TL;DR: Wierzyciel ma 14 dni od dnia, w którym dowiedział się o zapłacie, żeby wystąpić do biura informacji gospodarczej (KRD, BIG InfoMonitor, ERIF) z żądaniem aktualizacji wpisu, a przy całkowitym wykonaniu zobowiązania z żądaniem jego usunięcia. Podstawą jest art. 29 ustawy z 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych. Kto tego nie zrobi, podlega grzywnie do 30 000 zł (art. 47 tej ustawy). Wpis nie znika sam: dopóki wierzyciel nie wyśle żądania, dane dłużnika są dalej widoczne, a biuro ma na ich usunięcie 7 dni od otrzymania wniosku.
Kiedy wierzyciel musi usunąć wpis z KRD?
Obowiązek uruchamia się w chwili, gdy wierzyciel dowiaduje się, że zobowiązanie zostało wykonane albo wygasło. Nie z chwilą samej zapłaty, tylko z chwilą powzięcia o niej wiadomości: liczy się dzień, w którym widzisz przelew na wyciągu. Od tego dnia biegnie 14 dni na wystąpienie do biura, któremu przekazałeś dane.
Art. 29 ust. 1 ustawy o BIG wymienia cztery sytuacje: częściowe lub całkowite wykonanie zobowiązania albo jego wygaśnięcie, odzyskanie utraconego dokumentu, powzięcie wiarygodnej informacji, że przekazane dane są nieprawdziwe, oraz zmiana innych przekazanych informacji gospodarczych. W każdym z tych przypadków wierzyciel jest obowiązany "niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia powzięcia tych informacji" wystąpić do biura z żądaniem aktualizacji i przekazać aktualne dane.
Osobno reguluje to art. 29 ust. 2: jeżeli okaże się, że zobowiązanie w ogóle nie istnieje (np. faktura była wystawiona omyłkowo albo doszło do skutecznego potrącenia), wierzyciel ma te same 14 dni na żądanie usunięcia informacji gospodarczych.
Ważne rozróżnienie, które w praktyce gubi najwięcej firm. Zapłata części długu nie kasuje wpisu, ale wymusza jego aktualizację. Dłużnik winien 40 000 zł zapłacił 25 000 zł? Wpis zostaje, tylko kwota musi zjechać do 15 000 zł, i to w ciągu 14 dni. Zapłata całości oznacza już usunięcie wpisu.
Ile czasu ma wierzyciel na usunięcie wpisu po zapłacie?
Czternaście dni od powzięcia informacji o zapłacie, przy czym ustawa mówi "niezwłocznie, nie później niż". Te 14 dni to termin graniczny, a nie komfortowy bufor. Do tego dochodzi 7 dni po stronie biura: zgodnie z art. 31 pkt 1 ustawy o BIG biuro usuwa informacje gospodarcze na wniosek wierzyciela nie później niż w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku.
Realny czas od przelewu do zniknięcia wpisu wynosi więc do 21 dni, jeśli wierzyciel wykorzysta cały termin. W praktyce KRD i pozostałe biura obsługują żądania złożone przez panel klienta znacznie szybciej, często tego samego dnia. Jeśli więc dłużnik naciska, bo czeka na kredyt albo na leasing, wysłanie żądania od razu po zaksięgowaniu wpłaty kosztuje cię kilka minut i zamyka temat.
| Zdarzenie | Termin | Podstawa prawna | Co robi wierzyciel |
|---|---|---|---|
| Zapłata całości długu | 14 dni od powzięcia informacji | art. 29 ust. 1 ustawy o BIG | żądanie aktualizacji i usunięcia wpisu |
| Zapłata części długu | 14 dni od powzięcia informacji | art. 29 ust. 1 ustawy o BIG | aktualizacja kwoty zadłużenia, wpis zostaje |
| Stwierdzenie, że dług nie istnieje | 14 dni od powzięcia informacji | art. 29 ust. 2 ustawy o BIG | żądanie usunięcia informacji |
| Sprzedaż (cesja) wierzytelności | zwolnienie z chwilą zgłoszenia zbycia | art. 29 ust. 3 i 4 ustawy o BIG | przekazanie biuru informacji o zbyciu |
| Rozpatrzenie żądania przez biuro | do 7 dni od złożenia wniosku | art. 31 pkt 1 ustawy o BIG | (obowiązek biura) |
| Brak żądania mimo spłaty | sankcja | art. 47 ustawy o BIG | grzywna do 30 000 zł |
Co grozi za nieusunięcie wpisu z KRD?
