Jeżeli masz do około dwóch tysięcy faktur rocznie i komplet czterech dat przy każdej z nich, Excel w zupełności wystarczy. Formuły znajdziesz niżej, robota zajmie pół dnia. System przestaje być wygodą, a zaczyna być koniecznością wtedy, gdy nie potrafisz odtworzyć, którego dnia wpłynęła zapłata za konkretną fakturę, albo gdy termin z umowy różni się od terminu wydrukowanego na fakturze. To nie jest problem arytmetyczny i żaden arkusz go nie rozwiąże.
Warto to rozstrzygnąć zawczasu, bo sprawozdanie o terminach zapłaty w transakcjach handlowych składa się do 30 kwietnia, a odpowiedzialność za jego terminowe przekazanie jest osobista: grzywnę do 5 000 zł płaci kierownik podmiotu ze swoich pieniędzy, nie spółka.
Excel kontra system: co naprawdę je różni
| Kryterium | Arkusz kalkulacyjny | System do zarządzania należnościami |
|---|---|---|
| Policzenie przedziałów | Bez problemu, formuły poniżej | Bez problemu |
| Skala, przy której działa | Do około 2000 pozycji rocznie | Bez praktycznego limitu |
| Data faktycznej zapłaty | Trzeba ją zdobyć z modułu bankowego i sparować ręcznie | Powstaje przy rozliczaniu rozrachunków na bieżąco |
| Termin z umowy różny od terminu z faktury | Uzgadniany ręcznie z handlowcami | Pole w kartotece kontrahenta lub umowy |
| Wyłączenie transakcji wewnątrzgrupowych | Ręczne odfiltrowanie po NIP | Znacznik na kontrahencie |
| Powtarzalność w kolejnym roku | Od zera, o ile autor arkusza nadal pracuje w firmie | Ten sam eksport co rok |
| Ślad audytowy przy korekcie z art. 13aa | Historia zmian w pliku, o ile ktoś ją prowadził | Zapis w systemie |
Zauważ, że w wierszu o liczeniu przedziałów nie ma różnicy. To jest sedno sprawy. Excel przegrywa nie dlatego, że nie umie dodawać, tylko dlatego, że nie ma skąd wziąć części danych.
Ile faktur to za dużo na arkusz
Granica nie leży w liczbie wierszy, bo Excel uniesie ich milion. Leży w liczbie pozycji, które trzeba obejrzeć ręcznie. Z doświadczenia zespołów finansowych proporcja wygląda tak, że około 5 do 10 procent faktur wymaga indywidualnego sprawdzenia: zapłata częściowa, kompensata, faktura korygująca, płatność zbiorcza jednym przelewem za dwanaście dokumentów, termin ustalony aneksem. Przy 800 fakturach to od 40 do 80 przypadków i da się je przejść w jeden dzień. Przy 6000 faktur to od 300 do 600 przypadków, czyli praca na dwa tygodnie dla jednej osoby, w kwietniu, równolegle z zamknięciem roku.
Drugi próg jest organizacyjny. Jeżeli dane o płatnościach leżą w trzech systemach, bo spółka przejęła dwa podmioty i nie zdążyła ich zmigrować, arkusz staje się miejscem sklejania niespójnych eksportów. Wtedy błąd nie polega na złej formule, tylko na tym, że ta sama faktura wystąpi dwa razy albo zniknie.
Trzy dane, na których wykłada się większość arkuszy
Data faktycznej zapłaty. W wielu firmach żyje ona w module bankowym, a powiązanie jej z konkretną fakturą powstaje dopiero przy rozliczaniu rozrachunków. Jeżeli rozrachunki rozlicza się zbiorczo albo z opóźnieniem, w kwietniu okazuje się, że nie da się odtworzyć dnia wpływu pojedynczej pozycji. To najczęstszy powód, dla którego sprawozdanie robi się z szacunków.
