Tak, dług bez faktury można windykować, bo faktura nie jest źródłem zobowiązania, tylko dokumentem księgowym i dowodem. Roszczenie o zapłatę powstaje z umowy, a nie z faktury (art. 353[1], 535, 627, 750 Kodeksu cywilnego), a między przedsiębiorcami umowa ustna jest w pełni ważna (art. 60 KC). Brak faktury nie unieważnia długu. Przenosi problem na jedno pole: dowód, że umowa została zawarta i wykonana.
To rozróżnienie jest sednem całej sprawy. Obowiązek wystawienia faktury to odrębna powinność podatkowa z art. 106b ustawy o VAT. Jej niedopełnienie może narazić Cię na kłopoty ze skarbówką, ale nie kasuje Twojego cywilnego roszczenia wobec kontrahenta. Dłużnik, który mówi "nie było faktury, więc nie ma długu", myli dwa różne porządki prawne i liczy, że Ty też je pomylisz.
Czy umowa ustna między firmami jest ważna
Tak. Polskie prawo przyjmuje zasadę swobody formy: wolę można wyrazić przez każde zachowanie, które ją dostatecznie ujawnia (art. 60 KC), a formę pisemną trzeba zachować tylko wtedy, gdy wymaga tego ustawa albo sama umowa. Zamówienie mailem, uzgodnienie przez telefon, zlecenie potwierdzone SMS-em, a nawet samo przystąpienie do wykonania pracy tworzą ważną umowę. Sprzedaż, usługa czy dzieło nie potrzebują do ważności podpisu na papierze.
Jest jedno ograniczenie dowodowe, o którym warto wiedzieć, i jeden przepis, który dla firm to ograniczenie wyłącza. Gdy forma pisemna jest zastrzeżona dla celów dowodowych, sąd co do zasady nie dopuści dowodu ze świadków ani z przesłuchania stron na okoliczność, że umowę zawarto (art. 74 par. 1 KC). Ale art. 74 par. 4 KC mówi wprost, że tych ograniczeń nie stosuje się do czynności między przedsiębiorcami. W obrocie B2B możesz więc dowodzić zawarcia umowy zeznaniami świadków i własnymi wyjaśnieniami tak samo jak dokumentami. To bardzo mocno przechyla szalę na korzyść wierzyciela.
Czym udowodnić dług z umowy ustnej
Skoro problem jest dowodowy, to wygrywa ten, kto ma lepsze ślady. Rzadko jest tak, że po transakcji nie zostaje absolutnie nic. Poniżej dowody, które w praktyce najczęściej domykają sprawę, uszeregowane od najmocniejszych.
| Dowód | Co pokazuje | Siła |
|---|---|---|
| Częściowa zapłata dłużnika | Że uznał dług i przyjął umowę za wiążącą | Bardzo wysoka |
| Potwierdzenie salda | Że obie strony zgadzają się co do kwoty | Bardzo wysoka |
| Korespondencja mailowa i SMS | Ustalenia, ceny, terminy, reklamacje | Wysoka |
| Zamówienie, WZ, protokół odbioru | Że towar wydano albo usługę wykonano | Wysoka |
| Zeznania świadków (w B2B) | Przebieg uzgodnień i wykonania | Średnia, w B2B dopuszczalna |
W praktyce najcenniejsza jest częściowa zapłata. Gdy dłużnik przelał choćby zaliczkę albo jedną ratę, trudno mu potem twierdzić, że umowy nie było. Drugi filar to potwierdzenie salda: jedno pismo albo mail, w którym kontrahent zgadza się z kwotą, zamyka spór o wysokość długu jeszcze przed sądem.
Uznanie długu, które przerywa przedawnienie
Jest w tym wszystkim ukryta dźwignia, o której dłużnicy nie myślą. Uznanie roszczenia przez osobę, przeciwko której ono przysługuje, przerywa bieg przedawnienia (art. 123 par. 1 pkt 2 KC), a po przerwaniu termin biegnie od nowa (art. 124 par. 1 KC). Uznanie nie musi być formalnym oświadczeniem. Wystarczy tak zwane uznanie niewłaściwe, czyli zachowanie, z którego wynika, że dłużnik traktuje dług jako istniejący: częściowa zapłata, prośba o rozłożenie na raty, prośba o odroczenie terminu.
Dla wierzyciela bez faktury to podwójnie dobra wiadomość. Prośba dłużnika o raty jednocześnie potwierdza istnienie długu (czyli dostarcza dowodu) i przerywa przedawnienie (czyli kupuje czas). Dlatego takie wiadomości warto archiwizować, a nie kasować. Jak to działa przy fakturach, rozpisaliśmy na stronie o przedawnieniu faktury.
Jaki tryb sądowy przy braku faktury
Tu pojawia się jedyne realne ograniczenie. Postępowanie nakazowe, najszybsza i najtańsza droga, wymaga konkretnych dokumentów: dokumentu urzędowego, zaakceptowanej przez dłużnika faktury albo pisemnego uznania długu (art. 485 KPC). Sama umowa ustna tych wymogów nie spełnia, więc drogą nakazową raczej nie pójdziesz.
