W skrócie: kaucja gwarancyjna za roboty budowlane wraca w terminach z umowy, najczęściej w dwóch częściach: pierwsza po odbiorze końcowym, druga po upływie rękojmi lub gwarancji. Jeżeli termin minął, a pieniędzy nie ma, wysyłasz wezwanie do zapłaty z konkretną datą, liczysz odsetki od dnia po terminie zwrotu i pilnujesz przedawnienia: 3 lata od wymagalności, z końcem w ostatnim dniu roku (art. 118 KC). Kwotę zatrzymaną z faktur podwykonawcy możesz w wielu przypadkach żądać także od inwestora.
Ten tekst jest dla podwykonawcy albo wykonawcy, który ma rozliczoną budowę, protokół odbioru w segregatorze i kilka procent wynagrodzenia wciąż na koncie zamawiającego. Nie opisujemy, czym jest kaucja w teorii. Opisujemy, jak ją odzyskać.
Kiedy zamawiający musi zwrócić kaucję gwarancyjną
Termin zwrotu wynika z umowy, a nie z ustawy. Przy zleceniach prywatnych Kodeks cywilny nie reguluje kaucji wcale, więc wszystko zależy od paragrafu o zabezpieczeniu. W praktyce spotkasz trzy schematy:
| Schemat z umowy | Kiedy zwrot | Na co uważać |
|---|---|---|
| Jedna kaucja do końca rękojmi | Po upływie okresu rękojmi lub gwarancji, zwykle 3 do 5 lat | Pieniądze stoją latami, a zamawiający może w tym czasie zniknąć |
| Podział 50/50 albo 70/30 | Część po odbiorze końcowym, reszta po rękojmi | Termin pierwszej części liczy się od protokołu odbioru, nie od faktury końcowej |
| Zamiana na gwarancję bankową lub ubezpieczeniową | Po dostarczeniu gwarancji | Umowa musi taką zamianę przewidywać, inaczej zamawiający może odmówić |
W zamówieniach publicznych zasady są ustawowe. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy nie może przekroczyć 5% ceny całkowitej, a wyjątkowo 10% (art. 452 Prawa zamówień publicznych). Zamawiający zwraca je w ciągu 30 dni od wykonania zamówienia i uznania go za należycie wykonane, może zostawić najwyżej 30% na roszczenia z rękojmi lub gwarancji, a tę część oddaje nie później niż 15. dnia po upływie okresu rękojmi (art. 453 PZP). Spóźniony zwrot w przetargu to zwykła zaległość urzędu, którą ściąga się jak każdą inną.
Kaucja czy kwota zatrzymana: od tego zależy, kogo możesz wezwać
Nazwa w umowie niczego nie przesądza. Sąd Najwyższy w wyroku z 25 maja 2016 r. (V CSK 481/15) wskazał, że charakter kaucji ocenia się każdorazowo na podstawie treści umowy. Liczy się, czy pieniądze rzeczywiście przeszły na własność zamawiającego (kaucja w ścisłym znaczeniu), czy zamawiający po prostu nie zapłacił części faktur i odroczył tę płatność (kwota zatrzymana).
Dla podwykonawcy różnica jest bardzo praktyczna. W wyroku z 4 grudnia 2019 r. (I CSK 577/18) Sąd Najwyższy uznał, że kwota potrącana z faktur podwykonawcy tytułem zabezpieczenia jest jego wynagrodzeniem. Skoro tak, za jej zapłatę odpowiada solidarnie z generalnym wykonawcą inwestor, o ile odpowiada za wynagrodzenie tego podwykonawcy w ogóle: podwykonawca został mu zgłoszony, a inwestor nie złożył sprzeciwu w ciągu 30 dni (art. 647¹ KC). Gdy generalny wykonawca przestaje płacić albo składa wniosek o upadłość, właśnie to otwiera drogę do pieniędzy.
Sprawdź więc w umowie dwie rzeczy: czy kwota była „potrącana" lub „zatrzymywana" z każdej faktury (to wskazuje na odroczone wynagrodzenie) i czy wykonawca był zgłoszony inwestorowi. Jeśli oba warunki są spełnione, wezwanie wysyłasz do obu podmiotów naraz.
Jak wezwać do zwrotu kaucji gwarancyjnej
Wezwanie do zwrotu kaucji jest zwykłym wezwaniem do zapłaty, tylko podstawa jest inna niż faktura. Musi zawierać:
- Umowę i paragraf o zabezpieczeniu, z procentem i terminem zwrotu.
- Zdarzenie, od którego liczy się termin: datę protokołu odbioru końcowego albo datę upływu rękojmi.
- Kwotę: sumę kaucji z każdej faktury albo wpłaconą kaucję, pomniejszoną o ewentualne kwoty zaliczone na usunięcie wad.
- Odsetki od dnia następującego po terminie zwrotu do dnia zapłaty.
- Konkretny dzień zapłaty i numer rachunku.
