Wybieraj według jednego kryterium: czy dłużnik chce rozmawiać. Jeżeli tak, zawezwanie do próby ugodowej jest dziesięć razy tańsze od pozwu i kończy się dokumentem, którym można egzekwować. Jeżeli nie, wniosek pojednawczy jest tylko opóźnieniem, za które płacisz dwa razy: raz opłatą, drugi raz kilkoma miesiącami zwłoki. Koszt nie jest tu głównym kryterium, choć wygląda najbardziej efektownie.
Pokażę to na liczbach, bo w tej decyzji najłatwiej dać się zwieść pierwszej z nich.
Ile naprawdę kosztuje każda z dróg
Opłata od wniosku o zawezwanie do próby ugodowej w sprawie o zapłatę jest stała: 120 zł przy roszczeniu do 20 000 zł i 300 zł powyżej (art. 23a ustawy o kosztach sądowych, w tym brzmieniu od 28 września 2023 roku). Nie zależy od wysokości długu ponad ten jeden próg. Opłata od pozwu zależy: do 20 000 zł to widełki od 30 do 1 000 zł, powyżej 5 procent wartości sporu (art. 13 uksc).
| Wartość faktury | Wniosek pojednawczy | Pozew zwykły | Pozew nakazowy | Netto po ugodzie |
|---|---|---|---|---|
| 8 000 zł | 120 zł | 400 zł | 100 zł | 60 zł |
| 18 000 zł | 120 zł | 1 000 zł | 250 zł | 60 zł |
| 60 000 zł | 300 zł | 3 000 zł | 750 zł | 105 zł |
| 250 000 zł | 300 zł | 12 500 zł | 3 125 zł | 105 zł |
Ostatnia kolumna to najciekawsza część rachunku. Jeżeli na posiedzeniu dojdzie do ugody, sąd zwraca trzy czwarte opłaty od wniosku (art. 79 ust. 1 pkt 2 lit. e uksc), pomniejszone o opłatę minimalną 30 zł. Skuteczna próba ugodowa przy roszczeniu na ćwierć miliona kosztuje więc 105 zł. Przy tej samej kwocie pozew kosztuje 12 500 zł, płatne z góry.
Są jednak dwa haczyki, których w tabelach zwykle nie widać.
Pierwszy: zawezwanie nie jest zaliczką na poczet pozwu. Jeżeli ugody nie będzie, opłata przepada, a pozew i tak trzeba opłacić w pełnej wysokości. Przy 60 000 zł nieudana próba oznacza więc 3 300 zł zamiast 3 000 zł. Drugi: ulga, która obniża opłatę od pozwu o dwie trzecie, maksymalnie o 400 zł (art. 13e uksc), obejmuje mediację i pozasądowe rozwiązywanie sporów konsumenckich. Postępowania pojednawczego w tym przepisie nie ma. To jedna z niewielu sytuacji, w których mediacja jest w rachunku całościowym tańsza od wniosku do sądu.
Co zmieniło się w 2022 roku i dlaczego to teraz decyduje
Przez lata zawezwanie miało drugie, ukryte zastosowanie: przerywało bieg przedawnienia. Wierzyciel, któremu uciekał termin, składał wniosek za kilkadziesiąt złotych i dostawał trzy lata od nowa. Ustawodawca to zamknął.
Od 30 czerwca 2022 roku obowiązuje art. 121 pkt 6 Kodeksu cywilnego: bieg przedawnienia ulega zawieszeniu co do roszczeń objętych wnioskiem o zawezwanie do próby ugodowej, przez czas trwania postępowania pojednawczego. Zawieszenie to nie to samo co przerwanie. Zegar się zatrzymuje, a po zakończeniu posiedzenia rusza dalej z miejsca, w którym stanął. Zyskujesz dokładnie tyle dni, ile trwało postępowanie, czyli zwykle od dwóch do sześciu miesięcy.
Różnica jest ogromna i warto ją zobaczyć na konkrecie. Faktura B2B, która przedawnia się 31 grudnia 2027 roku, objęta wnioskiem złożonym w sierpniu 2026 roku przy postępowaniu trwającym cztery miesiące, przedawni się na początku maja 2028 roku. W starym stanie prawnym ta sama czynność dawałaby 31 grudnia 2029 roku. Ponad półtora roku różnicy przy jednym wniosku.