Grzywna do 30 000 zł. Art. 47 ustawy o BIG przewiduje ją dla wierzyciela, który w razie całkowitego wykonania zobowiązania albo jego wygaśnięcia, stwierdzenia nieistnienia zobowiązania lub odzyskania utraconego dokumentu nie wystąpi do biura z żądaniem aktualizacji albo usunięcia informacji gospodarczych. To grzywna, a nie kara administracyjna nakładana przez samo biuro: orzeka o niej sąd.
Drugi przepis, o którym warto pamiętać, to art. 48 ustawy o BIG. Kto przekazuje do biura nieprawdziwą informację gospodarczą, podlega grzywnie do 30 000 zł. Ten sam limit dotyczy ujawnienia informacji gospodarczej osobom trzecim niezgodnie z ustawą. Wpis, który po zapłacie nadal pokazuje pełną kwotę długu, bardzo szybko staje się właśnie informacją nieprawdziwą.
Ryzyko nie kończy się na grzywnie. Nieaktualny wpis w rejestrze dłużników godzi w dobre imię i wiarygodność płatniczą, czyli w dobra osobiste chronione art. 23 i 24 Kodeksu cywilnego. Były dłużnik może żądać usunięcia skutków naruszenia, oświadczenia o odpowiedniej treści, a przy zawinionym działaniu także zadośćuczynienia pieniężnego. Jeśli wykaże konkretną szkodę (odmowa kredytu, zerwany kontrakt, utrata przetargu), otwiera się droga do odszkodowania na zasadach ogólnych. W sporze B2B to zły materiał na dalszą współpracę i jeszcze gorszy na rozprawę.
Czy wpis z KRD usuwa się sam?
Nie. Zapłata długu nie kasuje wpisu automatycznie, bo baza biura nie ma dostępu do twojego rachunku bankowego i nie wie, że pieniądze wpłynęły. Wpis znika dopiero wtedy, gdy wierzyciel wyśle żądanie, albo gdy upłyną ustawowe terminy przechowywania danych. Do tego czasu widzą go wszyscy, którzy pobierają raport o dłużniku.
To jest dokładnie ten punkt, w którym firmy wpadają w kłopoty. Windykacja kończy się przelewem, księgowość zamyka rozrachunek, a nikt nie wraca do panelu KRD, bo w procesie nie ma takiego kroku. Po pół roku odzywa się prawnik byłego kontrahenta z żądaniem zapłaty za naruszenie dóbr osobistych. Dlatego usunięcie wpisu warto wpiąć w ten sam automat, który wysyła wezwania do zapłaty: status "zapłacono" powinien generować zadanie "zgłoś aktualizację do biura", a nie tylko fakturę zamkniętą na zielono.
Jak długo wpis widnieje w KRD, jeśli dłużnik nie zapłaci?
Gdy dług nie został spłacony, wpis nie trwa wiecznie. Art. 31 ustawy o BIG określa maksymalne okresy przechowywania. Biuro usuwa informacje gospodarcze po upływie 3 lat od ich ostatniej aktualizacji, nie później jednak niż po upływie 10 lat od dnia ich przekazania przez wierzyciela.
Dla konsumentów obowiązuje twardsza granica. Informacje gospodarcze dotyczące zobowiązania konsumenta biuro usuwa nie później niż po upływie 6 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Wyjątkiem są zobowiązania alimentacyjne, do których ten limit się nie stosuje. Warto zauważyć, że 6 lat pokrywa się z podstawowym terminem przedawnienia roszczeń wobec konsumenta, ale to dwie różne instytucje: przedawnienie samo w sobie nie jest przesłanką usunięcia wpisu, po prostu ustawowy limit przechowywania biegnie równolegle.
Praktyczny wniosek dla wierzyciela: regularna aktualizacja wpisu (np. o naliczone odsetki) odsuwa trzyletni termin z art. 31, ale nie przesuwa dziesięcioletniego ani sześcioletniego limitu konsumenckiego.
Co z wpisem, gdy sprzedasz wierzytelność?
Cesja zmienia układ obowiązków. Zgodnie z art. 29 ust. 3 ustawy o BIG zbywca wierzytelności jest zwolniony z obowiązków aktualizacji i usunięcia z chwilą przekazania do biura informacji o zbyciu wierzytelności. Kluczowe słowo to "przekazania": sama umowa cesji nie wystarczy, musisz zgłosić to biuru.
