Wpisać dłużnika do KRD może każdy wierzyciel, także bez wyroku sądu. Wystarczy, że zaległość przedsiębiorcy wobec Ciebie wynosi co najmniej 500 zł, jest wymagalna od minimum 30 dni, a co najmniej miesiąc wcześniej wysłałeś dłużnikowi listem poleconym wezwanie do zapłaty zawierające ostrzeżenie o zamiarze przekazania danych do biura informacji gospodarczej. Dla dłużnika będącego konsumentem próg to 200 zł.
To najkrótsza odpowiedź. Poniżej opisujemy procedurę krok po kroku, realne skutki wpisu, częste błędy formalne i to, kiedy wpis pomaga odzyskać pieniądze, a kiedy jest tylko satysfakcją.
Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.
Co to jest KRD i czym różni się od innych BIG?
Krajowy Rejestr Długów to jedno z biur informacji gospodarczej działających na podstawie ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych. Innymi są między innymi BIG InfoMonitor, ERIF i Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej. Każde prowadzi własną bazę, a wierzyciel wybiera, do którego przekazuje dane. Warunki wpisu są wspólne, bo wynikają z ustawy, a nie z regulaminu konkretnego rejestru.
Nie należy mylić BIG z Biurem Informacji Kredytowej. BIK gromadzi historię kredytową, zasilany jest przez banki i SKOK-i, a zwykły przedsiębiorca nie dopisze tam nikogo. Do BIG dopisuje każdy wierzyciel, który spełni warunki ustawowe.
Od jakiej kwoty można wpisać dłużnika do KRD?
Od 500 zł, gdy dłużnikiem jest przedsiębiorca, i od 200 zł, gdy dłużnikiem jest konsument. Chodzi o łączną kwotę zobowiązań wobec tego samego wierzyciela, więc trzy niezapłacone faktury po 200 zł można zsumować.
| Warunek | Dłużnik będący przedsiębiorcą | Dłużnik będący konsumentem |
|---|---|---|
| Minimalna kwota zaległości | 500 zł | 200 zł |
| Minimalny czas zwłoki | 30 dni od terminu płatności | 30 dni od terminu płatności |
| Wezwanie z ostrzeżeniem o wpisie | Wymagane, listem poleconym lub do rąk własnych | Wymagane, wyłącznie listem poleconym lub do rąk własnych |
| Odstęp między wezwaniem a wpisem | Co najmniej miesiąc | Co najmniej miesiąc |
| Wyrok sądu | Niepotrzebny | Niepotrzebny |
| Umowa z biurem informacji gospodarczej | Wymagana | Wymagana |
Ważne: e-mail nie wystarczy. Ustawa wymaga listu poleconego albo doręczenia do rąk własnych, a w przypadku konsumenta jest to jedyna dopuszczalna droga. Wezwanie wysłane zwykłą pocztą albo mailem nie otwiera drogi do wpisu, nawet jeśli dłużnik je przeczytał.
Czy można wpisać dłużnika do KRD bez wyroku?
Tak. Wyrok jest potrzebny do komornika, nie do rejestru dłużników. To jest właśnie powód, dla którego wpis bywa tak skuteczny: koszt i czas są nieporównywalnie niższe niż w sądzie, a dolegliwość dla dłużnika bywa większa niż nakaz zapłaty, który leży w szufladzie.
Jest jednak druga strona tej łatwości. Skoro wpisu dokonuje wierzyciel na własną odpowiedzialność, to on odpowiada za jego prawidłowość. Wpisanie kwoty, która nie jest wymagalna, albo długu spornego, naraża na odpowiedzialność odszkodowawczą i na karę. Dłużnik może też zażądać usunięcia danych i wystąpić z roszczeniem o naruszenie dóbr osobistych, jeśli wpis był bezpodstawny.
Jak wpisać dłużnika do KRD krok po kroku
- Sprawdź, czy dług jest bezsporny i wymagalny. Kontrahent, który zgłosił reklamację albo kwestionuje fakturę, nie nadaje się do wpisu. Wpisuj tylko to, czego nikt nie podważa.
- Odczekaj 30 dni od terminu płatności. Liczysz od dnia następnego po terminie z faktury.
- Wyślij wezwanie do zapłaty z ostrzeżeniem. Listem poleconym, na adres z KRS lub CEIDG. W treści musi znaleźć się wyraźne ostrzeżenie o zamiarze przekazania danych do konkretnego biura informacji gospodarczej, z podaniem jego nazwy i adresu siedziby. Zachowaj potwierdzenie nadania.
- Odczekaj miesiąc od wysłania wezwania. To ustawowy odstęp, którego nie da się skrócić.
- Podpisz umowę z wybranym biurem. Wpisu dokonuje się przez panel wierzyciela po zawarciu umowy z BIG. Bez umowy nic nie wpiszesz.
- Przekaż dane dłużnika i zobowiązania. Kwota główna, odsetki, tytuł zadłużenia, data wymagalności.
- Aktualizuj wpis. Gdy dłużnik zapłaci, masz obowiązek usunąć informację albo zaktualizować kwotę, i to niezwłocznie. Termin ustawowy jest krótki, a zaniedbanie kosztowne.
