Kompensata wzór: generator oświadczenia o kompensacie i druk kompensaty faktur
Oświadczenie o kompensacie nie ma ustawowego wzoru, bo przepisy nie przewidują dla niego żadnej formy szczególnej. Musi jednak jednoznacznie wskazywać obie strony, obie grupy faktur, kwotę potrącenia i saldo, które zostaje do zapłaty. Przy potrąceniu ustawowym z art. 498 Kodeksu cywilnego podpis kontrahenta jest zbędny, ale obie wierzytelności muszą być wymagalne. Generator poniżej sprawdza ten warunek przy każdej fakturze, liczy kwotę potrącenia do wysokości wierzytelności niższej i składa gotową treść pisma.
Aktualizacja: sierpień 2026. Stan prawny: Kodeks cywilny (art. 498 do 505), ustawa o podatku od towarów i usług.
- Sprawdza wymagalność każdej faktury na dzień oświadczenia i wyrzuca z potrącenia ustawowego te, których termin jeszcze nie minął.
- Liczy kwotę potrącenia do wysokości wierzytelności niższej oraz saldo wraz z kierunkiem, czyli kto komu dopłaca.
- Ocenia pozycje przedawnione według art. 502 KC, sprawdzając, czy w chwili, gdy potrącenie stało się możliwe, termin jeszcze nie upłynął.
- Składa gotowy dokument w dwóch wariantach: jednostronnego oświadczenia albo porozumienia dla obu podpisów.
Wpisz faktury po obu stronach. Generator sprawdzi warunki potrącenia z art. 498 § 1 KC, policzy kwotę potrącenia i saldo, oceni pozycje przedawnione według art. 502 KC i złoży gotową treść dokumentu.
Twoja firma
Kontrahent
Nasze należności (kontrahent jest winien nam)
Nasze zobowiązania (jesteśmy winni kontrahentowi)
Uzupełnij kwotę i termin płatności po obu stronach, a generator policzy kwotę potrącenia oraz saldo i złoży gotowy dokument.
Do potrącenia
art. 498 § 2 KC
Nasze należności w potrąceniu
Nasze zobowiązania w potrąceniu
Saldo po kompensacie
Gotowa treść dokumentu
Podstawa: art. 498, art. 499, art. 502, art. 505 i art. 3531 Kodeksu cywilnego · art. 108a ust. 1d ustawy o podatku od towarów i usług. Generator nie zastępuje porady prawnej.
Treść dokumentu
Co musi zawierać oświadczenie o kompensacie
Żaden przepis nie narzuca tu formularza. To dobra wiadomość, dopóki nie dojdzie do sporu: wtedy okazuje się, że ciężar wykazania skutecznego potrącenia spoczywa na tym, kto je złożył. Poniższa tabela zbiera elementy, których brak najczęściej psuje dokument w praktyce.
| Element | Po co | Częsty błąd |
|---|---|---|
| Oznaczenie obu stron | Nazwa, NIP i adres, żeby nie było wątpliwości, między kim następuje potrącenie. | Sama nazwa handlowa zamiast pełnej firmy z KRS. |
| Wierzytelność przedstawiana do potrącenia | Numer faktury, kwota i termin płatności tego, co kontrahent jest winien Tobie. | Zbiorcza kwota bez rozbicia na faktury, przez co nie wiadomo, co dokładnie wygasło. |
| Wierzytelność potrącana | Numer, kwota i termin faktury, którą Ty masz wobec kontrahenta do zapłaty. | Pominięcie tej strony rozliczenia, co zamienia pismo w zwykłe wezwanie do zapłaty. |
| Podstawa prawna | Art. 498 i art. 499 KC przy potrąceniu ustawowym, art. 3531 KC przy umownym. | Powołanie art. 498 KC pod dokumentem, który obejmuje pozycje niewymagalne. |
| Kwota potrącenia i saldo | Wprost wskazana kwota, do której wierzytelności się umarzają, oraz reszta do zapłaty. | Brak salda, przez co obie księgowości rozliczają dokument inaczej. |
| Data i podpis | Podpis osoby uprawnionej do reprezentacji zgodnie z KRS albo pełnomocnika. | Podpis pracownika księgowości bez pełnomocnictwa do składania oświadczeń woli. |
| Dowód doręczenia | Potwierdzenie odbioru, bo skutek następuje z chwilą dojścia pisma do adresata. | Wysyłka zwykłym mailem bez potwierdzenia, czyli brak dowodu w razie sporu. |
art. 498 § 1 KC
Cztery warunki, bez których potrącenie jednostronne nie zadziała
Przepis brzmi tak: gdy dwie osoby są jednocześnie względem siebie dłużnikami i wierzycielami, każda z nich może potrącić swoją wierzytelność z wierzytelności drugiej strony, jeżeli przedmiotem obu wierzytelności są pieniądze lub rzeczy tej samej jakości oznaczone tylko co do gatunku, a obie wierzytelności są wymagalne i mogą być dochodzone przed sądem lub przed innym organem państwowym. Cztery warunki, wszystkie muszą być spełnione naraz.