Praktyczny wniosek jest niewygodny dla wszystkich, którzy przyzwyczaili się do starego mechanizmu: jeżeli jedynym powodem, dla którego rozważasz zawezwanie, jest ratowanie terminu, to nie jest już narzędzie do tego. Pozew przerywa bieg i wstrzymuje go do prawomocnego zakończenia sprawy, więc daje lata, a nie miesiące. Jeżeli termin realnie ucieka, właściwym pismem jest pozew.
Istnieje jeszcze trzecia droga, o której w tym kontekście mówi się najrzadziej, a która bije obie: uznanie długu podpisane przez dłużnika przerywa bieg na podstawie art. 123 § 1 pkt 2 KC i termin startuje od zera na pełne trzy lata. Nie kosztuje nic i nie wymaga sądu. Warunek jest jeden i ten sam, co przy próbie ugodowej: dłużnik musi chcieć coś podpisać.
Cztery pytania, które rozstrzygają wybór
Czy dłużnik odpowiada na cokolwiek? Jeżeli od trzech miesięcy nie odbiera telefonu i nie reaguje na wezwania do zapłaty, nie stawi się także w sądzie. Postępowanie pojednawcze skończy się protokołem stwierdzającym, że do ugody nie doszło, a Ty stracisz opłatę i kwartał. Nieusprawiedliwioną nieobecność możesz mu policzyć w kosztach późniejszego procesu (art. 186 § 2 KPC), ale tylko jeżeli rzeczywiście złożysz pozew.
Czy spór dotyczy zasady, czy wysokości? Kontrahent, który kwestionuje samo istnienie długu, nie zawrze ugody, bo nie ma z czego ustępować. Kontrahent, który uznaje 40 000 zł ze 60 000 zł i spiera się o resztę, ma z czym przyjść na posiedzenie. Sędzia potrafi zamknąć taką rozbieżność w godzinę, czego dwie kancelarie nie zrobią w trzech wymianach pism.
Czy masz dokumenty otwierające tryb nakazowy? Wezwanie do zapłaty razem z pisemnym oświadczeniem dłużnika o uznaniu długu pozwala żądać nakazu z art. 485 § 1 pkt 3 KPC. Opłata spada wtedy do jednej czwartej, a nakaz jest z chwilą wydania tytułem zabezpieczenia, wykonalnym bez klauzuli. Przy 60 000 zł to 750 zł za coś, czym można od razu zabezpieczyć majątek dłużnika. Trudno to przebić zaproszeniem na rozmowę. Szczegóły opłat rozpisuje kalkulator opłaty sądowej od pozwu.
Czy zależy Ci na dalszej współpracy? Pozew zwykle kończy relację handlową. Wniosek pojednawczy jeszcze nie, bo formalnie zapraszasz do rozmowy, a nie oskarżasz. Przy kontrahencie, który zamawia u Ciebie od ośmiu lat i pierwszy raz ma problem z płynnością, ta różnica bywa warta więcej niż kilka tysięcy złotych opłaty.
Co zostaje w ręku po każdej z dróg
Ugoda zawarta przed sądem jest tytułem egzekucyjnym (art. 777 § 1 pkt 1 KPC). Po nadaniu klauzuli wykonalności idziesz z nią prosto do komornika, bez procesu i bez dowodzenia czegokolwiek od nowa. To jest właściwa nagroda za próbę ugodową i powód, dla którego warto ją rozważyć nawet wtedy, gdy dłużnik już ustnie obiecał zapłatę. Ustna obietnica nie jest niczym. Podpisana ugoda sądowa jest wszystkim.
Pozew kończy się nakazem albo wyrokiem, po uprawomocnieniu również z klauzulą wykonalności, tyle że po drodze jest doręczenie, ewentualny sprzeciw, wymiana pism i rozprawa. W sprawie gospodarczej o zapłatę to zwykle od kilku miesięcy przy niekwestionowanym nakazie do dwóch lat przy realnym sporze.
I tu pojawia się kwestia, którą pomija większość porównań: obie drogi są rozwiązaniem problemu prawnego, a nie problemu finansowego. Przez te miesiące pieniądze nadal nie pracują w Twojej firmie. Jeżeli faktura jest bezsporna, a prawdziwym kłopotem jest dziura w płynności, którą zrobił dłużnik, można zamienić ją na gotówkę od razu i zostawić windykację komuś, kto się w tym specjalizuje. Odzysk za 300 zł po czterech miesiącach i odzysk dziś to dwie różne rzeczy dla firmy, która ma w przyszłym tygodniu wypłaty.
