Klient nie zapłacił za kampanię, a Ty w tym miesiącu wypłaciłeś już honoraria freelancerom i wyłożyłeś budżet mediowy z własnej kieszeni. Agencje marketingowe wpadają w zatory płatnicze wyjątkowo łatwo, bo pracują na odroczonym terminie, mają wysokie koszty zmienne i niechętnie naciskają na klienta, z którym chcą pracować dalej. Poniżej praktyczna kolejność działań, kilka pułapek prawnych i jeden termin, o którym większość agencji nie wie.
Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.
Dlaczego agencje marketingowe tak często czekają na pieniądze?
Bo sprzedają czas i efekt, a nie towar, który można zabrać. Kiedy hurtownia nie dostaje zapłaty, wstrzymuje kolejną dostawę i sprawa jest jasna. Kiedy agencja nie dostaje zapłaty, kampania już się odbyła, treści są opublikowane, a klient korzysta z rezultatów. Dochodzi do tego struktura kosztów: podwykonawcy, licencje na narzędzia i budżety reklamowe trzeba opłacić natychmiast, a faktura za usługę ma termin 30 albo 60 dni. Jedna niezapłacona faktura na 20 tysięcy złotych potrafi zabrać agencji cały miesięczny zysk.
Co zrobić, gdy klient nie płaci za usługi marketingowe?
Zacznij tego samego dnia, w którym minął termin. Wyślij krótkie, uprzejme przypomnienie z numerem faktury, kwotą i numerem rachunku. Po tygodniu zadzwoń i poproś o konkretną datę przelewu, a nie o potwierdzenie, że faktura dotarła. Po dwóch tygodniach napisz stanowczo, że naliczasz odsetki. Po trzech wyślij wezwanie do zapłaty. Miesiąc po terminie podejmij decyzję: pozew albo ugoda z harmonogramem rat.
Ta kolejność ma sens, bo każdy krok podnosi stawkę, nie zamykając drogi do dalszej współpracy. Gotowe treści na każdy z tych etapów zebraliśmy przy przypomnieniach o płatności, a formalne pismo wygenerujesz przy wezwaniu do zapłaty.
Czy agencja może wstrzymać prace i wyłączyć kampanie?
Zwykle tak, jeśli umowa to przewiduje albo jeśli klient zalega z zapłatą za już wykonane etapy. Przy umowach wzajemnych strona może powstrzymać się ze swoim świadczeniem, dopóki druga strona nie spełni swojego. W praktyce sprowadza się to do zapisu w umowie: „w razie opóźnienia przekraczającego 14 dni agencja może zawiesić świadczenie usług do czasu uregulowania zaległości”. Bez takiego zapisu wstrzymanie prac bywa sporne, zwłaszcza gdy klient poniesie z tego tytułu szkodę.
Zupełnie inną sprawą jest majątek klienta. Konto reklamowe, profile społecznościowe, domena i dane, które należą do klienta, pozostają jego własnością niezależnie od tego, ile Ci jest winien. Odcięcie klienta od jego własnych kont albo usunięcie kampanii jako forma nacisku to prosta droga do kontrpozwu i odwrócenia ról. Nacisk buduj odsetkami i wezwaniem, nie zakładnikiem.
Jakie odsetki i rekompensata przysługują agencji?
Odsetki za opóźnienie należą się z mocy prawa od dnia następnego po terminie płatności, nawet jeśli umowa o nich milczy. W transakcjach handlowych między firmami dochodzi do tego rekompensata za koszty odzyskiwania należności: 40, 70 albo 100 euro, w zależności od wartości świadczenia. Nie musisz udowadniać, że faktycznie poniosłeś takie koszty, bo to ryczałt. Szczegóły opisujemy przy rekompensacie za koszty odzyskiwania należności.
Wiele agencji rezygnuje z odsetek „dla dobra relacji”. To zrozumiałe przy trzydniowym poślizgu stałego klienta i szkodliwe przy trzymiesięcznym milczeniu. Naliczenie odsetek jest sygnałem, że traktujesz swoje faktury poważnie, a klienci uczą się tego szybciej niż jakiejkolwiek rozmowy.
Ile czasu ma agencja na odzyskanie należności?
To jest ten termin, o którym mało kto pamięta. Roszczenia o wynagrodzenie za czynności wykonywane zawodowo w ramach zlecenia przedawniają się po 2 latach (art. 751 Kodeksu cywilnego), a nie po standardowych 3 latach właściwych dla większości faktur B2B. Do umów o świadczenie usług, którymi zwykle są umowy agencyjne na obsługę marketingową, stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu. Jeżeli Twoja umowa ma charakter umowy o dzieło, na przykład dotyczy przygotowania konkretnego materiału z określonym rezultatem, termin również wynosi 2 lata.