01
Wzajemność
Każda ze stron musi być jednocześnie dłużnikiem i wierzycielem drugiej. Dług Twojej spółki wobec kontrahenta nie potrąci się z jego długiem wobec spółki siostrzanej, choćby właściciel był ten sam.
02
Jednorodzajowość
Pieniądze z pieniędzmi. W praktyce B2B to warunek najłatwiejszy, ale przy dwóch różnych walutach potrącenie ustawowe budzi wątpliwości i lepiej sięgnąć po porozumienie.
03
Wymagalność
Termin płatności obu faktur musi już minąć. To warunek, który najczęściej wywraca kompensatę, bo firmy próbują potrącić fakturę wystawioną tydzień wcześniej.
04
Zaskarżalność
Obie wierzytelności muszą nadawać się do dochodzenia przed sądem. Roszczenie z gry lub zakładu albo przedawnione poza wyjątkiem z art. 502 KC tego warunku nie spełnia.
Warto zapamiętać jeden praktyczny wyjątek. Orzecznictwo Sądu Najwyższego łagodzi warunek wymagalności po stronie wierzytelności potrącanej, czyli tej, którą Ty jesteś winien kontrahentowi: skoro możesz spełnić swoje świadczenie wcześniej, możesz też wcześniej je umorzyć potrąceniem. Bezpieczniej jednak nie opierać rozliczenia na tej wykładni i przy pozycjach niewymagalnych wybrać porozumienie, które nie zostawia pola do sporu.
Format
Kompensata wzór excel, word czy pdf: co naprawdę ma znaczenie
Format pliku nie ma znaczenia prawnego. Dla oświadczenia o potrąceniu przepisy nie przewidują żadnej formy szczególnej, więc skuteczne będzie zarówno pismo papierowe, jak i plik wysłany mailem. Znaczenie ma co innego: treść, umocowanie podpisującego i dowód, że pismo dotarło. Poniżej to, co każdy z formatów naprawdę zmienia w praktyce.
Excel
Wygodny, gdy pozycji jest kilkanaście i chcesz, żeby suma liczyła się sama. Kiepski jako dokument końcowy, bo odbiorca może zmienić kwotę bez śladu, a Ty nie masz jak wykazać pierwotnej treści.
Word
Najczęściej pobierany wzór w polskiej sieci. Ten sam problem co Excel: plik edytowalny łatwiej podważyć. Traktuj go jako roboczy krok przed wygenerowaniem wersji do podpisu.
Wersja do wysyłki. Podpisany PDF wysłany listem poleconym za potwierdzeniem odbioru albo mailem z potwierdzeniem doręczenia daje jedyną rzecz, która liczy się w sporze: dowód, kiedy i w jakim brzmieniu oświadczenie dotarło do kontrahenta.
Generator na górze strony rozwiązuje to inaczej niż statyczny wzór do pobrania. Zamiast dawać Ci pusty plik, w którym sam musisz policzyć, ile z czego zostaje, składa treść z konkretnych faktur i od razu pokazuje kwotę potrącenia oraz saldo. Gotowy tekst możesz skopiować do własnego papieru firmowego albo wydrukować bezpośrednio z przeglądarki.