- Informację, że brak zapłaty skończy się pozwem, a przy kwocie zatrzymanej także wezwaniem inwestora.
Gotowe pismo z odsetkami i datą przedawnienia złożysz w generatorze wezwania do zapłaty. Wpisz jako „fakturę" kwotę kaucji, a jako termin płatności dzień zwrotu wynikający z umowy.
Najczęstsza odpowiedź zamawiającego brzmi: „zaliczyliśmy kaucję na kary umowne". Zanim się zgodzisz, poproś o notę obciążeniową i oświadczenie o potrąceniu. Potrącenie wymaga, żeby kara była wymagalna, a kara bez terminu w umowie staje się wymagalna dopiero po wezwaniu. Jak liczy się karę i kiedy wolno ją potrącić, rozpisaliśmy przy okazji wezwania do zapłaty kary umownej. Nierzadko okazuje się, że kara przekracza limit z umowy albo została naliczona za dni, w których roboty wstrzymał sam zamawiający.
Jakie odsetki od niezwróconej kaucji i ile to realnie jest
Od dnia po terminie zwrotu należą się co najmniej odsetki ustawowe za opóźnienie z art. 481 KC, dziś 9,25% w skali roku. Gdy kaucja jest w rzeczywistości zatrzymaną częścią wynagrodzenia za roboty między przedsiębiorcami, wierzyciele dochodzą odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych, dziś 13,75%. Który wariant przyjmie sąd, zależy od treści umowy, dlatego w wezwaniu wpisz ten, który wynika z Twojego paragrafu.
Przykład: podwykonawca robót elektrycznych miał 12 000 zł pierwszej części kaucji do zwrotu 14 kwietnia 2025 r. (30 dni po odbiorze z 15 marca). Na dzień 25 września 2026 r. opóźnienie wynosi 529 dni.
| Rodzaj odsetek | Odsetki za 529 dni od 12 000 zł |
|---|---|
| Ustawowe za opóźnienie (art. 481 KC) | 1 707,86 zł |
| Za opóźnienie w transakcjach handlowych | 2 547,62 zł |
Obie kwoty liczą stawki obowiązujące w poszczególnych okresach, tak jak robi to kalkulator odsetek ustawowych za opóźnienie. Niecałe półtora roku zwłoki to od 14 do 21% samej kaucji. Tyle kosztuje odkładanie wezwania „do następnego zlecenia".
Po ilu latach przedawnia się zwrot kaucji gwarancyjnej
Roszczenie o zwrot kaucji między przedsiębiorcami przedawnia się z upływem 3 lat, a koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego (art. 118 KC). Bieg zaczyna się od wymagalności, czyli od dnia po terminie zwrotu z umowy. W przykładzie wyżej pierwsza część kaucji przedawni się 31 grudnia 2028 r., a druga, zwracana po trzyletniej rękojmi, dopiero kilka lat później.
To jest pułapka dla firm, które pilnują faktur, ale nie kaucji. Kaucja nie ma własnej faktury w systemie księgowym, więc nie pojawia się w zestawieniu należności po terminie. Pięć lat po budowie nikt nie pamięta, że na koncie inwestora zostało 24 000 zł. Datę dla każdej części sprawdzisz w kalkulatorze przedawnienia długu, a jeśli zamawiający potwierdzi dług na piśmie, bieg przedawnienia zaczyna się od nowa.
Co zrobić, gdy zamawiający milczy
Po bezskutecznym wezwaniu masz te same drogi co przy fakturze: wpis do biura informacji gospodarczej (przy spełnieniu ustawowych warunków), pozew w postępowaniu upominawczym albo nakazowym, a przy kwocie zatrzymanej także pozew przeciwko inwestorowi jako dłużnikowi solidarnemu. Pozew wymaga dowodów, więc zbierz umowę, protokół odbioru, faktury z widocznym potrąceniem kaucji, korespondencję o wadach i dowód doręczenia wezwania. Całą ścieżkę sporu z generalnym wykonawcą i inwestorem opisuje strona o windykacji w budownictwie.
Jeśli zamrożone kaucje z kilku budów zjadają płynność, a bieżące faktury też wiszą, część należności możesz sprzedać na giełdzie faktur i nie czekać na koniec rękojmi z całym kapitałem firmy.
Kaucje z wielu budów to zadanie dla systemu, nie dla kalendarza
Firma wykonawcza z kilkunastoma budowami ma kilkadziesiąt terminów zwrotu kaucji rozłożonych na pięć lat do przodu. Żaden z nich nie wyskoczy w programie do faktur. Windykator.ai prowadzi każdą część kaucji jak osobną należność: z kwotą, terminem zwrotu i datą przedawnienia. Dzień po terminie wysyła przypomnienie, potem wezwanie z doliczonymi odsetkami, a całą korespondencję z zamawiającym trzyma w jednej historii sprawy. Stały abonament, bez prowizji od odzyskanych kwot, więc kaucja wraca do Ciebie w całości.