W skrócie: nota obciążeniowa po angielsku to debit note. Do zagranicznego kontrahenta, który zapłacił po terminie albo nadal nie płaci, wystawiasz ją na odsetki za opóźnienie i rekompensatę za koszty odzyskiwania należności. Gdy umowę rządzi prawo polskie, odsetki liczysz według polskiej stawki handlowej (13,75% rocznie od 1 lipca 2026 r.) w walucie faktury, a rekompensatę jako równowartość 40, 70 albo 100 euro. Debit note na odsetki i rekompensatę nie zawiera VAT i nie wchodzi do JPK.
Najczęściej pisze to pytanie ktoś, kto właśnie dostał przelew od odbiorcy z Niemiec, Holandii czy Czech trzy tygodnie po terminie i chce doliczyć koszt tej zwłoki. Słownik podpowie „debit note", ale nie powie, co w takiej nocie wpisać, w jakiej walucie i według jakiego prawa. To właśnie te trzy rzeczy decydują, czy kontrahent zapłaci, czy odeśle notę z pytaniem.
Nota obciążeniowa po angielsku: jak się nazywa i kiedy ją wystawić
W obrocie międzynarodowym przyjęła się nazwa Debit Note. Niemiecki odbiorca zrozumie też „Belastungsanzeige". W odróżnieniu od faktury korygującej (credit note) nota nie zmienia ceny towaru, tylko obciąża kontrahenta kwotą, która nie jest sprzedażą: odsetkami, rekompensatą, karą umowną albo zwrotem kosztów.
Na odsetki i rekompensatę wystawiasz ją w dwóch sytuacjach:
- Kontrahent zapłacił należność główną po terminie. Faktura jest rozliczona, zostały odsetki za okres zwłoki i rekompensata. Tu nota jest jedynym dokumentem, który o nich przypomina.
- Kontrahent nadal nie płaci. Wtedy lepiej zadziałać wezwaniem, które od razu wylicza odsetki i rekompensatę na dzień wysyłki. Takie pismo po angielsku albo po niemiecku złożysz w generatorze wezwania do zapłaty po angielsku, a notę wystawisz dopiero po wpłacie.
Co musi zawierać debit note do zagranicznego kontrahenta
Przepisy nie narzucają wzoru noty. Zagraniczna księgowość zaksięguje ją jednak tylko wtedy, gdy znajdzie na niej to samo, co na fakturze: identyfikację stron, numer dokumentu źródłowego i rachunek do wpłaty. Poniżej pola, które warto wpisać dwujęzycznie.
| Pole po polsku | Po angielsku | Co wpisać |
|---|---|---|
| Nota obciążeniowa nr | Debit Note No. | Własna numeracja, np. NO 7/2026 |
| Data wystawienia | Date of issue | Dzień wystawienia noty |
| Wystawca | Issuer | Firma, adres, NIP z prefiksem PL |
| Odbiorca | Recipient | Firma, adres, numer VAT UE odbiorcy |
| Tytuł obciążenia | Reason for charge | Late payment interest and compensation for recovery costs, invoice FV 142/2026 |
| Termin i data zapłaty | Due date / date of payment | Termin z faktury i dzień, w którym wpłynął przelew |
| Kwota | Amount | Odsetki i rekompensata osobno, każda w swojej walucie |
| Podstawa prawna | Legal basis | Przepisy prawa, które rządzi umową |
| Rachunek | Bank details | IBAN i SWIFT/BIC |
| Termin zapłaty noty | Payment due by | Konkretna data, np. 14 dni od wystawienia |
Numer VAT UE odbiorcy i Twój NIP z prefiksem nie są wymagane przez żaden przepis dla noty, ale bez nich duża firma w Niemczech czy Holandii często nie przypisze dokumentu do dostawcy w systemie zakupowym. Sprawdza się to na etapie księgowania, więc lepiej je mieć.
Odsetki na debit note: według jakiego prawa i w jakiej walucie
To miejsce, w którym większość not od polskich firm przegrywa. Na nocie stoi „odsetki ustawowe", bez słowa o tym, czyje to prawo, a księgowy z Hamburga odpisuje, że w Niemczech stawka wynosi 10,52%, nie 13,75%.
