Ugoda z dłużnikiem opłaca się wtedy, gdy dłużnik ma majątek, ale nie ma płynności. Jeśli firma po prostu nie ma pieniędzy dziś, a będzie je miała za trzy miesiące, harmonogram rat odzyska pełną kwotę taniej i szybciej niż pozew. Ugoda ma też drugi, mniej oczywisty skutek: podpisując ją, dłużnik uznaje dług, a to przerywa bieg przedawnienia i daje Ci pełny termin od nowa.
Poniżej opisujemy, kiedy warto negocjować, co musi znaleźć się w dokumencie, jaka jest różnica między ugodą pozasądową a sądową i w którym momencie ugoda jest pułapką, a nie rozwiązaniem.
Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.
Czym jest ugoda z dłużnikiem?
Ugoda to umowa, w której strony czynią sobie wzajemne ustępstwa, żeby zakończyć spór albo uchylić niepewność co do roszczenia (art. 917 Kodeksu cywilnego). W windykacji zwykle wygląda tak: wierzyciel rezygnuje z części odsetek albo zgadza się na raty, a dłużnik potwierdza kwotę zadłużenia i zobowiązuje się ją spłacić w konkretnych terminach.
Ustępstwo musi być obustronne. Sam harmonogram spłaty bez żadnej korzyści dla dłużnika to nie ugoda, tylko uznanie długu z terminami. W praktyce jedno i drugie działa podobnie, ale ma inne skutki procesowe, więc dokument warto nazwać zgodnie z jego treścią.
Czy ugoda przerywa bieg przedawnienia?
Tak, ale nie sama ugoda, tylko zawarte w niej uznanie długu. Zgodnie z art. 123 par. 1 pkt 2 Kodeksu cywilnego bieg przedawnienia przerywa uznanie roszczenia przez osobę, przeciwko której roszczenie przysługuje. Po przerwaniu termin biegnie od nowa, w pełnej długości. Faktura, której zostały cztery miesiące do przedawnienia, po podpisaniu ugody ma znowu trzy lata.
Uwaga na dwie rzeczy. Po pierwsze, od 30 czerwca 2022 roku zawezwanie do próby ugodowej i mediacja już nie przerywają biegu, a jedynie go zawieszają na czas postępowania. Po drugie, uznaniem długu bywa nie tylko podpis pod ugodą, ale też wniosek dłużnika o rozłożenie na raty, potwierdzenie salda albo zapłata części należności. Jeśli klient sam prosi Cię o raty, masz uznanie na piśmie, zanim jeszcze cokolwiek podpiszesz. Warto ten mail zachować, bo w sporze o przedawnienie faktury będzie kluczowym dowodem.
Kiedy ugoda z dłużnikiem się opłaca, a kiedy nie
Decyzja sprowadza się do jednego pytania: czy dłużnik jest niewypłacalny, czy tylko chwilowo bez gotówki. Odpowiedź zmienia wszystko.
| Sytuacja dłużnika | Rekomendacja | Dlaczego |
|---|---|---|
| Ma zlecenia i majątek, brakuje mu płynności | Ugoda z ratami | Odzyskasz 100% kwoty, zachowasz klienta, unikniesz kosztów sądowych |
| Zwleka, choć płaci innym dostawcom | Ugoda z twardym rygorem albo od razu pozew | Problemem jest kolejność płatności, a nie brak pieniędzy |
| Kwestionuje zasadność faktury | Ugoda z ustępstwem cenowym | Kończy spór, uchyla ryzyko przegranej co do zasady |
| Nie odbiera telefonu, ignoruje wezwania | Pozew, nie ugoda | Brak kontaktu oznacza brak woli spłaty, tracisz tylko czas |
| Ma zajęcia komornicze innych wierzycieli | Pozew i szybka egzekucja | Wierzyciele zaspokajani są według kolejności, ugoda cofa Cię w kolejce |
| Roszczenie przedawnia się za kilka tygodni | Pozew, a ugoda dopiero potem | Bezpieczniej najpierw przerwać bieg czynnością przed sądem |
Ta ostatnia sytuacja jest częsta i kosztowna. Dłużnik obiecuje ugodę, negocjacje ciągną się siedem tygodni, roszczenie się przedawnia, a on nagle przestaje odpisywać. Jeśli do przedawnienia zostało mniej niż dwa miesiące, złóż pozew i negocjuj równolegle. Zawsze możesz cofnąć powództwo.