W praktyce znaczy to, że faktura z 2024 roku, o której przypomniałeś sobie dopiero teraz, może być już nie do odzyskania. Pełną tabelę terminów, wraz z regułą przesuwającą koniec przedawnienia na 31 grudnia, zebraliśmy przy przedawnieniu faktury. Warto ją sprawdzić przed wysłaniem kolejnego przypomnienia, bo przypomnienie ani wezwanie nie zatrzymują biegu przedawnienia. Robi to dopiero pozew albo uznanie długu przez klienta.
Jak zabezpieczyć się przed niepłacącym klientem?
Najlepsze zabezpieczenie kosztuje zero złotych i mieści się w umowie. Rozliczaj się z góry albo w modelu abonamentowym, przynajmniej przy nowych klientach. Budżet mediowy niech klient opłaca bezpośrednio ze swojego konta reklamowego, a nie przez Ciebie, bo inaczej kredytujesz go z własnej płynności. Podziel duże projekty na etapy z osobnymi fakturami. Zapisz prawo do zawieszenia usług i odsetki umowne. Przy pierwszym większym zleceniu sprawdź klienta w KRS lub CEIDG i w rejestrze dłużników.
Warto też uczciwie policzyć, ile kosztuje Cię obsługa administracyjna jednego klienta. Małe agencje tracą kilkanaście godzin miesięcznie na fakturowanie, przypominanie o płatnościach i raportowanie, zamiast na pracę, za którą im się płaci. Część z tego da się oddać narzędziom: przypomnienia i telefony do dłużników potrafi prowadzić system, a powtarzalną produkcję treści i kampanii coraz częściej przejmują narzędzia prowadzące marketing na autopilocie. Zostaje strategia i relacja z klientem, czyli to, za co klienci naprawdę płacą.
Co zrobić, gdy klient kwestionuje jakość kampanii?
To najczęstsza linia obrony w branży marketingowej i trzeba ją traktować poważnie, bo sporna faktura wygląda w sądzie inaczej niż bezsporna. Klient rzadko mówi „nie zapłacę”. Mówi, że kampania nie dowiozła wyników, że treści były słabe, że nie o to prosił. Dlatego dokumentuj uzgodnienia i odbiory: akceptacja kosztorysu mailem, zatwierdzenie kreacji, raport z wynikami przesłany na koniec miesiąca.
Jeżeli umowa nie gwarantowała rezultatu, a jedynie staranne działanie, sam brak zadowalających wyników nie zwalnia klienta z zapłaty za wykonaną pracę. Warunek jest jeden: musisz umieć pokazać, co i kiedy zostało zrobione oraz że klient to przyjął bez zastrzeżeń w rozsądnym terminie.
Czy oddać sprawę firmie windykacyjnej?
Policz, zanim podpiszesz. Firmy windykacyjne pobierają zwykle od 5 do 25% odzyskanej kwoty, więc przy fakturze na 20 tysięcy złotych oddajesz od tysiąca do pięciu tysięcy złotych. Przy jednej dużej, spornej i trudnej sprawie to często dobry interes, bo alternatywą jest brak pieniędzy. Przy kilku powtarzalnych fakturach miesięcznie prowizja zjada marżę, a robota jest ta sama: przypomnieć, zadzwonić, wezwać. Wtedy taniej wychodzi stały abonament za narzędzie, które robi to samo automatycznie.
Ten sam rachunek robią inne firmy usługowe rozliczane po wykonaniu zlecenia. Jak wygląda to od strony księgowości, opisaliśmy w tekście o tym, co zrobić, gdy klient nie płaci za usługi księgowe.
Kiedy oddać sprawę do sądu?
Gdy minął miesiąc od wezwania do zapłaty, a klient milczy albo składa obietnice bez pokrycia. Przy bezspornej fakturze najtańszą drogą jest elektroniczne postępowanie upominawcze, w którym opłata wynosi 1,25% wartości roszczenia (minimum 30 zł). Sąd wydaje nakaz zapłaty na podstawie samych twierdzeń, bez rozprawy. Cały proces opisujemy przy windykacji sądowej.
Jeżeli faktur do pilnowania jest więcej, a agencja nie ma działu finansowego, sensowniej jest zautomatyzować cały etap polubowny, zamiast dokładać komuś obowiązków. Jak to wygląda w praktyce, opisujemy przy windykacji dla agencji marketingowych, a szerzej przy windykacji dla małych firm. Nie chodzi o to, żeby stać się firmą windykacyjną, tylko o to, żeby przestać finansować cudzy biznes z własnego konta.