Co przynieść na posiedzenie, żeby nie skończyło się protokołem
Posiedzenie pojednawcze trwa zwykle kilkanaście minut i przegrywa się je najczęściej nie merytorycznie, tylko z braku przygotowania. Sędzia nie zna sprawy, nie ma akt dowodowych i nie będzie nikogo przekonywał. Jego rola sprowadza się do zapytania obu stron, czy da się to zamknąć, i do wciągnięcia treści ugody do protokołu, jeżeli się da.
Przynieś gotową treść ugody na papierze, w dwóch egzemplarzach. Nie szkic, nie notatkę, tylko sformułowane postanowienia: kwota, terminy, numer rachunku, skutek uchybienia terminowi. Strona, która przychodzi z dokumentem, narzuca ramy rozmowy, a druga zaczyna od negocjowania szczegółów zamiast od kwestionowania całości.
W treści zastrzeż rygor natychmiastowej wymagalności całej kwoty przy uchybieniu którejkolwiek racie. Bez tego zastrzeżenia rozłożenie długu na dwanaście rat oznacza, że przy zaległości w trzeciej racie egzekwujesz tylko tę jedną, a na resztę czekasz zgodnie z harmonogramem. To najczęstszy błąd w ugodach ratalnych i kosztuje więcej niż wszystkie opłaty razem wzięte.
Miej przygotowane ustępstwo, którym możesz zapłacić za podpis. Ugoda z definicji polega na wzajemnych ustępstwach (art. 917 KC), więc propozycja bez żadnego ustępstwa brzmi jak żądanie i zwykle kończy się protokołem o braku ugody. W sprawach B2B najlepiej działa rezygnacja z naliczonych odsetek za opóźnienie w zamian za zapłatę należności głównej w krótkim terminie. Odsetki i tak są najtrudniejsze do wyegzekwowania, a jako karta przetargowa mają realną wartość dla drugiej strony.
Ostatnia rzecz, o której łatwo zapomnieć w emocjach: jeżeli przeciwnik się nie stawi, poproś do protokołu o odnotowanie, że wnosisz o uwzględnienie kosztów wywołanych próbą ugodową w orzeczeniu kończącym późniejszy proces. Potem powołasz się na to w pozwie. Sądy przyjmują w tym postępowaniu stawkę zastępstwa 240 zł, do tego dochodzi zwrot opłaty od wniosku. Kilkaset złotych doliczonych do kwoty zasądzonej od dłużnika za jedno zdanie wpisane do protokołu.
Kiedy wybrać którą drogę: skrót
Zawezwanie, gdy dłużnik przyznaje dług, deklaruje spłatę i chcesz to spiąć dokumentem wykonalnym. Gdy spór dotyczy wysokości, a nie zasady. Gdy zależy Ci na relacji. Gdy chcesz za 300 zł sprawdzić, czy w ogóle się stawi, zanim wyłożysz kilkanaście tysięcy na opłatę od pozwu.
Pozew, gdy dłużnik milczy albo kwestionuje roszczenie co do zasady. Gdy termin przedawnienia realnie ucieka. Gdy masz komplet dokumentów do trybu nakazowego. Gdy dłużnik już raz złamał uzgodniony harmonogram i wiesz, jak kończą się jego obietnice.
Jest też sytuacja, w której obie drogi są spóźnione. Do próby ugodowej dochodzi się zwykle po dwóch latach ciszy, kilkunastu mailach bez odpowiedzi i jednym telefonie, który nikt nie odebrał. Faktura, przy której ktoś zadzwonił w trzecim tygodniu opóźnienia, rzadko trafia do sądu rejonowego, bo w trzecim tygodniu dłużnik zwykle jeszcze ma pieniądze i jeszcze mu zależy. Systematyczne monitorowanie należności jest tańsze niż każda z opisanych wyżej opłat, o czasie nie wspominając.
Jeżeli już jesteś na etapie decyzji, kalkulator zawezwania do próby ugodowej policzy dla Twoich faktur opłatę, kwotę zwrotu po ugodzie, porównanie z opłatą od pozwu oraz nową datę przedawnienia każdej pozycji. Zestawia ją obok tej, którą dawałoby przerwanie sprzed 2022 roku, żeby było widać, ile ta droga realnie kupuje czasu w Twojej sprawie.