Co powinna zawierać ugoda z dłużnikiem?
Dobra ugoda ma jedną stronę i sześć elementów. Każdy z nich odpowiada za coś, co potem robi różnicę w sądzie.
- Oznaczenie stron i tytuł zadłużenia. Numery faktur, daty wystawienia, terminy płatności. Nie „zadłużenie z tytułu współpracy”, tylko konkretne dokumenty.
- Kwota uznana przez dłużnika. Osobno kwota główna, osobno odsetki naliczone na dzień podpisania. To jest ta klauzula, która przerywa bieg przedawnienia.
- Harmonogram spłaty. Konkretne daty i kwoty. Rata płatna „do końca miesiąca” jest gorsza niż rata płatna „do 25 sierpnia 2026 r.”.
- Ustępstwo wierzyciela. Umorzenie części odsetek pod warunkiem terminowej spłaty wszystkich rat. To silny bodziec, a jednocześnie Twoje ustępstwo, które czyni z dokumentu ugodę.
- Rygor natychmiastowej wymagalności. Zapis, że opóźnienie jednej raty o ponad X dni powoduje, że cała pozostała kwota staje się wymagalna od razu, wraz z umorzonymi wcześniej odsetkami. Bez tego przy każdej racie zaczynasz od nowa.
- Zabezpieczenie. Weksel in blanco z deklaracją wekslową, poręczenie wspólnika albo, najmocniej, oświadczenie dłużnika o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego (art. 777 Kodeksu postępowania cywilnego).
Ostatni punkt jest tym, który zmienia ugodę z kartki papieru w narzędzie. Akt notarialny z poddaniem się egzekucji pozwala pójść prosto do sądu po klauzulę wykonalności i do komornika, z pominięciem całego procesu. Kosztuje kilkaset złotych i ma sens przy większych kwotach.
Czym różni się ugoda pozasądowa od ugody sądowej?
Ugoda pozasądowa to zwykła umowa. Jeśli dłużnik jej nie wykona, nadal musisz go pozwać, tyle że proces będzie krótki, bo dług został uznany na piśmie. Ugoda sądowa, zawarta przed sądem lub zatwierdzona przez sąd ugoda mediacyjna, jest tytułem egzekucyjnym: po nadaniu klauzuli wykonalności idziesz z nią wprost do komornika.
| Cecha | Ugoda pozasądowa | Ugoda sądowa lub mediacyjna | Akt notarialny z art. 777 KPC |
|---|---|---|---|
| Jak powstaje | Podpisem stron | Przed sądem albo u mediatora, zatwierdzona przez sąd | U notariusza, oświadczenie dłużnika |
| Koszt | Zero | Opłata sądowa, przy mediacji obniżona | Taksa notarialna |
| Gdy dłużnik nie zapłaci | Trzeba pozwać, ale sprawa jest łatwa | Klauzula wykonalności i komornik | Klauzula wykonalności i komornik |
| Ile trwa droga do komornika | Miesiące | Tygodnie | Tygodnie |
| Przerywa bieg przedawnienia | Tak, przez uznanie długu | Tak | Tak |
| Termin przedawnienia po zawarciu | Termin właściwy dla roszczenia, od nowa | 6 lat (art. 125 KC) | Termin właściwy dla roszczenia |
Czy warto umorzyć część długu, żeby odzyskać resztę?
Często tak, i to nie jest przejaw słabości. Osiemdziesiąt procent kwoty na koncie za sześć tygodni jest zwykle więcej warte niż sto procent wygrane w sądzie po roku, pomniejszone o czas własny, zaliczki komornicze i ryzyko, że dłużnik do tego czasu nic nie będzie miał.
Prosty rachunek: faktura na 30 000 zł, dłużnik proponuje 26 000 zł w czterech ratach. Pozew kosztuje 1 500 zł opłaty w postępowaniu zwykłym (w elektronicznym postępowaniu upominawczym 1,25% wartości przedmiotu sporu), do tego kilkanaście godzin pracy, kilka miesięcy oczekiwania i ryzyko sprzeciwu. Ustępstwo o 4 000 zł kupuje pewność i termin. Jeżeli jednak dłużnik już raz złamał obietnicę, ustępstwo tylko finansuje kolejną zwłokę.
