Nota obciążeniowa to dokument księgowy, którym obciążasz kontrahenta należnością spoza podatku VAT: karą umowną, odszkodowaniem, odsetkami za opóźnienie albo rekompensatą za koszty odzyskiwania należności. Wystawiasz ją tam, gdzie nie ma podstaw do faktury, bo dana kwota nie jest zapłatą za towar ani usługę. Poniżej wyjaśniamy, kiedy nota jest właściwym dokumentem i co musi zawierać.
Czym jest nota obciążeniowa
Nota obciążeniowa, nazywana też notą księgową lub obciążeniowo-uznaniową, dokumentuje rozliczenia między stronami, które nie podlegają ustawie o VAT. Faktura służy do udokumentowania sprzedaży towaru lub usługi i zawiera podatek VAT. Nota obejmuje kwoty, które nie są wynagrodzeniem za świadczenie, więc nie ma tu ani podstawy opodatkowania, ani stawki VAT. To rozróżnienie jest kluczowe: jeśli wystawisz notę tam, gdzie powinna być faktura, albo odwrotnie, narazisz się na błąd w rozliczeniach.
Kiedy wystawia się notę obciążeniową
Notą obciążeniową dokumentuje się przede wszystkim należności o charakterze odszkodowawczym lub sankcyjnym. W praktyce firmy sięgają po nią w kilku typowych sytuacjach:
- Kary umowne, na przykład za opóźnienie w wykonaniu umowy, za odstąpienie od niej albo za wadliwe wykonanie zlecenia.
- Odszkodowania i zwrot kosztów, które nie są zapłatą za usługę, lecz naprawieniem szkody.
- Odsetki za opóźnienie w zapłacie. W obrocie B2B naliczasz odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, których mechanizm opisujemy na stronie o odsetkach za opóźnienie.
- Rekompensata za koszty odzyskiwania należności, czyli ryczałt 40, 70 lub 100 euro, który przysługuje wierzycielowi w transakcjach handlowych po upływie terminu zapłaty. Zasady tego ryczałtu wyjaśniamy szczegółowo przy rekompensacie za koszty odzyskiwania należności.
W każdym z tych przypadków chodzi o kwoty, które nie są ceną za towar lub usługę, więc nie wchodzą do podstawy VAT i dokumentuje się je notą, a nie fakturą.
Co powinna zawierać nota obciążeniowa
Przepisy nie narzucają jednego wzoru noty, ale jako dowód księgowy musi ona spełniać wymogi ustawy o rachunkowości. W praktyce poprawna nota obciążeniowa zawiera:
- numer kolejny i datę wystawienia,
- oznaczenie stron, czyli wystawcy i odbiorcy noty, z adresami i numerami identyfikacyjnymi,
- kwotę obciążenia oraz jej tytuł, na przykład kara umowna za opóźnienie zgodnie z paragrafem umowy,
- podstawę obciążenia, czyli wskazanie umowy, przepisu lub zdarzenia, z którego wynika należność,
- termin i sposób zapłaty,
- podpisy osób uprawnionych, jeśli jednostka stosuje taki wymóg.
Im dokładniej opiszesz tytuł i podstawę obciążenia, tym trudniej kontrahentowi zakwestionować notę. Sama nota nie tworzy zobowiązania, ona je jedynie dokumentuje, więc jej moc zależy od tego, czy roszczenie ma oparcie w umowie lub przepisie.
Czy nota obciążeniowa zawiera VAT
Nie. Nota obciążeniowa nie zawiera podatku VAT, ponieważ dokumentuje kwoty, które nie są wynagrodzeniem za dostawę towaru ani świadczenie usługi. Kary umowne, odszkodowania i rekompensaty pozostają poza zakresem ustawy o VAT, dlatego na nocie nie ma stawki ani kwoty podatku. Gdyby dane rozliczenie jednak podlegało VAT, właściwym dokumentem byłaby faktura, a nie nota.
Czym różni się nota obciążeniowa od faktury
Różnica sprowadza się do tego, co dokumentujesz. Faktura potwierdza sprzedaż towaru lub usługi i zawiera VAT, a jej treść regulują przepisy ustawy o VAT. Nota obciążeniowa dokumentuje rozliczenia poza VAT: kary, odszkodowania, odsetki, rekompensaty. Faktura zwiększa Twój przychód ze sprzedaży, a kwota z noty, na przykład kara umowna, ma inny charakter podatkowy. W jednej relacji z kontrahentem możesz wystawiać oba dokumenty: fakturę za wykonaną usługę i osobno notę obciążeniową za karę umowną, gdy do niej dojdzie.