Zasada jest taka: o odsetkach decyduje prawo, któremu podlega umowa. Gdy umowa albo OWH wybierają prawo, stosujesz wybrane. Gdy nie wybierają, rozporządzenie Rzym I wskazuje dla sprzedaży towarów prawo państwa sprzedawcy, a dla usług prawo państwa usługodawcy (art. 4 ust. 1 lit. a i b). Polska firma, która sprzedaje towar albo świadczy usługę za granicę, w większości przypadków liczy więc polskie odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych z art. 7 ust. 1 ustawy z 8 marca 2013 r.
| Prawo polskie | Prawo niemieckie | |
|---|---|---|
| Stawka od 1 lipca 2026 r. | 13,75% rocznie | 10,52% rocznie (Basiszinssatz 1,52% plus 9 punktów) |
| Podstawa do wpisania na nocie | Art. 7 ust. 1 ustawy z 8 marca 2013 r. | § 288 ust. 2 BGB |
| Rekompensata | 40, 70 albo 100 euro zależnie od kwoty faktury | 40 euro od należności (§ 288 ust. 5 BGB) |
| Waluta rekompensaty | Złote, jako równowartość euro po kursie NBP | Euro |
Odsetki od faktury w euro liczysz w euro. Nie przeliczaj należności na złote tylko po to, żeby policzyć odsetki: kontrahent płaci w walucie faktury, a nota w innej walucie trafia do wyjaśnień.
Przykład. Faktura na 4800 euro z terminem 15 sierpnia 2026 r. została zapłacona 21 września, czyli 37 dni po terminie. Umowa nie wybiera prawa, więc rządzi nią prawo polskie. Odsetki handlowe od 16 sierpnia do 21 września przy 13,75% rocznie to 66,90 euro. Gdyby umowa wskazywała prawo niemieckie, wyszłoby 51,19 euro.
Rekompensata 40 euro na debit note: kwota i kurs
Przy prawie polskim rekompensata należy się od każdej transakcji handlowej zapłaconej po terminie, bez wzywania i bez wykazywania kosztów. Wynosi równowartość 40 euro, gdy faktura nie przekracza 5000 zł, 70 euro powyżej 5000 zł i poniżej 50 000 zł oraz 100 euro od 50 000 zł (art. 10 ust. 1). Przeliczasz ją po średnim kursie euro NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym faktura stała się wymagalna (art. 10 ust. 1a).
W przykładzie faktura była wymagalna w sierpniu, więc liczy się kurs z 31 lipca 2026 r.: 4,3128 zł. Faktura na 4800 euro to po tym kursie ponad 20 000 zł, czyli próg 70 euro. Na nocie wpisujesz 301,90 zł (równowartość 70 euro po kursie NBP 4,3128 z 31 lipca 2026 r.). Część firm wpisuje od razu 70 euro, bo tak jest czytelniej dla odbiorcy. Kontrahent rzadko o to spiera, ale jeśli chcesz mieć notę zgodną co do grosza z ustawą, kwota w złotych jest bezpieczniejsza.
Kurs i próg dla każdej faktury osobno policzy kalkulator rekompensaty 40 euro, który pobiera kurs NBP za właściwy miesiąc.
VAT i podatek dochodowy: czego nie wpisywać na nocie
Odsetki i rekompensata nie są wynagrodzeniem za towar ani usługę, więc nie podlegają VAT. Na debit note nie ma stawki, kwoty podatku ani adnotacji o odwrotnym obciążeniu. To nie jest faktura i nie wchodzi do ewidencji VAT ani do JPK. Wpisanie „VAT 0%" albo „reverse charge" tylko myli księgowość po drugiej stronie, która zaczyna szukać dostawy, której nie było.
W podatku dochodowym odsetki od należności stają się przychodem dopiero wtedy, gdy je otrzymasz. Naliczone, lecz nieotrzymane odsetki nie są przychodem (art. 12 ust. 4 pkt 2 ustawy o CIT). Wystawienie noty nie rodzi więc podatku, dopóki kontrahent nie zapłaci.
Wzór treści: debit note po angielsku na odsetki i 40 euro
Treść dla przykładu z faktury na 4800 euro, przy prawie polskim:
DEBIT NOTE No. NO 7/2026
Date of issue: 22 September 2026
Issuer: Stalmet sp. z o.o., ul. Przemysłowa 8, 61-001 Poznań, Poland, VAT ID PL0000000000
Recipient: Baumarkt Keller GmbH, Hauptstraße 12, 10115 Berlin, Germany, VAT ID DE000000000
Reason for charge: late payment of invoice FV 142/2026
Due date: 15 August 2026. Date of payment: 21 September 2026 (37 days late).
1. Statutory interest for delay in commercial transactions, 16.08.2026 to 21.09.2026, 13.75% p.a.
(Article 7(1) of the Polish Act of 8 March 2013 on Preventing Excessive Delays
in Commercial Transactions): EUR 66.90
2. Compensation for recovery costs, equivalent of EUR 70 at the NBP mid rate of 31 July 2026
(4.3128), Article 10(1) and (1a) of that Act: PLN 301.90
Not subject to VAT.
