70 i 100 euro, a same odsetki i rekompensatę razem porządkuje strona o odsetkach za opóźnienie w transakcjach handlowych.
Czy trzeba wzywać dłużnika, żeby naliczyć odsetki?
Nie. Odsetki za opóźnienie należą się z mocy prawa, automatycznie, od dnia następującego po terminie zapłaty, i nie trzeba do tego osobnego wezwania ani zapisu w umowie. To samo dotyczy rekompensaty 40, 70 lub 100 euro. Wezwanie do zapłaty pełni funkcję praktyczną, bo dyscyplinuje dłużnika i dokumentuje żądanie, ale nie jest warunkiem powstania prawa do odsetek. Możesz je naliczyć nawet wtedy, gdy wcześniej o nich nie wspominałeś.
Do kiedy można dochodzić odsetek?
Odsetki za opóźnienie przedawniają się jako świadczenie okresowe co do zasady po trzech latach, niezależnie od terminu przedawnienia należności głównej. Oznacza to, że starszych odsetek możesz już nie odzyskać, nawet jeśli sama faktura wciąż jest wymagalna. Dlatego nie warto zwlekać: im szybciej naliczysz odsetki i podejmiesz kroki windykacyjne, tym większą część należnej kwoty realnie odzyskasz. Więcej o terminach piszemy w artykule o tym, po ilu latach przedawnia się dług firmy.
Jak nie zgubić odsetek przy wielu fakturach
Główny problem z odsetkami nie polega na skomplikowanym wzorze, tylko na tym, że przy wielu fakturach łatwo o nich zapomnieć. Ręczne liczenie dni zwłoki i kursów euro dla każdej należności jest czasochłonne, więc w praktyce wiele firm w ogóle rezygnuje z naliczania, tracąc realne pieniądze.
Rozwiązaniem jest automatyzacja. Program do windykacji sam liczy odsetki i rekompensatę dla każdej zaległej faktury, dolicza je do wezwania do zapłaty i aktualizuje kwotę z każdym dniem zwłoki. Dzięki temu odsetki nie giną, a dłużnik dostaje wezwanie z dokładnie wyliczoną, rosnącą kwotą. Jeśli natomiast pieniądze są potrzebne od ręki i nie chcesz czekać na spłatę, alternatywą bywa zamiana faktury na gotówkę od razu, zamiast miesiącami naliczać odsetki od niepłacącego kontrahenta.
Podsumowanie
Jeżeli nie chcesz prowadzić tego rachunku ręcznie, ten sam wzór z podziałem na podokresy stawek wykona kalkulator odsetek ustawowych za opóźnienie. A jeśli zastanawiasz się, czy zamiast stawki ustawowej wpisać własną do umowy, rozstrzygamy to w osobnym tekście o tym, jakie odsetki wpisać do umowy z kontrahentem.
Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych liczysz według wzoru kwota x stopa x liczba dni / 365, a w drugiej połowie 2026 roku standardowa stawka to 13,75 proc. rocznie. Naliczasz je od pierwszego dnia po terminie, bez wezwania, i doliczasz stałą rekompensatę 40, 70 lub 100 euro. Największą różnicę robi konsekwencja: automatyczne naliczanie odsetek przy każdej fakturze sprawia, że firma odzyskuje pełne kwoty, a nie tylko część, o której akurat zdążyła pomyśleć.