Kiedy faktura przestaje wracać, pojawia się pytanie księgowe: czy można ją wrzucić w koszty. Odpowiedź brzmi tak, ale rzadko od razu i prawie nigdy tak, jak wierzyciel myśli. Najwcześniej dostępna jest ulga na złe długi, która nie wymaga żadnego dokumentu poza kalendarzem. Potem odpis aktualizujący, który wymaga uprawdopodobnienia nieściągalności. Na końcu odpisanie wierzytelności jako nieściągalnej, które wymaga jej udokumentowania. Tych trzech ścieżek nie łączy się dla jednej faktury.
Kolejność ma znaczenie finansowe, bo każdy kolejny krok jest trudniejszy i dostępny później. Wierzyciel, który czeka na postanowienie komornika, zwykle po drodze traci prawo do czegoś, co mógł mieć rok wcześniej. Czym innym jest rozliczenie samej niezapłaconej należności, a czym innym wydatki poniesione na jej odzyskanie (prowizja firmy windykacyjnej, opłata sądowa, zaliczki dla komornika): te rozliczasz na osobnych zasadach, o czym piszemy w artykule czy koszty windykacji można wrzucić w koszty.
Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej.
Trzy ścieżki, jedna wierzytelność
| Ścieżka | Kiedy dostępna | Czego wymaga | Podstawa |
|---|---|---|---|
| Ulga na złe długi | 90 dni od terminu zapłaty | Tylko upływu terminu | art. 18f CIT, art. 26i PIT |
| Odpis aktualizujący | Gdy nieściągalność jest uprawdopodobniona | Uprawdopodobnienia (pozew, upadłość dłużnika, wyrok) | art. 16 ust. 1 pkt 26a CIT |
| Wierzytelność nieściągalna | Gdy nieściągalność jest udokumentowana | Twardego dokumentu (postanowienie komornika lub sądu) | art. 16 ust. 1 pkt 25 i ust. 2 CIT |
| Sprzedaż wierzytelności | W każdej chwili, dopóki jest komu sprzedać | Nabywcy i umowy cesji | art. 16 ust. 1 pkt 39 CIT |
Zasada nadrzędna: nie policzysz tej samej wierzytelności dwa razy. Art. 18f ust. 12 i 13 ustawy o CIT stanowią wprost, że wierzytelność odliczona w ramach ulgi na złe długi nie może zostać zaliczona do kosztów na podstawie innych przepisów, a wierzytelność już zaliczona do kosztów nie podlega odliczeniu w ramach ulgi. Wybierasz jedną drogę i się jej trzymasz.
Zacznij od ulgi, bo nie wymaga niczego
Najtańsza ścieżka jest jednocześnie najwcześniejsza i najczęściej pomijana. Po 90 dniach od upływu terminu zapłaty możesz zmniejszyć podstawę opodatkowania o kwotę netto niezapłaconej faktury i skorygować VAT należny, i nie potrzebujesz do tego żadnego postanowienia, wyroku ani nawet pozwu. Wystarczy, że faktura nie została zapłacona ani zbyta.
Jest tu jednak termin, który myli praktycznie każdy poradnik. W VAT masz na to 3 lata od końca roku wystawienia faktury, ale w CIT i PIT tylko 2 lata. Trzy lata pojawiające się w kontekście CIT dotyczą czego innego: przenoszenia nieodliczonej nadwyżki zmniejszenia na kolejne lata (art. 18f ust. 8), a nie dopuszczalności samej ulgi (art. 18f ust. 10). Faktura z grudnia 2024 roku daje więc prawo do ulgi w VAT jeszcze przez cały 2027 rok, a w CIT prawo to wygasło z końcem 2026 roku.
Wszystkie warunki, terminy i najczęstsze nieaktualne mity zebraliśmy na stronie o uldze na złe długi w VAT, CIT i PIT. Jeśli miałbyś zapamiętać z tego artykułu jedną rzecz, niech to będzie ta: ulga jest dostępna dużo wcześniej, niż większość firm z niej korzysta.
Odpis aktualizujący: potrzebujesz uprawdopodobnienia
Odpis aktualizujący to krok pośredni. Zaliczasz go do kosztów uzyskania przychodu na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 26a ustawy o CIT, pod dwoma warunkami: wierzytelność była wcześniej zarachowana jako przychód należny, a jej nieściągalność została uprawdopodobniona.
Uprawdopodobnienie to mniej niż dowód. Wystarczy między innymi, że dłużnik został wykreślony z rejestru albo postawiony w stan likwidacji, że ogłoszono jego upadłość, albo że wierzytelność została potwierdzona prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowana na drogę postępowania egzekucyjnego. Samo wysłanie wezwania do zapłaty nie wystarczy, choć wielu wierzycieli tak zakłada.
Odpis ma jedną cechę, o której warto pamiętać: jest odwracalny. Gdy dłużnik jednak zapłaci, rozwiązanie odpisu staje się przychodem. To ma sens, bo odpis odzwierciedla przewidywanie, a nie fakt.
Wierzytelność nieściągalna: potrzebujesz dokumentu
Ostatni krok jest ostateczny i najbardziej wymagający. Wierzytelność odpisaną jako nieściągalną zaliczysz do kosztów tylko wtedy, gdy była zarachowana jako przychód należny i jej nieściągalność została udokumentowana w jeden ze sposobów wskazanych w art. 16 ust. 2 ustawy o CIT. Lista jest zamknięta:
- Postanowieniem o nieściągalności wydanym przez organ postępowania egzekucyjnego, czyli w praktyce przez komornika, i uznanym przez wierzyciela za odpowiadające stanowi faktycznemu.