Please pay by 6 October 2026 to IBAN PL00 0000 0000 0000 0000 0000 0000, SWIFT/BIC XXXXPLPW.
Dane stron, NIP i numery kont w przykładzie są zmyślone. Polską notę na te same pozycje, z automatycznym wyliczeniem odsetek, złożysz w generatorze noty obciążeniowej, a zasady noty wyłącznie na odsetki opisuje strona o nocie odsetkowej.
Co zrobić, gdy kontrahent nie płaci noty
Najpierw sprawdź, czy nota dotarła do właściwej osoby. Duże firmy przyjmują dokumenty tylko przez portal dostawców albo jeden adres księgowości, a nota wysłana handlowcowi ginie. Jeśli po terminie nie ma ani przelewu, ani odpowiedzi, wyślij krótkie wezwanie z numerem noty i datą zapłaty.
Gdy i to nie działa, a kwota ma dla Ciebie znaczenie, kontrahenta z UE (poza Danią) możesz pozwać w trybie europejskiego nakazu zapłaty. Odsetki i rekompensatę dochodzi się tak samo jak należność główną, można je połączyć w jednym wniosku z innymi zaległymi fakturami tego samego odbiorcy. Pamiętaj tylko, że sama nota ani wezwanie nie przerywają biegu przedawnienia.
Przy odbiorcach, którzy regularnie płacą po terminie, lepiej działa zmiana warunków niż kolejne noty: krótszy termin, przedpłata części zamówienia albo finansowanie należności. Jeśli długi termin płatności za granicą blokuje Ci płynność, fakturę eksportową można też sprzedać na giełdzie faktur i nie czekać na przelew od odbiorcy.
Jedna nota to kwadrans. Pięćdziesiąt to etat
Wystawienie jednej debit note zajmuje kwadrans: sprawdzasz daty, liczysz dni, szukasz kursu, przepisujesz podstawę prawną. Przy kilkudziesięciu fakturach miesięcznie, które spływają po terminie, nikt tego nie robi i odsetki po prostu przepadają. Windykator.ai pilnuje terminu każdej faktury, sam wysyła przypomnienia i wezwania z odsetkami handlowymi i rekompensatą policzonymi według prawa polskiego i trzyma w historii sprawy każde pismo i każdą odpowiedź kontrahenta. Pisma do odbiorców zagranicznych, po angielsku albo po niemiecku, składasz w generatorze wezwania, a resztę należności prowadzi system.
Najczęstsze pytania
Jak jest nota obciążeniowa po angielsku?
Debit note. W korespondencji z niemieckim odbiorcą używa się też słowa „Belastungsanzeige". Odwrotnym dokumentem, który zmniejsza należność, jest credit note. Nota odsetkowa po angielsku to zwykle „interest debit note" albo po prostu debit note z tytułem „late payment interest".
Czy nota obciążeniowa po angielsku musi być dwujęzyczna?
Nie. Żaden przepis nie wymaga języka polskiego na nocie wystawionej zagranicznemu kontrahentowi. Wersja dwujęzyczna przydaje się jednak Twojej księgowości i przy ewentualnej kontroli, bo polski urzędnik od razu widzi, czego dotyczy obciążenie.
Czy na debit note do firmy z UE dolicza się VAT?
Nie, gdy nota obejmuje odsetki za opóźnienie i rekompensatę za koszty odzyskiwania należności. To świadczenia odszkodowawcze, a nie zapłata za dostawę lub usługę. Inaczej bywa, gdy notą obciążasz kontrahenta za dodatkową usługę, na przykład za magazynowanie: wtedy potrzebna jest faktura.
W jakiej walucie wystawić notę odsetkową po angielsku?
Odsetki w walucie faktury, której dotyczą. Rekompensatę z polskiej ustawy w złotych jako równowartość 40, 70 albo 100 euro po kursie NBP. Jeśli wolisz jedną walutę na nocie, możesz wpisać rekompensatę w euro, ale wtedy dopisz kurs, żeby kwota dała się sprawdzić.
Źródła: art. 4 ust. 1 lit. a i b rozporządzenia (WE) nr 593/2008 (Rzym I), art. 7 ust. 1 i art. 10 ust. 1 i 1a ustawy z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, § 288 ust. 2 i 5 BGB, art. 12 ust. 4 pkt 2 ustawy o CIT, kurs średni EUR NBP z 31 lipca 2026 r. (tabela A).