Kiedy firma szuka "automatycznego pobierania należności", zwykle ma na myśli jedną z dwóch rzeczy. Albo chce zdjąć pieniądze z konta kontrahenta bez proszenia go za każdym razem, albo chce, żeby ktoś zamiast niej pilnował terminów i sam upominał się o zapłatę. To dwa zupełnie różne rozwiązania, z różnymi wymaganiami formalnymi i różnym zasięgiem.
Krótka odpowiedź brzmi: automatyczne pobranie środków z rachunku dłużnika jest możliwe wyłącznie wtedy, gdy on wcześniej wyraził na to zgodę, i sprawdza się przy stałych, powtarzalnych płatnościach. Przy jednorazowych fakturach handlowych i przy kontrahencie, który już nie płaci, nie ma czego pobierać, jest natomiast co odzyskiwać. Wtedy automatyzuje się nie przelew, tylko cały proces upominania się o zapłatę.
Trzy modele automatycznego pobierania
Polecenie zapłaty
Dłużnik podpisuje zgodę na obciążanie jego rachunku przez konkretnego wierzyciela, a wierzyciel składa w swoim banku żądania zapłaty. Pieniądze schodzą z konta bez udziału płatnika. Model działa dobrze przy abonamentach, czynszu, opłatach za media i innych stałych kwotach.
Dwa ograniczenia trzeba znać z góry. Po pierwsze, potrzebna jest wcześniejsza zgoda i aktywne uczestnictwo obu banków w systemie. Po drugie, płatnik może żądać zwrotu pobranej kwoty w terminie wynikającym z przepisów o usługach płatniczych i regulaminu banku, a przy braku środków polecenie po prostu nie dojdzie do skutku. To narzędzie porządkujące płatności lojalnych klientów, a nie sposób na dłużnika, który przestał płacić.
Obciążenie karty lub cykliczna płatność w bramce
Odpowiednik polecenia zapłaty w usługach abonamentowych i SaaS. Klient zapisuje kartę, a system obciąża ją w kolejnych okresach. Skuteczne przy niskich, powtarzalnych kwotach, zawodne przy dużych fakturach handlowych: karty wygasają, limity się kończą, a przy sporze klient sięga po chargeback.
Automatyczna windykacja
Tu nie chodzi o pobranie pieniędzy, tylko o automatyzację upominania się o nie. System pilnuje terminów, wysyła przypomnienia przed terminem i po nim, dzwoni, generuje wezwania z odsetkami i eskaluje sprawę dalej według ustalonego harmonogramu. Pieniądze wpływają zwykłym przelewem, tylko dużo szybciej, bo sprawa nigdy nie wypada z obiegu. Tak działa automatyczna windykacja należności i to jest jedyny z trzech modeli, który zadziała wobec kontrahenta już zalegającego z płatnością.
Które rozwiązanie do czego
| Sytuacja | Polecenie zapłaty | Karta cykliczna | Automatyczna windykacja |
|---|---|---|---|
| Stały abonament, klient współpracuje | Bardzo dobre | Bardzo dobre | Niepotrzebne |
| Powtarzalne faktury, terminy 14 do 30 dni | Dobre, jeśli jest zgoda | Ograniczone kwotą | Dobre uzupełnienie |
| Jednorazowa faktura handlowa | Nie działa bez zgody | Rzadko akceptowane w B2B | Właściwe narzędzie |
| Kontrahent już zalega | Brak środków, brak efektu | Odrzucenie transakcji | Właściwe narzędzie |
| Sporna faktura | Ryzyko żądania zwrotu | Ryzyko chargebacku | Kontakt i ustalenie przyczyny |
Wniosek jest prosty: automatyczne pobranie środków działa tam, gdzie relacja jest zdrowa, a windykacja tam, gdzie przestała być. Firmy, które próbują zastąpić drugie pierwszym, zwykle kończą z podpisanymi zgodami od klientów, którzy i tak płacili terminowo, i bez żadnego narzędzia wobec tych, którzy nie płacą.
Co da się realnie zautomatyzować w windykacji
Prawie wszystko poza decyzją o pozwie. Sensowny, sprawdzony harmonogram dla faktury B2B z terminem 14 dni wygląda tak:
| Dzień | Kanał | Cel |
|---|---|---|
| minus 3 | Przypomnienie o zbliżającym się terminie, prewencja | |
| 1 | SMS oraz e-mail | Informacja, że termin minął, bez ostrego tonu |
| 5 | Telefon | Ustalenie konkretnej daty zapłaty i przyczyny opóźnienia |
| 10 | Wezwanie do zapłaty z naliczonymi odsetkami | |
| 21 | Telefon oraz list | Ostateczne wezwanie przed eskalacją |
| 30 | Decyzja człowieka | Pozew, sprzedaż wierzytelności albo odpis |
Najważniejszy w tej tabeli jest dzień piąty. Telefon jest jedynym kanałem, który wymusza reakcję tu i teraz, i jednocześnie jedynym, którego firmy nie wykonują, bo pochłania czas zespołu. Dlatego automatyzacja, która obejmuje tylko e-mail i SMS, daje mniej niż połowę możliwego efektu. W Windykator.ai ten krok wykonuje voicebot: AI dzwoni do dłużnika po polsku, pyta o termin spłaty i zapisuje deklarację w panelu. Jak wygląda taka rozmowa, opisujemy na stronie o windykacji telefonicznej.