Czy nota obciążeniowa podlega KSeF
Nie. Krajowy System e-Faktur obejmuje faktury ustrukturyzowane, a nota obciążeniowa nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT, więc nie wystawia się jej w KSeF. Noty księgowe pozostają poza tym systemem i wymieniasz je z kontrahentem tak jak dotychczas, na przykład w pliku PDF albo papierowo. Wdrożenie obowiązkowego KSeF nie zmienia sposobu dokumentowania kar umownych czy rekompensat notą.
Nota obciążeniowa a nota odsetkowa
Nazwy bywają używane zamiennie, ale w praktyce księgowej rozróżnia się je po tytule obciążenia. Nota odsetkowa dotyczy wyłącznie odsetek naliczonych od nieterminowej zapłaty i zwykle zawiera wyliczenie: kwotę faktury, termin płatności, datę zapłaty lub dzień naliczenia, stopę i wynik. Nota obciążeniowa jest pojęciem szerszym i obejmuje każdą należność spoza VAT, w tym kary umowne, odszkodowania i rekompensatę. Jak przygotować samo wyliczenie odsetek, pokazujemy przy nocie odsetkowej.
Czy kontrahent musi przyjąć notę obciążeniową
Nie ma przepisu, który nakazywałby odbiorcy zaakceptowanie noty, i to częste źródło nieporozumień. Nota jest dowodem księgowym, a nie orzeczeniem: dokumentuje roszczenie, które istnieje albo nie istnieje niezależnie od tego, czy druga strona podpisze dokument. Jeśli kontrahent odsyła notę bez zapłaty, roszczenie nie znika, tylko trzeba je wykazać w zwykły sposób, czyli umową, protokołem, korespondencją.
Dlatego przy karach umownych tak duże znaczenie ma zapis w umowie. Kara musi być zastrzeżona na wypadek konkretnego zdarzenia i musi dotyczyć zobowiązania niepieniężnego, a nie samego opóźnienia w zapłacie. Nota wystawiona bez takiej podstawy jest tylko kartką papieru, którą sąd zignoruje.
Jak zaksięgować notę obciążeniową
U wystawcy kwota z noty trafia zwykle do pozostałych przychodów operacyjnych, a nie do przychodów ze sprzedaży, bo nie jest wynagrodzeniem za świadczenie. U odbiorcy jest odpowiednio pozostałym kosztem operacyjnym. Uwaga na podatki: nie każda kwota z noty jest kosztem uzyskania przychodu po stronie obciążonego. Kary umowne i odszkodowania z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w usunięciu wad są wprost wyłączone z kosztów podatkowych. Po stronie wierzyciela przychód z kary umownej rozpoznaje się co do zasady kasowo, czyli w dacie faktycznego otrzymania pieniędzy, a nie w dacie wystawienia noty.
Co zrobić, gdy nota nie zostaje zapłacona
Nota, faktura i wezwanie to trzy różne dokumenty i tylko ostatni z nich realnie przyspiesza zapłatę. Jeśli po nocie nic nie wpływa, kolejnym krokiem jest ostateczne wezwanie do zapłaty z konkretnym terminem i zapowiedzią skierowania sprawy do sądu, a potem pozew o zapłatę. W pozwie możesz dochodzić zarówno kwoty głównej z faktury, jak i kar umownych czy rekompensaty udokumentowanych notą, o ile mają oparcie w umowie lub przepisie. Pamiętaj o terminie: roszczenia związane z działalnością gospodarczą przedawniają się po 3 latach, a koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego.
Nota to dopiero początek, nie koniec sprawy
Wystawienie noty obciążeniowej porządkuje rozliczenie, ale samo w sobie nie sprawia, że pieniądze wpłyną. Jeśli kontrahent nie reguluje ani faktury, ani noty, kolejnym krokiem jest wezwanie do zapłaty, a potem droga sądowa i egzekucja. Dlatego warto od pierwszego dnia opóźnienia prowadzić uporządkowany proces: naliczać odsetki, dokumentować rekompensatę i pilnować terminów.
Windykator.ai automatyzuje tę część pracy. Pilnuje terminu każdej faktury, wysyła przypomnienia SMS i e-mailem, nalicza odsetki za opóźnienie oraz rekompensatę za koszty odzyskiwania i zbiera potwierdzenia doręczeń w jednym miejscu. Gdy przychodzi moment na notę obciążeniową albo na wezwanie do zapłaty, masz komplet danych i dowodów pod ręką, a nie rozproszone po skrzynce mailowej. To skraca cały cykl od pierwszego monitu do odzyskania należności.