Przedawnienie nie kasuje długu. Roszczenie zmienia się w tak zwane zobowiązanie naturalne: nadal istnieje, dłużnik nadal może je spełnić, ale przestaje być przymusowo wykonalne, jeśli dłużnik powoła się na upływ terminu. Dla wierzyciela będącego firmą oznacza to coś innego niż dla wierzyciela długu konsumenckiego i właśnie ta różnica decyduje, czy warto jeszcze cokolwiek robić.
Ten tekst jest napisany z perspektywy wierzyciela, który znalazł w księgach fakturę sprzed czterech lat i zastanawia się, czy odpuścić. Prawie wszystko, co znajdziesz na ten temat w sieci, napisano z perspektywy dłużnika chcącego bronić się przed firmą windykacyjną. To dwa różne pytania i dwie różne odpowiedzi.
Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.
Czy przedawniony dług można jeszcze windykować?
Tak, jeśli dłużnikiem jest firma. Dochodzenie przedawnionego roszczenia nie jest zakazane ani karalne. Możesz wysłać wezwanie, zadzwonić, negocjować, a nawet złożyć pozew. Cały mechanizm obrony leży po stronie dłużnika: zgodnie z art. 117 par. 2 Kodeksu cywilnego po upływie terminu przedawnienia ten, przeciwko komu przysługuje roszczenie, może uchylić się od jego zaspokojenia. Może, czyli musi to zrobić sam.
W sporze między przedsiębiorcami sąd nie bada przedawnienia z urzędu. Jeżeli pozwana spółka nie odpowie na pozew albo odpowie merytorycznie, nie podnosząc zarzutu przedawnienia, sąd zasądzi należność. To nie jest sytuacja teoretyczna: firmy z problemami finansowymi często nie mają obsługi prawnej i nie reagują na korespondencję z sądu.
Dlaczego wobec konsumenta to nie działa
Bo przy konsumencie ustawodawca odwrócił zasadę. Art. 117 par. 2(1) KC mówi wprost: po upływie terminu przedawnienia nie można domagać się zaspokojenia roszczenia przysługującego przeciwko konsumentowi. Sąd sprawdza to sam, bez wniosku pozwanego, i oddala powództwo. Dlatego artykuły o przedawnionych długach, które wyrzuca wyszukiwarka, brzmią tak stanowczo: prawie wszystkie dotyczą kredytów, pożyczek i abonamentów, czyli długów konsumenckich.
Jeśli Twoja faktura była wystawiona firmie na firmę, jesteś w zupełnie innym reżimie, a decyzja o pozwie to realny rachunek prawdopodobieństwa, nie z góry przegrana sprawa.
Zrzeczenie się zarzutu przedawnienia, czyli jak dług wraca do gry
Jest jedna czynność, która przywraca pełną wykonalność przedawnionego roszczenia: zrzeczenie się przez dłużnika zarzutu przedawnienia. To także wynika z art. 117 par. 2 KC, z istotnym zastrzeżeniem w drugim zdaniu: zrzeczenie się zarzutu przed upływem terminu jest nieważne. Nie da się więc zabezpieczyć na zapas, wpisując takie oświadczenie do umowy podpisywanej przy pierwszym zamówieniu.
Zrzeczenie musi nastąpić po przedawnieniu i nie wymaga szczególnej formy. Orzecznictwo przyjmuje, że może być dorozumiane, jeżeli zachowanie dłużnika jednoznacznie pokazuje wolę zapłaty mimo świadomości upływu terminu. Praktycznie oznacza to jedno: rozmowa z dłużnikiem o spłacie ma sens nawet po przedawnieniu. Podpisanie porozumienia o ratach po upływie terminu bywa oceniane jako zrzeczenie się zarzutu i wtedy dług znów da się wyegzekwować przed sądem. Jeżeli dłużnik jest gotów rozmawiać, warto od razu ułożyć harmonogram i spisać dokument, a ugoda pozasądowa z dłużnikiem to najprostsza forma, w jakiej można to zrobić w jeden dzień.
Uwaga na drugą stronę tego medalu. Jeżeli piszesz do dłużnika, który o przedawnieniu nie wie, nie wolno wprowadzać go w błąd co do stanu prawnego. Rzetelne wezwanie do zapłaty jest w porządku, sugerowanie nieistniejącej egzekucji już nie.
Ile kosztuje pozew, którego możesz nie wygrać
To jest właściwe pytanie przy starej fakturze. Ryzyko nie polega na tym, że stracisz coś z samego długu, bo ten i tak leży bezczynnie. Polega na tym, ile dołożysz, jeśli dłużnik jednak podniesie zarzut.
Składasz pozew i płacisz opłatę sądową. Jeżeli pozwany podniesie zarzut przedawnienia, sąd oddala powództwo, a Ty jako strona przegrywająca zwracasz mu koszty procesu, w tym wynagrodzenie pełnomocnika według stawek z rozporządzenia. Przy fakturze na 40 000 zł mówimy więc o opłacie sądowej plus kilku tysiącach zwrotu kosztów drugiej strony. Konkretną opłatę dla swojej kwoty policzysz w kalkulatorze opłaty sądowej od pozwu o zapłatę.
Rachunek robi się rozsądny wtedy, gdy masz przesłanki, że dłużnik nie będzie się bronił: nie odbiera korespondencji, nie ma pełnomocnika, jego poprzednie sprawy kończyły się nakazami zapłaty bez sprzeciwu. Robi się nierozsądny, gdy po drugiej stronie stoi spółka z kancelarią na etacie.
