Tak, rekompensata należy się od każdej faktury osobno. Art. 10 ust. 3 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych stanowi, że uprawnienie do ryczałtu przysługuje od transakcji handlowej, a nie od dłużnika, od umowy ramowej ani od okresu rozliczeniowego. Kontrahent, który spóźnił się z dziesięcioma fakturami, jest winien dziesięć rekompensat, każdą przeliczoną po własnym kursie euro.
To jedno z tych miejsc, gdzie polska ustawa jest wyjątkowo korzystna dla wierzyciela, a mimo to większość firm z tego nie korzysta. Poniżej dokładnie to, co wynika z przepisu, i to, czego przepis nie mówi, a co i tak przesądza o wyniku sprawy w sądzie.
Co dokładnie mówi przepis
Pełne brzmienie art. 10 ust. 3 jest krótkie: "Uprawnienie do kwoty, o której mowa w ust. 1, przysługuje od transakcji handlowej, z zastrzeżeniem art. 11 ust. 2 pkt 2".
Jednostką rozliczeniową jest więc transakcja handlowa, czyli w praktyce pojedyncza dostawa towaru albo pojedyncza usługa udokumentowana jedną fakturą. Nie ma znaczenia, że wszystkie faktury wystawiłeś temu samemu kontrahentowi, na podstawie tej samej umowy ramowej i w tym samym miesiącu. Każda z nich jest osobnym świadczeniem pieniężnym z osobnym terminem płatności, więc każda rodzi osobne roszczenie.
Ma to trzy konkretne konsekwencje, o które najczęściej pytają księgowi.
| Sytuacja | Ile rekompensat | Podstawa |
|---|---|---|
| 10 faktur od jednego kontrahenta, wszystkie po terminie | 10 | art. 10 ust. 3 |
| 1 faktura płatna w 4 ratach, 3 raty przeterminowane | 3 | art. 11 ust. 2 pkt 2 |
| 1 faktura zapłacona w dwóch częściach po terminie | 1 | art. 10 ust. 3 |
| 1 faktura przeterminowana o 400 dni | 1 | ryczałt jest jednorazowy |
Ostatni wiersz bywa zaskoczeniem. Rekompensata nie narasta z czasem tak jak odsetki. To jednorazowy ryczałt, który powstaje raz, w dniu nabycia uprawnienia do odsetek za opóźnienie, i już się nie zwiększa, choćby dłużnik zwlekał dwa lata.
Progi ustala się od pojedynczej faktury, nie od sumy
Ta sama logika działa przy wyborze stawki. Progi z art. 10 ust. 1 odnoszą się do wartości świadczenia pieniężnego, czyli do kwoty jednej transakcji:
- 40 euro, gdy wartość świadczenia nie przekracza 5000 zł,
- 70 euro, gdy jest wyższa niż 5000 zł, ale niższa niż 50 000 zł,
- 100 euro, gdy jest równa lub wyższa od 50 000 zł.
Jeżeli masz cztery faktury po 3000 zł, nie sumujesz ich do 12 000 zł, żeby wejść w próg 70 euro. Naliczasz cztery razy po 40 euro, co i tak daje więcej niż jedna rekompensata w wyższej stawce. Działa to też w drugą stronę: jednej faktury na 60 000 zł nie dzielisz na mniejsze, żeby naliczyć kilka ryczałtów, bo transakcja jest jedna.
Każdą kwotę przeliczasz przy tym po innym kursie, jeżeli faktury były wymagalne w różnych miesiącach. Kurs bierze się z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc wymagalności, więc dziesięć faktur z dziesięciu różnych miesięcy oznacza dziesięć różnych kursów. To najbardziej pracochłonna część całej operacji i główny powód, dla którego rekompensata bywa odpuszczana. Kalkulator rekompensaty 40 euro przyjmuje kilka faktur naraz i sam pobiera właściwy kurs NBP dla każdej z nich.
Gdzie sądy stawiają granicę
Tu zaczyna się część, której brakuje w większości poradników. Literalne brzmienie przepisu jest bezwarunkowe, ale sądy przyjmują, że art. 10 nie wyłącza ogólnych instytucji prawa cywilnego. W praktyce oznacza to jedno: badają, czy wierzyciel nie nadużył prawa podmiotowego w rozumieniu art. 5 Kodeksu cywilnego.
Jaskrawym przykładem nadużycia jest żądanie rekompensaty wielokrotnie przewyższającej samą należność. Ryczałt 40 euro to dziś około 172 zł. Naliczony od faktury na 14 zł albo na 98 zł daje kwotę kilkanaście razy wyższą od długu, i takie roszczenia bywają oddalane. Podobnie oceniane jest masowe naliczanie ryczałtu od setek groszowych pozycji, gdy widać, że celem nie jest pokrycie kosztów odzyskiwania należności, tylko zbudowanie z ustawy odrębnego źródła przychodu.
Co z tego wynika praktycznie:
- Przy normalnych fakturach handlowych, gdzie rekompensata stanowi ułamek procenta należności, zarzut nadużycia prawa praktycznie nie występuje. Nikt nie kwestionuje 300 zł ryczałtu przy fakturze na 18 000 zł.