Ważne, żeby umorzenie było warunkowe. Zapisz, że rezygnujesz z odsetek i części kwoty pod warunkiem spłaty całego harmonogramu w terminie. Jeżeli dłużnik nie zapłaci drugiej raty, wraca pełna kwota z odsetkami, a Ty masz uznanie długu na piśmie.
Jak negocjować raty, żeby dłużnik faktycznie zapłacił?
Trzy zasady wynikające z praktyki, nie z podręcznika.
Pierwsza rata musi być największa i płatna od razu. Dłużnik, który przelewa 30% kwoty w dniu podpisania, ma realny interes w dokończeniu spłaty. Dłużnik, który zaczyna spłatę za miesiąc, zwykle nie zaczyna jej wcale.
Harmonogram nie może być dłuższy niż sześć miesięcy. Im dłuższy plan, tym większa szansa, że po drodze pojawi się inny, głośniejszy wierzyciel. Jeśli dłużnik potrzebuje dwóch lat, to nie jest problem płynności.
Rozmowa musi być krótka i konkretna. Zadzwoń, ustal kwotę i datę, potwierdź mailem tego samego dnia. Klasyczna windykacja polubowna rozstrzyga się w pierwszych trzech kontaktach, a nie w trzynastym. W Windykator.ai ten telefon wykonuje voicebot: pyta o termin, zapisuje deklarację dłużnika i wysyła podsumowanie, więc uznanie długu istnieje w formie, którą można pokazać sądowi.
Co zrobić, gdy dłużnik nie płaci rat z ugody?
Jeśli w ugodzie jest rygor natychmiastowej wymagalności, po uchybieniu terminowi cała pozostała kwota staje się wymagalna. Wysyłasz wezwanie do zapłaty obejmujące pełną kwotę wraz z odsetkami, których wcześniej warunkowo nie dochodziłeś, i idziesz do sądu.
Dobra wiadomość jest taka, że sprawa jest już wygrana w 90 procentach. Dłużnik podpisał dokument, w którym uznał kwotę i zobowiązał się do zapłaty. Sąd nie bada wtedy zasadności faktury, tylko fakt niewykonania ugody. Dlatego windykacja sądowa po zerwanej ugodzie trwa krócej niż zwykły proces o zapłatę.
Złą wiadomością bywa to, że przez pół roku negocjacji dłużnik zdążył wyprowadzić majątek. Dlatego równolegle z ugodą warto sprawdzać jego sytuację i reagować, gdy pojawiają się sygnały ostrzegawcze: zmiana adresu siedziby, wymiana zarządu, wpisy w rejestrach dłużników.
Czy ugoda z dłużnikiem wymaga formy pisemnej?
Przepisy nie wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, więc ugoda zawarta ustnie albo mailowo jest ważna. To jednak wyłącznie akademicka ciekawostka: bez podpisanego dokumentu nie udowodnisz ani kwoty, ani harmonogramu, ani uznania długu. Wymiana maili, w której dłużnik wprost potwierdza kwotę i terminy, w praktyce wystarcza jako dowód uznania, ale nadaje się do sądu gorzej niż jedna podpisana strona.
Jeżeli zabezpieczasz ugodę oświadczeniem o poddaniu się egzekucji, forma aktu notarialnego jest obowiązkowa. Jeżeli w ugodzie przenosisz własność nieruchomości, także.
Jak nie doprowadzać do ugody w kółko
Ugoda jest narzędziem ratunkowym, a nie modelem operacyjnym. Firma, która co kwartał negocjuje harmonogramy z tymi samymi trzema klientami, ma problem nie z windykacją, tylko z zarządzaniem należnościami: za długie terminy w umowach, brak przypomnień przed terminem zapłaty i brak reakcji w pierwszym tygodniu po terminie.
Najtańsza ugoda to ta, której nie trzeba zawierać. Monitoring należności i przypomnienie wysłane trzy dni przed terminem odzyskują większość faktur, zanim ktokolwiek zacznie mówić o ratach. Do tego dochodzi element czysto rachunkowy: dopóki dług jest świeży, dłużnik traktuje go jak zobowiązanie. Po pół roku traktuje go jak temat do negocjacji.