Drugi element, o którym łatwo zapomnieć, to odsetki i rekompensata. W transakcjach handlowych odsetki ustawowe za opóźnienie należą się od dnia następującego po terminie, bez wezwania, a obok nich przysługuje rekompensata za koszty odzyskiwania należności w wysokości 40, 70 albo 100 euro, zależnie od wartości świadczenia. Szczegóły w tekście o wyliczeniu rekompensaty 40, 70 i 100 euro.
Kiedy automatyzacja nie wystarczy
Są trzy sytuacje, w których żaden harmonogram nie pomoże i trzeba przejść do innego narzędzia.
Pierwsza to faktura sporna. Jeśli kontrahent kwestionuje zakres albo jakość, kolejne przypomnienia tylko utrwalają konflikt, a sprawa wymaga rozmowy merytorycznej i dokumentów. Opisujemy to w tekście o tym, co zrobić, gdy kontrahent kwestionuje fakturę.
Druga to realny brak środków po stronie dłużnika. Wtedy rozsądniejsze bywa rozłożenie długu na raty z uznaniem długu niż eskalacja, bo ugoda z uznaniem przerywa bieg przedawnienia i daje pewność co do harmonogramu spłaty.
Trzecia to sytuacja, w której to Ty potrzebujesz pieniędzy teraz, a nie za trzy miesiące. Windykacja, nawet dobrze poprowadzona, ma swój czas, a etap sądowy jeszcze go wydłuża. Jeśli chodzi o świeżą, bezsporną fakturę, alternatywą bywa zamiana jej na gotówkę od razu zamiast czekania na efekt kolejnych wezwań. To rozwiązanie problemu płynności, a nie problemu z dłużnikiem, ale bywa, że dokładnie o to chodzi.
Najczęstsze pytania
Czy można automatycznie pobrać pieniądze z konta dłużnika?
Tylko za jego wcześniejszą zgodą, w ramach polecenia zapłaty albo zapisanej karty płatniczej. Bez takiej zgody jedyną drogą przymusowego pobrania środków z rachunku jest egzekucja komornicza, a ta wymaga tytułu wykonawczego, czyli wcześniejszego wyroku albo nakazu zapłaty z klauzulą wykonalności. Nie istnieje legalny sposób automatycznego ściągnięcia pieniędzy z konta kontrahenta samą fakturą.
Czy polecenie zapłaty sprawdzi się w B2B?
Sprawdza się przy stałych, powtarzalnych kwotach: abonamentach, obsłudze serwisowej, najmie, opłatach za media. Przy jednorazowych fakturach handlowych rzadko, bo kontrahenci niechętnie podpisują zgodę na obciążanie rachunku, a przy braku środków polecenie i tak nie dojdzie do skutku. Traktuj je jako narzędzie porządkujące płatności klientów, którzy płacą, a nie jako windykację.
Co daje automatyczna windykacja, czego nie daje przypomnienie w programie do faktur?
Przede wszystkim rytm i telefon. Program do faktur zwykle wysyła jedno albo dwa przypomnienia e-mail i na tym kończy działanie. Automatyczna windykacja prowadzi zaplanowaną kaskadę: przypomnienie przed terminem, monit po nim, rozmowę telefoniczną, wezwanie z odsetkami i ostateczne wezwanie, każdy krok w ustalonym dniu i z rosnącym tonem. Porównanie typowych rozwiązań opisujemy w tekście o windykacji w programie księgowym.
Od którego dnia opóźnienia zacząć działać?
Najlepiej przed terminem. Przypomnienie wysłane na trzy dni przed datą zapłaty kosztuje jeden e-mail i wyłapuje wszystkie opóźnienia wynikające z przeoczenia faktury. Pierwszy monit po terminie wysyłaj następnego dnia roboczego, a telefon wykonaj w pierwszym tygodniu. Im dłużej czekasz, tym niżej Twoja faktura ląduje na liście priorytetów dłużnika.
Podsumowanie
Automatyczne pobieranie należności i automatyczna windykacja rozwiązują dwa różne problemy. Pierwsze porządkuje płatności klientów, którzy chcą płacić, i wymaga ich zgody. Drugie odzyskuje pieniądze od tych, którzy z jakiegoś powodu przestali, i nie wymaga niczego poza konsekwencją.
W większości firm B2B rozsądny zestaw to jedno i drugie: polecenie zapłaty albo karta na stałych, powtarzalnych opłatach i zautomatyzowany, wielokanałowy proces upominania się o resztę. Jak ustawić ten drugi element od zera, opisujemy w tekście o tym, od czego zacząć automatyzację windykacji.