Termin wynikający z umowy. Sprawozdanie pyta o termin określony w umowie, a nie o ten wydrukowany na fakturze. W większości transakcji są identyczne, ale przy umowach ramowych, aneksach i indywidualnych ustaleniach z kluczowymi odbiorcami potrafią się rozejść o 30 dni. Kto weźmie termin z faktury, zaniży opóźnienia albo je zawyży, w zależności od tego, w którą stronę poszedł aneks.
Wyłączenia. Art. 13a ust. 1a każe pominąć transakcje w zakresie działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, transakcje między podmiotami tej samej grupy kapitałowej oraz świadczenia przedawnione. Obrót wewnątrzgrupowy bywa większy niż zewnętrzny, więc jego niewyłączenie zmienia wynik radykalnie. Które pozycje już się przedawniły, sprawdzisz w kalkulatorze przedawnienia długu.
Pięć przypadków, które trzeba obejrzeć ręcznie
To są te pozycje, które w każdym arkuszu psują wynik, bo żadna formuła nie rozstrzygnie ich za Ciebie.
Zapłata częściowa. Kontrahent przelał 60 procent kwoty w terminie, resztę dwa miesiące później. Formalnie świadczenie zostało spełnione w części w terminie, a w części po nim, więc pozycję trzeba rozbić na dwie kwoty i przypisać do dwóch różnych przedziałów. Arkusz z jednym wierszem na fakturę tego nie obsłuży bez ręcznego podziału.
Płatność zbiorcza. Jeden przelew na okrągłą kwotę za czternaście faktur, bez opisu, z kwotą niezgadzającą się z sumą o wartość jednej korekty. Dopóki nie zdecydujesz, które faktury ten przelew zamyka, nie masz daty zapłaty dla żadnej z nich.
Kompensata. Rozliczenie potrąceniem wzajemnych wierzytelności nie jest przelewem i nie zostawia śladu w wyciągu bankowym. Datą spełnienia świadczenia jest dzień, w którym oświadczenie o potrąceniu dotarło do drugiej strony, a nie dzień księgowania noty.
Faktura korygująca. Korekta zmniejszająca wystawiona w marcu do faktury ze stycznia zmienia kwotę, która powinna trafić do przedziału. Jeżeli korekta powstała po wysłaniu sprawozdania i przesuwa którąkolwiek pozycję o co najmniej 10 procent, art. 13aa nakazuje złożyć korektę sprawozdania wraz z uzasadnieniem.
Termin ustalony aneksem. Umowa ramowa mówi 30 dni, aneks z lipca dla jednego odbiorcy mówi 60. Faktury z drugiego półrocza mają na wydruku 30 dni, bo nikt nie zaktualizował szablonu. Do sprawozdania wchodzi termin z aneksu, więc te pozycje wyglądają na przeterminowane, choć nie są.
Policz sobie te przypadki w swoim rejestrze, zanim zdecydujesz o narzędziu. Jeżeli jest ich kilkadziesiąt, arkusz wystarczy. Jeżeli kilkaset, kwiecień będzie za krótki.
Formuły, które faktycznie działają
Załóżmy układ kolumn: A kwota, B data wystawienia faktury, C termin zapłaty z umowy, D data faktycznej zapłaty (pusta, jeśli faktura nie została uregulowana). Rok sprawozdawczy niech siedzi w komórce $A$1.
