DSO, czyli Days Sales Outstanding, to liczba dni, przez które Twoje pieniądze średnio siedzą u kontrahentów zamiast na koncie firmy. Wzór jest jeden: należności handlowe podzielone przez przychody ze sprzedaży netto za dany okres, pomnożone przez liczbę dni tego okresu. Wynik sam w sobie nic nie znaczy. Znaczenie ma dopiero różnica między nim a terminem płatności, jaki wpisujesz na fakturach.
Firma, która daje 30 dni i ma DSO na poziomie 36 dni, ściąga należności całkiem sprawnie. Firma z tym samym DSO, ale z terminem 14 dni, ma poważny problem, o którym może nie wiedzieć. Dlatego pierwszym krokiem nie jest liczenie, tylko sprawdzenie, na ile dni faktycznie sprzedajesz.
Jak obliczyć DSO: wzór i przykład
DSO liczy się w trzech ruchach.
- Weź saldo należności z tytułu dostaw i usług na koniec okresu (brutto, tak jak siedzi w bilansie przed odpisami).
- Weź przychody ze sprzedaży netto za ten sam okres.
- Podziel pierwsze przez drugie i pomnóż przez liczbę dni okresu.
Przykład dla kwartału liczącego 91 dni. Przychody netto ze sprzedaży wyniosły 1 200 000 zł. Należności handlowe na koniec kwartału to 480 000 zł.
DSO = 480 000 / 1 200 000 × 91 = 36,4 dnia.
Jeżeli Twoje faktury mają termin 30 dni, to średnio czekasz sześć dni ponad termin. Przy terminie 14 dni te same 36,4 dnia oznaczają, że przeciętna faktura jest przeterminowana o ponad trzy tygodnie.
Ważne zastrzeżenie o VAT. Należności w bilansie są kwotami brutto, a przychody ze sprzedaży są netto. Ta niespójność zawyża DSO o mniej więcej tyle, ile wynosi stawka VAT. Możesz z nią żyć, jeśli liczysz DSO zawsze tak samo i porównujesz okres do okresu. Jeżeli natomiast porównujesz się z inną firmą, upewnij się najpierw, że liczy tak samo, bo inaczej porównujesz dwie różne rzeczy.
Czym różni się DSO od wskaźnika rotacji należności
To ten sam pomiar wyrażony na dwa sposoby. Wskaźnik rotacji należności podaje, ile razy w roku należności się „obracają”, czyli ile razy zostały zainkasowane. DSO przelicza to samo na dni.
| Miara | Wzór | Odczyt |
|---|---|---|
| Wskaźnik rotacji należności (w razach) | przychody netto / średni stan należności | Ile razy w okresie należności zamieniły się w gotówkę |
| DSO (w dniach) | należności / przychody netto × liczba dni | Ile dni średnio czekasz na zapłatę |
| Relacja | DSO = liczba dni okresu / wskaźnik rotacji | Rotacja 10 razy w roku to DSO równe 36,5 dnia |
W rozmowie z bankiem albo z zarządem lepiej działa DSO, bo dni każdy rozumie od razu. W analizie porównawczej częściej używa się rotacji.
Metoda countback, czyli DSO liczone od tyłu
Podstawowy wzór ma jedną wadę: rozmazuje sezonowość. Firma, która połowę rocznej sprzedaży robi w grudniu, zobaczy w grudniowym DSO liczbę, która nie mówi nic o realnym ściąganiu należności, bo mianownik nagle spuchł.
Metoda countback rozwiązuje to inaczej. Bierzesz saldo należności i „zdejmujesz” z niego sprzedaż kolejnych miesięcy, cofając się wstecz, aż saldo się wyczerpie. Liczba dni, które w ten sposób przeszedłeś, to Twoje DSO.
Załóżmy 480 000 zł należności. Sprzedaż marca wyniosła 300 000 zł, lutego 250 000 zł. Zdejmujesz cały marzec (31 dni, zostaje 180 000 zł), potem część lutego: 180 000 / 250 000 × 28 = 20,2 dnia. DSO liczone metodą countback wynosi 51,2 dnia, czyli sporo więcej niż 36,4 dnia ze wzoru podstawowego. Ta różnica to właśnie sygnał sezonowości, którego uśredniony wzór nie pokaże.
Nie ma tu metody lepszej i gorszej. Jest reguła: wybierz jedną i trzymaj się jej, bo wartość DSO bierze się z trendu, a nie z jednego odczytu.
Jaki DSO jest dobry?
