Rekompensata za koszty odzyskiwania należności to zryczałtowana kwota, którą wierzyciel B2B może doliczyć dłużnikowi za samo to, że faktura nie została zapłacona w terminie. Wynosi 40, 70 albo 100 euro w zależności od wartości świadczenia pieniężnego, przelicza się ją po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym faktura stała się wymagalna, i nie trzeba wykazywać, że jakiekolwiek koszty odzyskiwania rzeczywiście poniosłeś. Podstawą jest art. 10 ustawy z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.
Brzmi prosto. W praktyce firmy mylą się w dwóch miejscach: przy progu (bo granice 5 000 i 50 000 zł działają inaczej, niż się wydaje) i przy kursie (bo prawie każdy bierze kurs z dnia wystawienia noty, a to zły dzień). Poniżej obie rzeczy po kolei, z liczbami.
Ile wynosi rekompensata: trzy progi
Art. 10 ust. 1 ustawy wiąże wysokość rekompensaty z wartością świadczenia pieniężnego w danej transakcji handlowej, a nie z sumą wszystkiego, co kontrahent jest Ci winien.
| Wartość świadczenia pieniężnego | Rekompensata | Uwaga o granicy |
|---|---|---|
| Nie przekracza 5 000 zł | 40 euro | Dokładnie 5 000 zł to jeszcze próg 40 euro |
| Wyższa niż 5 000 zł, ale niższa niż 50 000 zł | 70 euro | Obie granice są otwarte |
| Równa 50 000 zł albo wyższa | 100 euro | Dokładnie 50 000 zł to już próg 100 euro |
Zwróć uwagę na sformułowania. Faktura na równe 5 000 zł daje 40 euro, a nie 70. Faktura na równe 50 000 zł daje 100 euro, a nie 70. Ustawa użyła w pierwszym progu zwrotu „nie przekracza”, a w trzecim „równa lub wyższa”, więc obie okrągłe kwoty wpadają do progu, do którego intuicyjnie nie pasują.
Jaki kurs euro do rekompensaty
To jest miejsce, w którym księgowość myli się najczęściej. Ustawa nie każe brać kursu z dnia wystawienia noty obciążeniowej, ani z dnia zapłaty, ani z dnia wystawienia faktury. Bierzesz średni kurs euro ogłoszony przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne.
Rozłóżmy to na czynniki. Liczy się miesiąc wymagalności, czyli ten, w którym minął termin płatności faktury. Cofasz się o jeden miesiąc. Bierzesz ostatni dzień roboczy tamtego miesiąca, a nie ostatni dzień kalendarzowy. Odczytujesz kurs średni z tabeli A NBP.
Przykład. Faktura ma termin płatności 14 lipca 2026 r. Wymagalna staje się w lipcu 2026 r. Miesiąc poprzedzający to czerwiec 2026 r., a jego ostatni dzień roboczy to wtorek 30 czerwca 2026 r. Kurs średni NBP z tego dnia wynosił 4,2963 zł za euro. Dla wszystkich faktur wymagalnych w lipcu 2026 r. stawki wyglądają więc tak:
| Próg | Kwota w euro | Kurs NBP z 30.06.2026 | Rekompensata w złotych |
|---|---|---|---|
| Faktura do 5 000 zł | 40 EUR | 4,2963 | 171,85 zł |
| Faktura powyżej 5 000 zł i poniżej 50 000 zł | 70 EUR | 4,2963 | 300,74 zł |
| Faktura od 50 000 zł | 100 EUR | 4,2963 | 429,63 zł |
Jeżeli masz dwie faktury wymagalne w różnych miesiącach, każda z nich przelicza się po własnym kursie. To nie jest formalność: przy dużej liczbie faktur różnice kursowe potrafią zmienić łączną kwotę noty o kilkaset złotych.
Czy trzeba udowodnić, że poniosło się koszty
Nie. To najmocniejsza cecha tego przepisu i jednocześnie ta, w którą dłużnicy najczęściej nie wierzą. Sąd Najwyższy przeciął spór uchwałą z 11 grudnia 2015 r. (sygn. III CZP 94/15), w której stwierdził, że rekompensata przysługuje wierzycielowi bez konieczności wykazania, że koszty te zostały poniesione. Jest to ryczałt należny z mocy prawa, a nie odszkodowanie.
Z tego wynikają dwie rzeczy praktyczne. Po pierwsze, nie musisz prowadzić żadnej ewidencji czasu pracy księgowej ani zbierać potwierdzeń nadania listów poleconych. Po drugie, rekompensata należy Ci się także wtedy, gdy dłużnik zapłacił z jednodniowym opóźnieniem, a Ty nie zrobiłeś w tym czasie absolutnie nic.
Roszczenie powstaje od dnia nabycia uprawnienia do odsetek, czyli z chwilą, gdy spełniłeś swoje świadczenie, a zapłata nie nastąpiła w umówionym albo ustawowym terminie. Wcześniej nie ma czego naliczać, później nie trzeba już nic robić: rekompensata przysługuje bez wezwania.
Czy rekompensata należy się od każdej faktury osobno
Co do zasady tak. Podstawą jest pojedyncza transakcja handlowa, a nie umowa ramowa, pod którą wystawiono sto faktur. Jeżeli świadczenie spełniane jest częściami, według kolejnych zamówień albo kolejnych faktur, rekompensata liczy się od każdej niezapłaconej części.
Jest jednak granica i trzeba o niej mówić uczciwie, bo pomijają ją artykuły zachwycone tym przepisem. Sąd może w wyjątkowych okolicznościach ocenić dochodzenie rekompensaty od każdej z wielu drobnych faktur jako nadużycie prawa podmiotowego (art. 5 Kodeksu cywilnego) i oddalić takie żądanie. Dzieje się tak, gdy kwota rekompensat rażąco przewyższa wartość samego długu, a wierzyciel sztucznie rozdrobnił świadczenie. Reguła pozostaje: należy się od każdej transakcji. Wyjątek: sąd bada okoliczności konkretnej sprawy.