Podatkowa cena zwłoki, o której mało kto pamięta
Tu przedawnienie kosztuje naprawdę i to niezależnie od tego, czy zdecydujesz się pozwać. Art. 16 ust. 1 pkt 20 ustawy o CIT wyłącza z kosztów uzyskania przychodu wierzytelności odpisane jako przedawnione. Faktura, którą wcześniej zaliczyłeś do przychodów należnych i od której zapłaciłeś podatek, po przedawnieniu nie da się już rozliczyć w kosztach. Podatek zapłacony od pieniędzy, których nigdy nie zobaczyłeś, zostaje z Tobą na stałe.
Dlatego kolejność działań przy starzejącej się należności powinna wyglądać inaczej, niż wygląda w większości firm. Zanim faktura zbliży się do terminu, warto wykorzystać narzędzia, które jeszcze działają: odpis aktualizujący należności pozwala rozpoznać koszt podatkowy przy uprawdopodobnionej nieściągalności, a ulga na złe długi daje odzyskać VAT po 90 dniach od terminu płatności. Obie ścieżki mają własne terminy i obie zamykają się razem z przedawnieniem.
Co zrobić z fakturą w zależności od jej wieku
| Wiek należności | Co jest jeszcze możliwe | Priorytet |
|---|---|---|
| Do 90 dni po terminie | Monitoring, wezwania, odsetki, rekompensata | Odzyskać bez sądu |
| 90 dni do roku | Ulga na złe długi w VAT, odpis aktualizujący, pozew | Rozliczyć podatkowo i pozwać |
| Rok do 3 lat | Wszystko powyżej plus ugoda przerywająca bieg terminu | Przerwać przedawnienie |
| Po 3 latach (B2B) | Negocjacje, zrzeczenie się zarzutu, pozew na ryzyko | Rozmawiać, nie pozywać w ciemno |
Termin trzyletni z art. 118 KC dotyczy roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, a jego koniec przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego. To oznacza, że faktura z terminem płatności w marcu 2023 roku przedawnia się dopiero 31 grudnia 2026 roku, a nie w marcu. Kilka miesięcy różnicy bywa całą przestrzenią na działanie. Dokładną datę dla konkretnej faktury wyliczysz w kalkulatorze przedawnienia długu.
Czy przedawnioną wierzytelność da się sprzedać?
Da się, ale cena spada do symbolicznej, a skutek podatkowy potrafi zaskoczyć. Nabywcy wierzytelności wyceniają przede wszystkim szansę odzyskania, a przy roszczeniu, przed którym dłużnik może się zasłonić jednym zdaniem w odpowiedzi na pozew, ta szansa jest niewielka. Za świeżą, bezsporną fakturę płaci się kilkadziesiąt procent wartości, za przedawnioną zwykle ułamek tego, o ile ktokolwiek ją weźmie. Więcej o widełkach piszemy w tekście o tym, ile procent wartości dostaniesz przy sprzedaży długu.
Druga rzecz jest ważniejsza od ceny. Organy podatkowe i sądy administracyjne konsekwentnie odmawiają zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu straty ze sprzedaży wierzytelności już przedawnionej, traktując art. 16 ust. 1 pkt 20 ustawy o CIT jako przepis, którego nie da się obejść przez samą zmianę tytułu operacji z odpisania na zbycie. Sprzedaż starej faktury za złotówkę nie odzyskuje więc tarczy podatkowej, którą straciłeś wraz z upływem terminu. Jeżeli rozważasz zbycie wierzytelności, zrób to przed przedawnieniem, a nie po nim. Warunki i formalności opisujemy na stronie o sprzedaży wierzytelności.
Kiedy odpuścić i po prostu domknąć sprawę
Są sytuacje, w których dalsza windykacja przedawnionej należności to wyłącznie koszt czasu. Dłużnik został wykreślony z rejestru i nie ma następcy prawnego. Egzekucja przeciwko niemu okazała się bezskuteczna w innej sprawie. Kwota jest niższa niż koszt jednej rozmowy z prawnikiem. W takich przypadkach lepiej zamknąć pozycję w księgach i przenieść energię na te faktury, które da się jeszcze uratować.
Jeżeli problemem jest płynność, a nie sam dłużnik, warto pamiętać, że świeże faktury można zamienić na gotówkę przed terminem płatności, zamiast czekać, aż zaczną się starzeć i wpadną w ten sam mechanizm.
Jak nie doprowadzić do tego po raz drugi
Żadna faktura nie przedawnia się dlatego, że ktoś podjął taką decyzję. Przedawnia się dlatego, że przez trzy lata nikt nie miał jej na liście zadań. W praktyce wygląda to zawsze tak samo: dwa wezwania w pierwszym miesiącu, potem dłużnik obiecuje zapłatę, sprawa schodzi z radaru, a przypomina o niej dopiero inwentaryzacja albo audyt.
Rozwiązaniem nie jest większa determinacja, tylko odebranie człowiekowi obowiązku pamiętania. Windykator.ai pilnuje terminu każdej faktury od dnia po jego upływie: przypomina e-mailem i SMS-em, dzwoni po polsku, przygotowuje wezwanie z odsetkami i rekompensatą, a przy należnościach zbliżających się do granicy przedawnienia sygnalizuje, że czas na czynność przerywającą bieg terminu. Koszt to stały abonament, bez prowizji od odzyskanej kwoty.
Stara faktura w księgach jest kosztowna podwójnie: raz jako niezapłacona, drugi raz jako podatek zapłacony od przychodu, którego nie było. Warto zająć się nią, dopóki jest jeszcze czym się zajmować.