Nie istnieje uniwersalna wartość, którą można wpisać w prezentację. Producent sprzedający sieciom handlowym na 60 dni nigdy nie zejdzie do DSO poniżej 60. Agencja fakturująca z góry może mieć DSO bliskie zeru. Sensowne są tylko trzy porównania.
- DSO kontra Twój średni termin płatności. Nadwyżka to średnie opóźnienie. To najuczciwsza miara skuteczności windykacji.
- DSO kontra Twoje DSO sprzed roku. Trend mówi więcej niż poziom.
- DSO kontra tak zwane best possible DSO, czyli DSO policzone wyłącznie z należności nieprzeterminowanych. Różnica między jednym a drugim to dni, które tracisz na należnościach po terminie.
Ostatnie porównanie jest najbardziej użyteczne, bo pokazuje pole do poprawy w liczbach, a nie w hasłach. Jeżeli DSO wynosi 36,4 dnia, a best possible DSO 22,7 dnia, to prawie 14 dni obrotu leży w fakturach po terminie. Nad tymi 14 dniami da się pracować. Nad terminem 30 dni, wynegocjowanym w umowie, już nie.
Warto też pamiętać, że w transakcjach handlowych między przedsiębiorcami termin zapłaty co do zasady nie powinien przekraczać 60 dni, a gdy dłużnikiem jest podmiot publiczny, obowiązują terminy krótsze. Przekraczanie tych granic bywa nie tylko problemem gotówkowym, ale i regulacyjnym. Pisaliśmy o tym szerzej przy zatorach płatniczych, a praktyczny plan dla mniejszej firmy zebraliśmy w tekście o tym, jak chronić płynność przed zatorami płatniczymi w MSP.
Ile realnie kosztuje wysokie DSO
Tu wskaźnik przestaje być ćwiczeniem księgowym. Skrócenie DSO o jeden dzień uwalnia gotówkę równą jednodniowej sprzedaży.
Firma z rocznymi przychodami 4 800 000 zł sprzedaje średnio za 13 150 zł dziennie. Skrócenie DSO o dziesięć dni uwalnia jednorazowo około 131 500 zł kapitału obrotowego. To pieniądze, których nie musisz pożyczać, na których nie płacisz odsetek i za które nie prosisz banku o zgodę. Żadna optymalizacja kosztów nie daje takiego efektu tak szybko.
Jeżeli gotówka jest potrzebna natychmiast, a nie za kwartał, istnieje jeszcze jedna droga: zamiast czekać na dłużnika, można wystawić niezapłaconą fakturę na sprzedaż i porównać oferty kupujących. Cena będzie niższa od nominału, ale pieniądze są od razu, a ryzyko przechodzi na nabywcę. To rozwiązanie dla pojedynczych, trudnych wierzytelności, nie sposób na zarządzanie całym portfelem.
Jak obniżyć DSO
DSO spada z trzech powodów naraz i żaden z nich nie polega na dzwonieniu głośniej.
Skróć termin, zanim wystawisz fakturę. Najtańsza poprawa DSO dzieje się w umowie, nie w windykacji. Sprawdź, komu dajesz 60 dni tylko dlatego, że tak było pięć lat temu.
Przypominaj przed terminem, nie po. Faktura zapłacona w terminie nie wymaga windykacji. Jedno przypomnienie na trzy dni przed terminem płatności zmienia statystyki bardziej niż trzy monity po. Tym zajmuje się przypomnienie o płatności, a systemowo monitoring należności.
Reaguj tego samego dnia, w którym termin minął. Kontrahent układa kolejkę wypłat według tego, kto się upomina. Firma, która dzwoni pierwszego dnia po terminie, stoi w tej kolejce wyżej niż firma, która wysyła wezwanie po dwóch miesiącach. Dokładnie tak działa automatyczna windykacja: program pilnuje każdej faktury, wysyła SMS i e-mail, a potem voicebot dzwoni po polsku i ustala termin zapłaty.
Czwarty czynnik jest ukryty i psuje statystyki po cichu: należności, które nigdy nie zostaną zapłacone, a wciąż siedzą w bilansie i zawyżają DSO. Trzeba je rozpoznać i wycenić, tworząc odpis aktualizujący należności. Wtedy dopiero widzisz, ile Twoja firma naprawdę ma do odzyskania.
Najkrótsza odpowiedź
Podziel należności przez przychody netto, pomnóż przez liczbę dni okresu. Porównaj wynik z własnym terminem płatności, a nie z branżową średnią z internetu. Policz best possible DSO, żeby zobaczyć, ile dni leży w fakturach po terminie. Potem przelicz jeden dzień DSO na złotówki i pokaż tę liczbę osobie, która decyduje o tym, czy warto pilnować terminów.