Wybór dokumentu
Oświadczenie jednostronne czy porozumienie o kompensacie
To jedyna decyzja, którą naprawdę musisz podjąć przed wysłaniem pisma. Wybór nie zależy od tego, jak dobre masz relacje z kontrahentem, tylko od tego, czy wszystkie faktury po obu stronach są już wymagalne.
| Kryterium | Potrącenie ustawowe | Kompensata umowna |
|---|---|---|
| Podstawa | Art. 498 i art. 499 KC | Art. 3531 KC, swoboda umów |
| Podpis kontrahenta | Niepotrzebny | Konieczny, inaczej dokument nie działa |
| Pozycje niewymagalne | Nie wchodzą | Wchodzą, jeżeli strony tak ustalą |
| Trzy i więcej firm w łańcuchu | Niemożliwe, brakuje wzajemności | Możliwe, potrzebne podpisy wszystkich |
| Skutek w czasie | Wsteczny do chwili, gdy potrącenie stało się możliwe (art. 499 KC) | Taki, jaki strony zapiszą w porozumieniu |
| Kiedy wybrać | Kontrahent zwleka, a wszystkie terminy już minęły | Chcecie rozliczyć się od ręki, zanim część faktur dojrzeje |
Skutek wsteczny z art. 499 KC bywa niedoceniany, a potrafi być wart realne pieniądze. Jeżeli obie faktury były wymagalne już w marcu, a oświadczenie wysyłasz w sierpniu, potrącenie działa tak, jakby nastąpiło w marcu. Odsetki za opóźnienie nie biegną więc przez te pięć miesięcy od kwoty, która i tak była pokryta wzajemnym długiem. Jeżeli chcesz sprawdzić, ile odsetek zostaje od samego salda, policzysz to kalkulatorem odsetek ustawowych za opóźnienie.
art. 502 KC
Jak potrącić fakturę, która już się przedawniła
To jest miejsce, w którym większość wzorów krążących po sieci milczy, a firmy niepotrzebnie spisują stare faktury na straty. Art. 502 Kodeksu cywilnego mówi wprost: wierzytelność przedawniona może być potrącona, jeżeli w chwili, gdy potrącenie stało się możliwe, przedawnienie jeszcze nie nastąpiło.
Co się liczy
Nie dzień, w którym wysyłasz pismo, tylko dzień, w którym obie wierzytelności po raz pierwszy były jednocześnie wymagalne. Jeżeli w tamtym momencie Twoja faktura jeszcze żyła, możesz ją potrącić dzisiaj, choćby minęły cztery lata. Jeżeli w tamtym momencie była już przedawniona, potrącenie odpada i zostaje windykacja z ryzykiem zarzutu przedawnienia.
Przykład
Faktura na 24 000 zł z terminem 30 września 2021 roku była wymagalna od 1 października 2021 roku, więc przedawniła się 31 grudnia 2024 roku. Twoje zobowiązanie wobec tego samego kontrahenta stało się wymagalne 15 maja 2023 roku. Potrącenie stało się możliwe właśnie wtedy, czyli półtora roku przed upływem terminu. Oświadczenie złożone dzisiaj jest skuteczne, mimo że gdybyś poszedł z tą fakturą do sądu, przegrałbyś na zarzucie przedawnienia.
Generator liczy ten test za Ciebie przy każdej pozycji: pokazuje datę przedawnienia, datę, w której potrącenie stało się możliwe, i mówi wprost, czy art. 502 KC ratuje daną fakturę. Jeżeli chcesz sprawdzić same terminy przedawnienia różnych rodzajów roszczeń, użyj kalkulatora przedawnienia długu.
art. 505 KC
Czego nie potrącisz nigdy, nawet za zgodą obu stron
Katalog jest zamknięty i krótki. Art. 505 Kodeksu cywilnego wyłącza z potrącenia cztery grupy wierzytelności. W obrocie między firmami najczęściej wchodzi w grę punkt trzeci.
Wierzytelności nieulegające zajęciu
Jeżeli komornik nie mógłby ich zająć, Ty nie możesz ich potrącić. Chodzi o ochronę minimum egzystencji dłużnika.
Wierzytelności o dostarczenie środków utrzymania
Alimenty i podobne świadczenia. W relacjach B2B pojawia się to rzadko, ale przy windykacji od osoby fizycznej trzeba o tym pamiętać.
Wierzytelności z czynów niedozwolonych
Roszczenie odszkodowawcze z deliktu, na przykład za zniszczone przez kontrahenta mienie, nie umorzy się przez potrącenie z jego fakturą.