Punkt trzeci jest tym, na którym wysypuje się większość wierzycieli. Zwykłe wezwanie do zapłaty bez zdania o zamiarze wpisu do BIG nie liczy się do procedury. Jeśli chcesz mieć tę opcję otwartą, wpleć ostrzeżenie już w pierwsze formalne wezwanie, a nie dopiero w trzecie.
Jakie są konsekwencje wpisu do KRD dla dłużnika?
Wpis nie zabiera dłużnikowi pieniędzy. Zabiera mu dostęp do rzeczy, których potrzebuje, żeby prowadzić firmę.
- Kredyt i leasing. Banki i firmy leasingowe sprawdzają rejestry rutynowo. Wpis oznacza zwykle odmowę albo znacznie gorsze warunki.
- Faktoring i limity kupieckie. Dostawcy skracają terminy płatności albo przechodzą na przedpłatę.
- Przetargi i duże kontrakty. Zamawiający i korporacyjni odbiorcy weryfikują kontrahentów w BIG przed podpisaniem umowy.
- Abonamenty i usługi. Operatorzy telekomunikacyjni, dostawcy energii i firmy ubezpieczeniowe sprawdzają bazy przy zawieraniu umów.
- Reputacja. Informację widzi każdy, kto pobierze raport o firmie, w tym potencjalni klienci i pracownicy.
Dlatego wpis działa najlepiej na dłużników, którzy nadal prowadzą działalność i potrzebują finansowania. Na firmę, która i tak jest w stanie faktycznej likwidacji, nie działa wcale.
Czy wpis do KRD przerywa bieg przedawnienia?
Nie. Wpis do rejestru dłużników nie jest czynnością przed sądem ani uznaniem długu przez dłużnika, więc nie przerywa biegu przedawnienia (art. 123 KC). To częste i kosztowne nieporozumienie: wierzyciel wpisuje dłużnika, czuje, że „coś zrobił”, i przez kolejny rok nie robi nic więcej, a roszczenie tymczasem się starzeje.
Wpis jest narzędziem nacisku, nie narzędziem prawnym. Zegar zatrzymuje dopiero pozew, wniosek do komornika albo uznanie długu przez dłużnika. Terminy dla poszczególnych rodzajów faktur opisujemy szczegółowo przy przedawnieniu faktury.
Kiedy wpis do KRD naprawdę działa, a kiedy szkodzi
Największą wartość ma nie sam wpis, tylko ostrzeżenie o wpisie. Zdanie „jeżeli nie otrzymamy zapłaty do 20 sierpnia, przekażemy informację o zadłużeniu do Krajowego Rejestru Długów” zamienia abstrakcyjną fakturę w konkretne ryzyko biznesowe z datą. W praktyce znaczna część dłużników reaguje właśnie na tym etapie, przed wpisem.
Wpis szkodzi w dwóch sytuacjach. Po pierwsze, gdy dług jest sporny: wtedy zamiast pieniędzy dostajesz proces o usunięcie danych i o naruszenie dóbr osobistych. Po drugie, gdy nadal chcesz z tym kontrahentem współpracować, a zaległość wynika z jednorazowego zatoru. Wpis jest publiczny i trudno go potem odkręcić w relacji, nawet jeśli formalnie zniknie z bazy w ciągu doby po zapłacie.
Jak wpisać ostrzeżenie o BIG w standardowy proces windykacji
Wpis do rejestru to jeden ze stopni drabiny nacisku, a nie osobny projekt. Sensowna kolejność wygląda tak: przypomnienie przed terminem, kontakt telefoniczny w pierwszym tygodniu po terminie, wezwanie do zapłaty z odsetkami i ostrzeżeniem o BIG w trzecim tygodniu, wpis po ustawowym miesiącu, pozew równolegle albo zaraz potem.
W Windykator.ai ta sekwencja jest wpisana w harmonogram: program pilnuje 30 dni wymagalności, generuje wezwanie z gotową klauzulą o zamiarze przekazania danych do biura informacji gospodarczej, odlicza ustawowy miesiąc i przypomina, kiedy droga do wpisu jest otwarta. Voicebot dzwoni po polsku, informuje o narastających odsetkach i o planowanym wpisie, a każdą rozmowę zapisuje. Więcej o całej ścieżce piszemy przy odzyskiwaniu należności oraz przy windykacji polubownej.
Jak usunąć wpis po zapłacie
Obowiązek ciąży na wierzycielu, nie na dłużniku. Po otrzymaniu zapłaty musisz niezwłocznie wystąpić do biura o usunięcie informacji gospodarczej albo o jej aktualizację, jeżeli dłużnik spłacił tylko część. Zaniechanie jest zagrożone karą i naraża Cię na roszczenia dłużnika.
W praktyce warto ustalić w firmie prostą regułę: kto księguje wpłatę, ten tego samego dnia zamyka sprawę w panelu BIG. Jeśli używasz programu do windykacji, zaksięgowanie wpłaty powinno automatycznie oznaczać sprawę jako zamkniętą i przypomnieć o usunięciu wpisu. To drobiazg, który raz na jakiś czas ratuje firmę przed niepotrzebnym sporem, a przy okazji domyka temat, który dla dłużnika był najbardziej dotkliwy z całej windykacji.