Jeśli Twoi kontrahenci płacą po pierwszym przypomnieniu, moduł windykacji w programie księgowym w zupełności wystarczy i dokładanie osobnego systemu jest zbędnym kosztem. Osobne narzędzie zaczyna się opłacać w jednej konkretnej sytuacji: gdy te same nazwy wracają w zestawieniu przeterminowanych mimo regularnie wysyłanych wiadomości. To znak, że problemem nie jest brak przypomnień, tylko brak kanału, którego dłużnik nie zignoruje.
Poniżej praktyczne porównanie obu podejść: co realnie potrafią moduły w polskich systemach, gdzie przebiega ich granica i jak policzyć, czy zmiana ma sens.
Co potrafi moduł windykacji w programie księgowym
Zakres bywa różny, ale wspólny mianownik wygląda podobnie: system pracuje na rozrachunkach, które i tak masz w księgach, i na tej podstawie automatycznie wysyła wiadomości oraz generuje dokumenty.
| System | Jak realizuje windykację |
|---|---|
| Comarch ERP Optima | Schematy windykacyjne w module CRM Plus, automatyczne e-maile i SMS, blokada sprzedaży dla dłużnika |
| enova365 | Osobny moduł Windykacja: procedury i wiele ścieżek, sprawy łączące należności, wezwania i noty odsetkowe, automatyczna wysyłka SMS i e-mail, automatyzacja przez Workflow |
| Symfonia | Monity i wezwania do zapłaty z naliczonymi odsetkami z rozrachunków, elastyczne schematy windykacji, harmonogram przypomnień |
| Streamsoft | Moduł Windykator w Prestiżu dla działu windykacji, w Firmino automatyczna wysyłka e-mail przed terminem i po nim, z harmonogramem i historią przy dokumencie |
Mocne strony tego podejścia są realne i nie warto ich lekceważyć. Dane nie wędrują między systemami, więc nie ma importów, eksportów ani rozjazdów w saldach. Wezwania i noty odsetkowe powstają na tych samych dokumentach, które już wystawiłeś. Historia działań siedzi przy fakturze, czyli tam, gdzie naturalnie jej szukasz. A jeśli masz dział windykacji, rozwiązania takie jak moduł w enova365 czy Windykator w Prestiżu pozwalają przypisywać sprawy do konkretnych osób i porządkować pracę zespołu, czego zwykłe przypomnienia nie robią.
Gdzie kończą się możliwości modułu w ERP
Granica jest w większości systemów zaskakująco podobna i przebiega w tym samym miejscu: przy telefonie.
Moduły windykacyjne automatyzują kanały pisemne, czyli e-mail, czasem SMS, oraz generowanie dokumentów. Kontakt telefoniczny występuje w nich najczęściej jako krok ścieżki windykacyjnej, ale jest to zadanie wystawione pracownikowi, a nie czynność wykonywana przez system. W praktyce takie zadania miesiącami wiszą na liście, bo wydzwanianie dłużników jest czasochłonne i po ludzku nieprzyjemne. Największa część automatyzacji kończy się więc dokładnie tam, gdzie zaczyna się to, co działa najskuteczniej.
Druga granica to model licencji. Moduł windykacyjny wymaga licencji na cały system, a często dodatkowych elementów: w Comarch jest to CRM Plus, w enova365 osobno licencjonowany moduł Windykacja plus dodatek do wysyłki SMS, w Firmino windykacja jest usługą dodatkową w planie. Dla firmy, która i tak pracuje w danym ERP, to naturalny wybór. Dla firmy pracującej w innym programie oznacza to koszt licencji i wdrożenia po to, żeby ponaglać dłużników.
Trzecia granica dotyczy biur rachunkowych i firm obsługujących wielu wierzycieli. Moduł w ERP działa w ramach bazy jednej firmy, więc obsługa kilkunastu klientów z jednego miejsca zwykle nie jest tym, pod co go zaprojektowano.
Kiedy wystarczy to, co masz
Nie ma sensu dokładać narzędzia, jeśli spełniasz te warunki:
- większość kontrahentów płaci po pierwszym lub drugim przypomnieniu,
- opóźnienia liczysz w dniach, nie w miesiącach,
- lista przeterminowanych faktur jest krótka i zmienia się co miesiąc, a nie składa się wciąż z tych samych nazw,
- nie potrzebujesz windykować w imieniu innych podmiotów.
W takiej sytuacji włącz przypomnienia przed terminem płatności, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś. To najtańsza i najbardziej niedoceniana funkcja w każdym z tych systemów, bo wycina opóźnienia wynikające ze zwykłego przeoczenia faktury, zanim staną się sprawą windykacyjną.
Kiedy osobny system zaczyna się opłacać
Sygnałów jest kilka i zwykle występują razem.