Wyłączone przepisami szczególnymi
Odrębne ustawy potrafią zakazać potrącenia w konkretnych sytuacjach, na przykład w postępowaniu upadłościowym w zakresie tam opisanym.
Osobna pułapka dotyczy zakazu umownego. Jeżeli w umowie z kontrahentem znalazł się zapis wyłączający potrącenie, a takie klauzule są standardem w kontraktach budowlanych i w umowach z dużymi sieciami, oświadczenie o kompensacie będzie bezskuteczne mimo spełnienia wszystkich warunków ustawowych. Zanim wyślesz pismo, sprawdź umowę ramową i ogólne warunki, które kontrahent do niej dołączył.
Skutki podatkowe
Co kompensata zmienia w VAT, kosztach i uldze na złe długi
Podzielona płatność
Art. 108a ust. 1d ustawy o VAT wyłącza obowiązkowy split payment w zakresie, w jakim kwoty należności są potrącane. Obecne brzmienie nie odsyła już wyłącznie do potrącenia ustawowego, więc obejmuje także potrącenie umowne. Wyłączenie dotyczy jednak wyłącznie kwoty potrąconej: saldo płacisz na zasadach ogólnych.
Limit 15 000 zł
Próg z art. 19 Prawa przedsiębiorców dotyczy płatności, a kompensata płatnością nie jest, bo wygasza zobowiązanie w inny sposób. Dlatego art. 15d ustawy o CIT i art. 22p ustawy o PIT nie odbierają kosztu uzyskania przychodu przy potrąceniu, nawet powyżej tej kwoty i nawet gdy rachunku kontrahenta nie ma na białej liście.
Ulga na złe długi
Potrącenie jest uregulowaniem wierzytelności, więc w części objętej kompensatą ulga przepada. Zostaje wyłącznie od salda, którego nie udało się potrącić. Jeżeli ulgę już rozliczyłeś, a potem doszło do kompensaty, korektę trzeba odwrócić.
Sam dokument kompensaty nie jest fakturą w rozumieniu art. 106e ustawy o VAT, bo nie dokumentuje dostawy towaru ani usługi. Nie trafia więc do Krajowego Systemu e-Faktur i wysyłasz go dokładnie tak jak dotychczas. Do KSeF idą same faktury, które kompensata rozlicza. Szerzej o księgowaniu, kompensacie trójstronnej i o tym, czym w ogóle jest potrącenie, piszemy na stronie kompensata należności. Kwotę, która zostaje po potrąceniu, warto policzyć razem z rekompensatą 40 euro za koszty odzyskiwania należności, bo przysługuje ona od każdej transakcji handlowej, w której doszło do opóźnienia.
Pytania
Oświadczenie o kompensacie: najczęstsze pytania
Kompensata czy musi być podpisana?
Oświadczenie o potrąceniu podpisuje wyłącznie ta strona, która je składa. Podpis kontrahenta nie jest potrzebny, bo potrącenie ustawowe z art. 498 KC jest jednostronną czynnością prawną i działa niezależnie od tego, czy druga strona się zgadza. Podpisu obu stron wymaga dopiero kompensata umowna, obejmująca wierzytelności, które nie spełniają warunków ustawowych.
Oświadczenie o kompensacie kto podpisuje?
Podpisuje je osoba uprawniona do reprezentowania firmy składającej oświadczenie: członek zarządu zgodnie ze sposobem reprezentacji z KRS, właściciel jednoosobowej działalności albo pełnomocnik z pisemnym pełnomocnictwem. Sprawdź reprezentację w KRS przed wysyłką, bo oświadczenie złożone przez osobę bez umocowania kontrahent może skutecznie zakwestionować.
Jednostronne oświadczenie o kompensacie: kiedy wystarczy?
Wystarczy, gdy spełnione są cztery warunki z art. 498 § 1 KC: wzajemność, jednorodzajowość świadczeń, wymagalność obu wierzytelności i możliwość dochodzenia ich przed sądem. Brak choćby jednego oznacza, że potrzebne jest porozumienie podpisane przez obie strony. Najczęściej brakuje wymagalności.
Kompensata wzór excel czy word: w jakim formacie wysłać?