Zostają jednak dwie w pełni dostępne ścieżki. Postępowanie upominawcze (art. 480(1) KPC) i elektroniczne postępowanie upominawcze prowadzone przez e-sąd nie wymagają dokumentów określonego rodzaju. Sąd wydaje nakaz zapłaty na podstawie twierdzeń przytoczonych w pozwie, a wyda go, o ile roszczenie nie jest oczywiście bezzasadne i fakty nie budzą wątpliwości (art. 499 KPC). Jeżeli dłużnik wniesie sprzeciw, sprawa trafia do zwykłego trybu, w którym przedstawiasz cały zebrany materiał dowodowy. Krok po kroku opisaliśmy e-sąd w artykule o nakazie zapłaty w EPU, a formalne wezwanie do zapłaty możesz przygotować od razu, żeby uruchomić bieg roszczenia o rekompensatę i odsetki.
Kiedy przedawnia się dług bez faktury
Termin przedawnienia zależy od rodzaju umowy, a nie od tego, czy wystawiono fakturę. Same terminy dla firm zestawiamy w tekście o tym, po ilu latach przedawnia się dług firmy. Dla najczęstszych sytuacji w B2B wygląda to tak.
| Rodzaj roszczenia | Termin | Podstawa |
|---|---|---|
| Ogólny, związany z działalnością gospodarczą | 3 lata | art. 118 KC |
| Cena ze sprzedaży w zakresie działalności | 2 lata | art. 554 KC |
| Wynagrodzenie z umowy o dzieło | 2 lata | art. 646 KC |
| Wynagrodzenie z umowy zlecenia lub usług | 2 lata | art. 751 pkt 1 w zw. z art. 750 KC |
Koniec biegu terminu liczonego w latach przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego (art. 118 KC), co w praktyce nieco wydłuża czas na pozew. Mimo to dwuletni termin przy sprzedaży i usługach jest krótszy, niż wielu przedsiębiorców zakłada, więc z windykacją długu bez faktury nie warto zwlekać.
Jak nie wpaść w to drugi raz
Najlepszy dowód to ten, który powstaje sam, zanim pojawi się spór. Nie musisz podpisywać wielostronicowych kontraktów. Wystarczy prosta higiena: potwierdzaj każde zlecenie mailem z ceną i terminem, wystawiaj fakturę od razu po wykonaniu, wysyłaj potwierdzenia salda przy większych kontrahentach. Pomaga też jasny front firmy: firmowa strona internetowa z czytelnym cennikiem i regulaminem sprawia, że warunki współpracy są uzgodnione, zanim ktokolwiek zdąży je zakwestionować.
A gdy dług już powstał, nie zostawiaj go własnemu biegowi. Uporządkowaną ścieżkę, od przypomnienia po sąd, opisuje strona windykacja należności dla firm. Windykator.ai pilnuje terminu każdej faktury, wysyła przypomnienia, dzwoni po polsku i składa wezwanie do zapłaty, więc częściej dochodzi do zapłaty i do uznania długu, zanim sprawa w ogóle wymaga sądu. Zebranie dowodu i przerwanie przedawnienia dzieje się wtedy niejako przy okazji, samą konsekwencją kontaktu. Jeżeli mimo to trzeba iść dalej, cały proces prowadzi program do windykacji należności.
Najczęstsze pytania
Czy można dochodzić zapłaty bez faktury?
Tak. Dług wynika z umowy, a nie z faktury, więc jej brak nie unieważnia roszczenia. Faktura jest dokumentem księgowym i dowodem, a jej wystawienie to odrębny obowiązek podatkowy (art. 106b ustawy o VAT). Bez faktury musisz jedynie udowodnić umowę i jej wykonanie innymi środkami: korespondencją, potwierdzeniem salda, dowodem wydania towaru, w B2B także zeznaniami świadków.
Czy umowa ustna między firmami jest ważna?
Tak. Zgodnie z art. 60 KC wolę można wyrazić przez każde zachowanie, a formy pisemnej wymaga tylko część czynności. Umowa sprzedaży, usługi czy dzieła zawarta ustnie jest ważna. Co więcej, między przedsiębiorcami nie obowiązują ograniczenia dowodowe z art. 74 par. 1 KC, bo art. 74 par. 4 KC je wyłącza, więc zawarcie umowy możesz udowodnić także świadkami.
Jak udowodnić dług bez umowy na piśmie?
Najmocniejsze dowody to częściowa zapłata dłużnika i podpisane potwierdzenie salda, bo oba oznaczają uznanie długu. Dalej liczą się korespondencja mailowa i SMS z ustaleniami, zamówienie, dokument WZ lub protokół odbioru oraz dowód wydania towaru albo wykonania usługi. W sporze między firmami dopuszczalne są też zeznania świadków co do przebiegu i treści uzgodnień.
Po jakim czasie przedawnia się roszczenie o zapłatę w firmie?
Ogólny termin dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą to 3 lata (art. 118 KC). Cena ze sprzedaży w zakresie działalności przedsiębiorstwa przedawnia się po 2 latach (art. 554 KC), wynagrodzenie z umowy o dzieło po 2 latach (art. 646 KC), a z umowy zlecenia lub usług po 2 latach (art. 751 pkt 1 KC). Koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego.
Czy można wystawić fakturę po terminie i czy dłużnik musi ją przyjąć?
Fakturę można wystawić także po terminie płatności, a odmowa jej przyjęcia przez dłużnika nie ma znaczenia dla istnienia długu. Zobowiązanie wynika z umowy, więc nawet gdy kontrahent nie odbierze albo zwróci fakturę, roszczenie dalej istnieje i można go dochodzić. Odmowa przyjęcia faktury bywa raczej sygnałem, że dłużnik szuka pretekstu, niż realnym argumentem prawnym.