Liczba dni od wystawienia faktury do zapłaty, czyli podstawa pkt 2 i 3:
=JEŻELI(D2="";"";D2-B2)
Przypisanie do przedziału z pkt 2 i 3:
=JEŻELI(E2="";"brak zapłaty";JEŻELI(E2<=30;"do 30";JEŻELI(E2<=60;"31 do 60";JEŻELI(E2<=120;"61 do 120";"powyżej 120"))))
Dni opóźnienia względem terminu umownego, z zatrzymaniem na 31 grudnia dla faktur nieuregulowanych na koniec roku:
=MAKS(0;JEŻELI(D2="";DATA($A$1;12;31);MIN(D2;DATA($A$1;12;31)))-C2)
Przypisanie do przedziału opóźnienia z pkt 4 i 5:
=JEŻELI(G2=0;"w terminie";JEŻELI(G2<=5;"do 5";JEŻELI(G2<=30;"6 do 30";JEŻELI(G2<=60;"31 do 60";JEŻELI(G2<=120;"61 do 120";"powyżej 120")))))
Suma kwot w danym przedziale i udział procentowy:
=SUMA.JEŻELI(H:H;"31 do 60";A:A)
=SUMA.JEŻELI(H:H;"31 do 60";A:A)/SUMA(A:A)
Dwie rzeczy, na które trzeba tu uważać. Po pierwsze, kolumna E liczy dni od wystawienia faktury, a kolumna G od terminu umownego. To są dwie różne daty odniesienia i pomylenie ich jest najczęstszym błędem w całym sprawozdaniu. Faktura z 60-dniowym terminem zapłacona co do dnia trafia w pkt 2 do przedziału od 31 do 60 dni, choć nikt się nie spóźnił, i jednocześnie w pkt 4 nie pojawia się wcale. Po drugie, mianownikiem udziału procentowego jest łączna wartość świadczeń danego rodzaju, a nie sama kwota przeterminowana.
Jeżeli chcesz sprawdzić własny arkusz, wpisz kilka faktur do kalkulatora sprawozdania o terminach zapłaty i porównaj oba wyniki. Rozbieżność prawie zawsze wychodzi na pozycjach zapłaconych w terminie, ale później niż 30 dni po wystawieniu.
Kiedy system zwraca się jeszcze przed kwietniem
Sprawozdanie ma tę niewygodną cechę, że pokazuje czarno na białym, ile obrotu spłynęło po terminie. Kwiecień jest momentem, w którym te liczby się czyta, a nie momentem, w którym da się je jeszcze poprawić. Poprawia się je przez cały poprzedni rok.
Firma, która prowadzi wiekowanie należności na bieżąco i reaguje pierwszego dnia po terminie, w kwietniu robi eksport. Firma, która przypomina sobie o należnościach kwartalnie, w kwietniu prowadzi śledztwo, a przy okazji odkrywa, że jedna trzecia obrotu wylądowała w przedziale powyżej 120 dni. Bieżący monitoring należności zmienia więc nie tylko koszt przygotowania raportu, ale przede wszystkim to, co w tym raporcie widać.
Jest jeszcze druga strona tych samych danych. Te same opóźnienia, które raportujesz w pkt 4 i 5, mogą uruchomić postępowanie Prezesa UOKiK, jeżeli w okresie trzech kolejnych miesięcy suma świadczeń niespełnionych i spełnionych po terminie osiągnie 2 000 000 zł. O tym drugim postępowaniu i o karach za zatory płatnicze warto pomyśleć, zanim liczby trafią do zbiorczych zestawień publikowanych przez ministra do 31 sierpnia.
Co zrobić z przedziałem powyżej 120 dni
Kwoty w ostatnim przedziale to pieniądze zamrożone na ponad cztery miesiące. Sprawozdanie każe je tylko wykazać, ale nie ma powodu, żeby na tym poprzestać. Przy fakturze bezspornej, z podpisanym protokołem odbioru i milczącym kontrahentem, dalsze czekanie zbliża tylko do trzyletniego terminu przedawnienia. Taką pozycję można zamienić na gotówkę od razu, zamiast finansować cudzą zwłokę kapitałem obrotowym przez kolejny kwartał. Odsetki za opóźnienie i rekompensata ryczałtowa należą się niezależnie, ale to są kwoty, które wpływają za rok, a nie w tym tygodniu.
Podsumowanie w trzech zdaniach
Do około dwóch tysięcy faktur rocznie i przy uporządkowanych rozrachunkach arkusz z powyższymi formułami załatwia sprawę. Powyżej tej skali albo przy niekompletnych danych o dacie zapłaty problemem przestaje być liczenie, a zaczyna być odtworzenie faktów sprzed roku. A ponieważ za terminowe złożenie odpowiada osobiście kierownik podmiotu, decyzję o tym, skąd wezmą się dane, lepiej podjąć w czerwcu niż 25 kwietnia.