Czy rekompensatę można wyłączyć w umowie
Nie. Art. 13 ustawy czyni nieważnymi postanowienia umowne wyłączające albo ograniczające uprawnienia wierzyciela wynikające między innymi z art. 10. Jeżeli duży odbiorca wpisał do kontraktu, że „strony wyłączają stosowanie rekompensaty za koszty odzyskiwania należności”, ten zapis po prostu nie działa, a w jego miejsce wchodzą przepisy ustawy. Nie musisz go negocjować ani wypowiadać. Wystarczy, że go zignorujesz i naliczysz rekompensatę.
Co, jeśli realne koszty były wyższe niż ryczałt
Wtedy ryczałt jest podłogą, nie sufitem. Obok rekompensaty ustawa pozwala żądać zwrotu, w uzasadnionej wysokości, poniesionych kosztów odzyskiwania należności przewyższających tę kwotę (art. 10 ust. 2). Tu reguła się odwraca: nadwyżkę ponad 40, 70 albo 100 euro trzeba już udokumentować i wykazać, że była uzasadniona. W praktyce dotyczy to kosztów obsługi prawnej albo zleconej windykacji przy dużych, trudnych sprawach.
Podatki i dokument: nota, nie faktura
Rekompensata nie jest wynagrodzeniem za dostawę towaru ani za usługę, więc nie podlega VAT. Dokumentujesz ją notą obciążeniową (nazywaną też notą windykacyjną), a nie fakturą. W podatku dochodowym rozpoznajesz ją jako przychód kasowo, czyli dopiero w dniu faktycznego otrzymania pieniędzy, a nie w dniu wystawienia noty. To wygodne: naliczenie rekompensaty, której dłużnik nigdy nie zapłaci, nie wywoła u Ciebie podatku.
Jeżeli obok rekompensaty naliczasz odsetki, wystaw osobno notę odsetkową. Aktualne stawki znajdziesz na stronie o odsetkach za opóźnienie w transakcjach handlowych.
Kiedy przedawnia się roszczenie o rekompensatę
Ustawa nie przewiduje własnego terminu, więc stosuje się zasadę ogólną z art. 118 Kodeksu cywilnego: trzy lata, bo roszczenie jest związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Przeważa pogląd, że jest to roszczenie samodzielne, z własnym biegiem przedawnienia liczonym od dnia, w którym stało się wymagalne, a nie roszczenie uboczne dzielące los należności głównej. Praktyczny wniosek jest taki, że rekompensaty można dochodzić także wtedy, gdy dłużnik zapłacił już samą fakturę, byle w ciągu trzech lat.
Najczęstsze błędy przy naliczaniu
Kurs z dnia wystawienia noty. Najczęstszy i najkosztowniejszy. Kurs bierzesz z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc wymagalności faktury, choćbyś notę wystawiał pół roku później.
Sumowanie faktur do jednego progu. Trzy faktury po 3 000 zł to trzy razy 40 euro, a nie raz 70 euro. Próg ocenia się dla każdej transakcji osobno.
Czekanie z rekompensatą do końca sprawy. Rekompensata przysługuje od dnia nabycia uprawnienia do odsetek, bez wezwania. Nota może wyjść razem z pierwszym wezwaniem do zapłaty.
Naliczanie jej konsumentowi. Ustawa dotyczy wyłącznie transakcji handlowych między przedsiębiorcami. Przy windykacji od osoby fizycznej rekompensata nie przysługuje w ogóle.
Rezygnacja z rekompensaty w zamian za zapłatę. To wolno zrobić, ale świadomie. Jeżeli kontrahent jest ważny, umorzenie rekompensaty bywa tańsze niż spór. Zapisz to jednak w porozumieniu, bo inaczej zostaje w księgach jako nieściągalna należność.
Co daje rekompensata naprawdę
Sto siedemdziesiąt złotych nie pokrywa kosztu jednej rozmowy telefonicznej prawnika. Wartość tego przepisu leży gdzie indziej: rekompensata jest jedyną sankcją, która działa automatycznie i której nie da się umownie wyłączyć. Kontrahent, który regularnie płaci dwa tygodnie po terminie, po trzech miesiącach widzi na saldzie kilka not obciążeniowych i zaczyna liczyć. To zmienia zachowanie skuteczniej niż grzeczne przypomnienia.
Warunek jest jeden: rekompensata musi być naliczana zawsze, a nie wtedy, gdy ktoś sobie o niej przypomni. Windykator.ai nalicza ją i odsetki automatycznie dla każdej przeterminowanej faktury, po właściwym kursie NBP, i dokłada do wezwania. Więcej o samym uprawnieniu przeczytasz na stronie rekompensata za koszty odzyskiwania należności, a o tym, jak pilnować terminów, zanim w ogóle dojdzie do naliczania, w opisie monitoringu należności. Sam wzór na odsetki i aktualną stawkę wyjaśniamy osobno w poradniku o tym, jak obliczyć odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych, a samą kwotę policzy za Ciebie kalkulator odsetek ustawowych za opóźnienie.
Jeżeli dłużnik ignoruje także notę, kolejnym krokiem jest zwykle windykacja sądowa, a przy powtarzalnych opóźnieniach warto z góry zadbać o zabezpieczenie wierzytelności.
Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Stan prawny na lipiec 2026 r. Kurs NBP podany dla ostatniego dnia roboczego czerwca 2026 r.; dla faktur wymagalnych w innych miesiącach zastosuj właściwy kurs z tabeli A.