Dalej działa art. 29 ust. 4. Biuro usuwa informacje gospodarcze dotyczące zbytej wierzytelności po upływie 14 dni od otrzymania informacji o zbyciu, chyba że przed upływem tego terminu nabywca zaktualizuje dane w zakresie dotyczącym wierzyciela. Z chwilą takiej aktualizacji obowiązki z ust. 1 i 2 przechodzą na nabywcę. Jeśli więc zdecydujesz się wystawić wierzytelność na sprzedaż zamiast prowadzić egzekucję latami, pamiętaj o jednym zgłoszeniu do biura. Bez niego odpowiadasz za wpis, którego już nie kontrolujesz.
Co może zrobić dłużnik, gdy wpis nie znika?
Ma trzy drogi i wszystkie są dla wierzyciela niewygodne. Pierwsza to wniosek do wierzyciela na podstawie art. 30 ustawy o BIG: na żądanie dłużnika wierzyciel, który przekazał dane do biura, ma obowiązek je uzupełnić, uaktualnić, sprostować lub usunąć, jeżeli są niekompletne, nieaktualne, nieprawdziwe albo przechowywane z naruszeniem ustawy. Musi też poinformować o tym podmioty, które wcześniej pobrały raport.
Druga droga to sprzeciw wnoszony wprost do biura (art. 21a ustawy o BIG). Dłużnik dokumentuje okoliczności uzasadniające sprzeciw, a biuro wstrzymuje ujawnianie spornej informacji na okres do 30 dni i może zażądać wyjaśnień od wierzyciela. Trzecia droga to pozew cywilny o ochronę dóbr osobistych, z żądaniem usunięcia wpisu, przeprosin i zadośćuczynienia.
Żadna z nich nie jest w twoim interesie. Wpis do rejestru to narzędzie nacisku, które działa tylko dopóki jest zgodne z prawdą. Jak go poprawnie założyć i jakie warunki trzeba spełnić przed zgłoszeniem, opisaliśmy w artykule o warunkach i skutkach wpisu dłużnika do KRD, a całą procedurę krok po kroku znajdziesz na stronie o wpisie dłużnika do KRD.
Jak nie zapomnieć o usunięciu wpisu: procedura na 5 minut
Zbuduj prostą rutynę i wpisz ją do procedury windykacyjnej:
- Dzień zaksięgowania wpłaty. Sprawdź, czy dłużnik ma aktywny wpis w KRD, BIG InfoMonitor lub ERIF. Zapłata całości uruchamia usunięcie, zapłata części aktualizację kwoty.
- Tego samego dnia. Zaloguj się do panelu biura i złóż żądanie. Ustawa daje 14 dni, ale nie ma powodu, żeby z nich korzystać.
- Potwierdzenie. Zapisz potwierdzenie złożenia żądania. Jeśli dłużnik kiedykolwiek podniesie zarzut nieusunięcia wpisu, to jest twój jedyny dowód.
- Informacja do dłużnika. Jedno zdanie w mailu: wpis został zgłoszony do usunięcia, biuro ma na to do 7 dni. Kosztuje nic, a często ratuje relację handlową.
- Kontrola po tygodniu. Sprawdź, czy wpis faktycznie zniknął.
Najlepiej, jeśli do wpisu w ogóle nie musisz dochodzić. Konsekwentna windykacja polubowna, czyli przypomnienia od pierwszego dnia po terminie, załatwia większość faktur, zanim ktokolwiek zacznie rozmawiać o rejestrze dłużników. Jeśli dopiero zastanawiasz się, do którego biura zgłosić dłużnika, porównaliśmy KRD, BIG InfoMonitor i ERIF osobno.
Podsumowanie
Po zapłacie długu masz 14 dni od powzięcia informacji o wpłacie na wystąpienie do biura z żądaniem aktualizacji, a przy spłacie całości z żądaniem usunięcia wpisu (art. 29 ustawy o BIG). Biuro usuwa dane w ciągu 7 dni od wniosku (art. 31 pkt 1). Zaniedbanie kosztuje: grzywna do 30 000 zł z art. 47, ryzyko odpowiedzialności z art. 48 za nieprawdziwą informację gospodarczą i pozew o naruszenie dóbr osobistych. Przy cesji zgłoś biuru zbycie wierzytelności, bo dopiero to zdejmuje z ciebie obowiązki. Wpis w rejestrze dłużników jest skutecznym narzędziem, ale wyłącznie wtedy, gdy jest aktualny co do złotówki.