Format nie ma znaczenia prawnego, bo dla oświadczenia o potrąceniu przepisy nie przewidują formy szczególnej. Znaczenie ma treść i dowód doręczenia. W praktyce najbezpieczniejszy jest podpisany PDF wysłany listem poleconym za potwierdzeniem odbioru albo mailem z potwierdzeniem doręczenia, bo plik edytowalny łatwiej podważyć w sporze.
Czy można potrącić fakturę, która się przedawniła?
Tak, pod warunkiem z art. 502 KC: wierzytelność przedawniona może być potrącona, jeżeli w chwili, gdy potrącenie stało się możliwe, przedawnienie jeszcze nie nastąpiło. Liczy się moment, w którym obie wierzytelności po raz pierwszy były jednocześnie wymagalne, a nie dzień złożenia oświadczenia.
Kompensata umowna wzór: czym różni się od ustawowej?
Kompensata umowna opiera się na zgodnej woli stron w granicach art. 353 z indeksem 1 KC, a nie na art. 498 KC. Dzięki temu obejmuje wierzytelności jeszcze niewymagalne, w różnych walutach albo należne trzem podmiotom. Ceną za elastyczność jest podpis wszystkich stron, bez którego dokument nie wywołuje skutku.
Kompensata trójstronna wzór: czy taki dokument działa?
Działa, ale nigdy jako potrącenie ustawowe. W łańcuchu, gdzie A jest dłużnikiem B, B dłużnikiem C, a C dłużnikiem A, brakuje wzajemności wymaganej przez art. 498 KC, bo żadne dwie strony nie są dłużnikami wprost wobec siebie. Rozliczenie przeprowadza się jako potrącenie umowne, więc dokument podpisują wszystkie trzy firmy.
Od kiedy działa oświadczenie o potrąceniu?
Zgodnie z art. 499 KC potrącenia dokonuje się przez oświadczenie złożone drugiej stronie, a oświadczenie ma moc wsteczną od chwili, kiedy potrącenie stało się możliwe. Odsetki za opóźnienie przestają więc biec nie od dnia wysyłki pisma, tylko od dnia, w którym obie wierzytelności po raz pierwszy były jednocześnie wymagalne.
Czego nie można potrącić?
Art. 505 KC wymienia cztery grupy: wierzytelności nieulegające zajęciu, wierzytelności o dostarczenie środków utrzymania, wierzytelności wynikające z czynów niedozwolonych oraz wierzytelności, co do których potrącenie jest wyłączone przepisami szczególnymi. Osobno działa umowny zakaz potrącenia zapisany w kontrakcie.
Czy kompensata zwalnia z podzielonej płatności?
Tak, ale wyłącznie co do kwoty potrąconej. Art. 108a ust. 1d ustawy o VAT stanowi, że przepisów o obowiązkowym split payment nie stosuje się w zakresie, w jakim kwoty należności są potrącane. Obecne brzmienie nie odsyła już wyłącznie do potrącenia ustawowego. Saldo rozliczasz na zasadach ogólnych.
Dalej
Gdy kompensata nie zamyka całego salda
Kompensata należności
Filar tematu: warunki potrącenia, księgowanie, VAT, kompensata trójstronna i to, czego kompensata nie załatwi.
Wezwanie do zapłaty
Pierwszy krok po kompensacie, gdy saldo zostaje po stronie kontrahenta i trzeba je odzyskać.
Kalkulator odsetek ustawowych za opóźnienie
Ile odsetek narosło od salda, którego nie pokryło potrącenie.
Kalkulator przedawnienia długu
Sprawdź, czy faktura po drugiej stronie rozliczenia jeszcze żyje.
Sprawdzenie kontrahenta po NIP
Weryfikacja statusu VAT i rachunku przed rozliczeniem salda przelewem.
Windykacja faktur
Co zrobić z resztą, której nie da się potrącić ani wynegocjować.
Kompensata zamyka część długu. Resztę trzeba odzyskać
Potrącenie jest najtańszym sposobem odzyskania pieniędzy, bo nie wymaga ani przelewu, ani sądu. Działa jednak tylko wtedy, gdy kontrahent jest jednocześnie Twoim dostawcą. Windykator.ai pilnuje terminu każdej faktury, wysyła SMS oraz e-mail we właściwym momencie, a przy poważniejszym opóźnieniu dzwoni do dłużnika po polsku i uzgadnia warunki spłaty. Stały abonament od 149 zł miesięcznie, bez prowizji od odzyskanej kwoty.