- Przy fakturach na kilkadziesiąt złotych warto policzyć, czy gra jest warta świeczki. Ryzyko oddalenia jest realne, a koszty procesu przepadają.
- Przy dużej liczbie drobnych pozycji rozsądniej jest naliczyć rekompensatę wybiórczo, od faktur o istotnej wartości, niż od wszystkiego jak leci.
Granica nie wynika z ustawy, tylko z orzecznictwa, więc nie da się jej wskazać kwotowo. Bezpieczna heurystyka jest taka: jeżeli rekompensata przekracza wartość samej faktury, spodziewaj się pytania od sądu.
Dwie rzeczy, których dłużnik nie może zrobić
Pierwsza: nie może wyłączyć rekompensaty w umowie. Art. 13 ustawy unieważnia postanowienia wyłączające albo ograniczające uprawnienia wierzyciela wynikające między innymi z art. 10, a także postanowienia zmierzające do obejścia tych przepisów. W miejsce nieważnej klauzuli wchodzą przepisy ustawy. Zapis w rodzaju "strony wyłączają stosowanie rekompensaty za koszty odzyskiwania należności" jest martwy, nawet jeżeli podpisałeś umowę świadomie.
Druga: nie może żądać, żebyś udowodnił poniesione koszty. Sąd Najwyższy w uchwale z 11 grudnia 2015 roku (III CZP 94/15) przesądził, że rekompensata przysługuje wierzycielowi bez konieczności wykazania, że koszty te zostały poniesione. Jest ryczałtem, więc nie przedstawiasz żadnych rachunków. Dopiero koszty przewyższające ryczałt, na przykład wynagrodzenie kancelarii, trzeba udokumentować i wykazać ich uzasadnioną wysokość (art. 10 ust. 2).
Jest natomiast rzecz, której Ty nie możesz zrobić, a która zaskakuje przy sprzedaży wierzytelności. Art. 10 ust. 4 stanowi wprost, że roszczenie o rekompensatę nie może być zbyte. To wyjątek od ogólnej zasady zbywalności wierzytelności z art. 509 Kodeksu cywilnego. Przy cesji wierzytelności należność główna i odsetki przechodzą na nabywcę, ale ryczałt zostaje przy Tobie. Jeżeli więc zdecydujesz się zamienić samą fakturę na gotówkę od razu, zamiast czekać na efekt windykacji, rekompensatę i tak dochodzisz we własnym imieniu. Warto to sprawdzić w umowie, bo bywa, że nabywca wpisuje ją do przedmiotu cesji bezpodstawnie.
Od kiedy liczyć i jak udokumentować
Roszczenie powstaje w dniu nabycia uprawnienia do odsetek za opóźnienie, czyli pierwszego dnia po upływie terminu zapłaty. Jeden dzień zwłoki wystarczy. Nie musisz dłużnika wzywać, bo przepis mówi wprost, że rekompensata przysługuje bez wezwania.
Późniejsza zapłata należności głównej niczego nie zmienia. Faktura uregulowana z tygodniowym opóźnieniem nadal rodzi pełną rekompensatę, a wielu przedsiębiorców odpuszcza ją właśnie w tym momencie, uznając sprawę za zamkniętą.
Dokumentujesz ją notą obciążeniową, nie fakturą, bo nie jest wynagrodzeniem za dostawę towaru ani za usługę i pozostaje poza zakresem VAT. Na nocie podaj numer faktury źródłowej, datę wymagalności, zastosowany kurs NBP wraz z datą jego ogłoszenia oraz podstawę prawną. Podatkowo przychód powstaje kasowo, dopiero w dacie faktycznego wpływu pieniędzy (art. 12 ust. 3e ustawy o CIT, art. 14 ust. 1i ustawy o PIT), więc samo wystawienie noty nic nie generuje.
Roszczenie o rekompensatę jest związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, więc przyjmuje się dla niego trzyletni termin przedawnienia z art. 118 Kodeksu cywilnego, liczony od dnia powstania. Koniec terminu przesuwa się przy tym na 31 grudnia roku, w którym trzy lata upływają. Jeżeli przeglądasz stare faktury, sprawdź w kalkulatorze przedawnienia długu, czy ryczałt sprzed kilku lat jeszcze da się dochodzić.
Dlaczego to się opłaca policzyć
Rachunek jest prosty i zwykle zaskakuje. Jeżeli w ciągu roku sto Twoich faktur zostało zapłaconych po terminie, a średnia rekompensata wynosi około 250 zł, to na stole leży 25 000 zł, których nikt nie zafakturował. Te pieniądze należą się z mocy ustawy, bez wezwania i bez dowodzenia czegokolwiek.
Powód, dla którego przepadają, jest organizacyjny, nie prawny. Przy dwustu fakturach miesięcznie ktoś musiałby pamiętać o każdym terminie płatności i za każdym razem sięgać po inny kurs historyczny euro. Dlatego rekompensata nalicza się sama tylko wtedy, gdy robi to system do automatycznej windykacji pilnujący terminów, kursów i not obciążeniowych zamiast człowieka z arkuszem. Doliczaj ją do wezwania do zapłaty od razu, razem z odsetkami za opóźnienie w transakcjach handlowych, a nie dopiero na etapie pozwu.