Te same nazwy wracają co miesiąc. Jeśli mimo regularnych wiadomości ta sama grupa kontrahentów stale figuruje w przeterminowanych, kolejne e-maile nie zmienią wyniku. Trafiają tam, gdzie poprzednie.
Nikt nie wykonuje telefonów. Sprawdź, ile zadań typu „skontaktuj się z klientem” wisi w systemie dłużej niż dwa tygodnie. To zwykle najbardziej wymowna liczba w całej analizie.
Rośnie DSO. Jeżeli średni czas ściągania należności rośnie mimo działającej automatyzacji, automatyzacja obejmuje za wąski wycinek procesu. Sposób liczenia opisujemy w tekście o tym, jak wyliczyć DSO.
Windykujesz dla wielu podmiotów. Biuro rachunkowe prowadzące należności klientów potrzebuje jednego panelu dla wielu firm, a nie osobnej instancji programu na klienta. Jak taki panel wygląda w praktyce, pokazujemy przy windykacji dla biur rachunkowych, a osobno opisaliśmy sytuację odwrotną, czyli to, co zrobić, gdy klient nie płaci za usługi księgowe.
Zmieniasz ERP albo dopiero go wybierasz. Wtedy wiązanie windykacji z decyzją o systemie tylko opóźnia jedno i drugie.
Jeżeli te sygnały pasują do Twojej firmy, warto porównać dedykowane narzędzia zamiast kolejnego modułu. Zestawienia funkcji i cen przygotowaliśmy przy alternatywie dla Flobo i alternatywie dla Vindicat.
Czy trzeba wybierać
Nie i to jest najczęściej pomijana opcja. Te podejścia nie wykluczają się, bo odpowiadają za różne rzeczy.
W praktyce dobrze sprawdza się podział, w którym księgowość, rozrachunki, noty odsetkowe i dokumenty zostają w programie księgowym, bo tam jest ich miejsce, a kontakt z dłużnikiem przenosi się do narzędzia, które prowadzi go wielokanałowo i faktycznie dzwoni. ERP odpowiada za to, ile i komu, osobny system za to, żeby ktoś się o to upomniał.
Jak to wygląda przy konkretnych systemach, rozpisaliśmy osobno, uczciwie wskazując również mocne strony każdego z nich: windykacja w enova365, windykacja w Streamsoft, windykacja w Comarch ERP Optima oraz windykacja w Symfonii. Jeśli pracujesz na systemie otwartym, osobno opisaliśmy poziomy Follow-up w Odoo, a przy firmach wielooddziałowych moduł Windykacja w Comarch ERP Altum.
Jak policzyć, czy to się opłaca
Rachunek jest prostszy, niż się wydaje, i warto go zrobić przed decyzją.
Weź średnią wartość przeterminowanych należności z ostatnich miesięcy. Załóżmy, że to 80 000 zł, a średnie opóźnienie wynosi 60 dni. Następnie oszacuj, o ile dni skróciłby się ten czas, gdyby do sekwencji doszedł konsekwentny telefon. Nawet ostrożne 15 dni oznacza, że kwota wraca do firmy o dwa tygodnie wcześniej, a przy stałym abonamencie koszt narzędzia nie rośnie wraz z liczbą spraw.
Drugą część rachunku stanowi czas pracownika. Jeśli ktoś w firmie poświęca kilka godzin tygodniowo na ponaglanie kontrahentów, to realny koszt, tylko ukryty w wynagrodzeniu. Jak wyceniać całość, pokazujemy w tekście o tym, ile kosztuje windykacja należności, a porównanie z modelem prowizyjnym firm windykacyjnych znajdziesz w opracowaniu ile bierze firma windykacyjna.
Warto porównać oba modele rozliczenia. Firma windykacyjna pobiera zwykle prowizję od odzyskanej kwoty, więc przy 80 000 zł należności koszt rośnie proporcjonalnie do sukcesu. Abonament jest stały niezależnie od kwoty, co przy powtarzalnych fakturach B2B wypada korzystniej.
Podsumowanie
Moduł windykacji w programie księgowym jest dobrym i tanim rozwiązaniem dla firm, których kontrahenci reagują na przypomnienia. Jego granicą prawie zawsze jest telefon, który system zleca pracownikowi, zamiast wykonać, oraz uzależnienie od licencji całego ERP. Osobne narzędzie warto dołożyć wtedy, gdy w zestawieniu przeterminowanych wracają te same nazwy, zadania „zadzwoń” zalegają tygodniami, a DSO rośnie mimo działającej automatyzacji. Zwykle nie chodzi o zamianę jednego na drugie, tylko o domknięcie brakującego kanału. Pełny obraz automatycznej windykacji wielokanałowej opisujemy na stronie o automatycznej windykacji należności.