- Postanowieniem sądu o oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości, gdy majątek dłużnika nie wystarcza nawet na koszty postępowania, o umorzeniu postępowania upadłościowego z tego samego powodu, albo o zakończeniu postępowania upadłościowego.
- Protokołem sporządzonym przez podatnika, stwierdzającym, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne przewyższałyby kwotę wierzytelności.
Trzecia możliwość jest w praktyce ratunkiem przy drobnych kwotach. Przy fakturze na 800 zł nikt nie będzie prowadził egzekucji, żeby zdobyć postanowienie komornika. Protokół musi jednak zawierać konkretne wyliczenie, a nie ogólnikowe stwierdzenie, że nie opłaca się iść do sądu.
Jak przebiega postępowanie, które kończy się postanowieniem o bezskuteczności egzekucji, i ile realnie kosztuje, opisaliśmy w artykule o egzekucji komorniczej krok po kroku.
Co zrobić, gdy dłużnik ogłosił upadłość
Upadłość dłużnika zmienia dwie rzeczy naraz. Po stronie podatkowej otwiera drogę do uprawdopodobnienia i do udokumentowania nieściągalności. Po stronie windykacyjnej zamyka drogę do zwykłej egzekucji i nakłada twardy termin: zgłoszenie wierzytelności składasz syndykowi przez Krajowy Rejestr Zadłużonych, w ciągu 30 dni od obwieszczenia o ogłoszeniu upadłości.
Uwaga na kolejność zaspokojenia, bo tu ginie najwięcej pieniędzy. Należność główna trafia zwykle do kategorii drugiej, ale odsetki spadają do kategorii trzeciej, co w większości postępowań oznacza, że nie zostanie z nich nic. Cały tryb, z terminami i kosztem spóźnionego zgłoszenia, rozłożyliśmy w tekście o tym, co zrobić, gdy dłużnik ogłosił upadłość.
Zanim odpiszesz: sprawdź, czy ktoś to kupi
Odpisanie należności w koszty daje Ci oszczędność podatkową rzędu kilkunastu procent jej wartości. To sporo, ale zawsze mniej niż to, co możesz dostać, sprzedając dług komuś, kto uzna go za możliwy do odzyskania. Świeża, bezsporna faktura B2B wobec działającej firmy bywa warta kilkadziesiąt procent nominału, a wierzytelność po bezskutecznej egzekucji już tylko kilka procent. Dlatego zanim uznasz sprawę za zamkniętą, warto wystawić fakturę na sprzedaż i porównać oferty kupujących, bo cena bywa wyższa niż oszczędność podatkowa.
Jest tu jednak haczyk podatkowy, o którym łatwo zapomnieć: zbycie wierzytelności zamyka drogę do ulgi na złe długi, bo jednym z jej warunków jest to, że należność nie została uregulowana ani zbyta. Strata ze sprzedaży jest kosztem, ale tylko do wysokości kwoty wcześniej zarachowanej jako przychód należny, czyli wartości netto (art. 16 ust. 1 pkt 39 CIT). Kolejność decyzji ma więc realną cenę. Więcej o wycenie i mechanice cesji znajdziesz na stronie o sprzedaży wierzytelności.
Kiedy odpisać należność: praktyczna kolejność
Jeżeli miałbyś powiesić nad biurkiem jedną kartkę, wyglądałaby tak:
- Dzień 1 po terminie: przypomnienie, telefon, potem wezwanie do zapłaty z odsetkami. Tu wraca większość pieniędzy.
- Dzień 90: skorzystaj z ulgi na złe długi w VAT i w podatku dochodowym. Nie potrzebujesz niczego poza tym, że faktura nadal nie została zapłacona ani zbyta.
- Miesiące 4 do 12: pozew, nakaz zapłaty, egzekucja. Gdy pojawi się uprawdopodobnienie, rozważ odpis aktualizujący (pamiętając, że wyklucza się z ulgą).
- Po bezskutecznej egzekucji: masz postanowienie komornika, więc odpisujesz wierzytelność jako nieściągalną.
- Cały czas w tle: pilnuj przedawnienia. Przedawniona wierzytelność to nie tylko utracone pieniądze, ale też kłopot z uzasadnieniem kosztu.
Termin dla faktur B2B wynosi zwykle trzy lata i upływa z końcem roku kalendarzowego, o czym więcej na stronie o przedawnieniu faktury.
Najlepszy koszt to ten, którego nie musisz księgować
Wszystkie trzy ścieżki mają wspólną cechę: żadna nie zwraca Ci pieniędzy. Ulga zwraca podatek, odpis obniża podstawę, sprzedaż daje ułamek nominału. Pełne 100% wraca wyłącznie wtedy, gdy dłużnik zapłaci, a prawdopodobieństwo tego spada gwałtownie z każdym miesiącem milczenia.
Dlatego pierwszym elementem polityki podatkowej wobec złych długów powinien być proces, który nie pozwala fakturom dożyć dziewięćdziesiątego dnia. Monitoring należności pokazuje, które faktury zbliżają się do granicznych terminów, a automatyczna windykacja przypomina, dzwoni i wysyła wezwania, zanim ktokolwiek zacznie liczyć dni do odpisu. Spisany harmonogram procedury windykacyjnej sprawia, że nikt w firmie nie musi tego pamiętać.
Księgowy odpis nieściągalnej należności jest potrzebny i całkowicie legalny. Po prostu najlepiej, gdy w Twojej firmie zdarza się rzadko.