Duże systemy ERP prowadzą windykację inaczej niż programy do faktur. Zamiast prostych przypomnień pracują na rozrachunkach: generują wezwania do zapłaty i noty odsetkowe wprost z zaksięgowanych należności, wiekują dług, a część z nich wysyła przypomnienia automatycznie. Wspólna granica jest jednak taka sama we wszystkich trzech: żaden nie prowadzi rozmowy telefonicznej z dłużnikiem. Poniżej porównujemy windykację w Comarch ERP XL, Navireo i HermesSQL i pokazujemy, co robią same, a co trzeba dołożyć.
Co potrafią te systemy w skrócie
Wszystkie trzy trzymają windykację przy księgowości, więc dokumenty powstają z prawdziwych, zaksięgowanych rozrachunków. Różnią się głównie tym, jak daleko posuwają automatyzację wysyłki i jakimi kanałami się kontaktują.
| System | Dokumenty windykacyjne | Automatyczna wysyłka | SMS | Telefon |
|---|---|---|---|---|
| Comarch ERP XL | Upomnienia (wielopoziomowe), noty odsetkowe, prolongaty | Tak, e-mail, ale wymaga modułu Procesy (BPM) | Brak w module windykacji | Nie |
| Navireo (InsERT) | Zbiorcze wezwania do zapłaty i noty odsetkowe, historia zdarzeń | Nie, wysyłkę uruchamiasz ręcznie | Brak automatu | Nie |
| HermesSQL (Humansoft) | Wezwania, noty odsetkowe, wiekowanie, preliminarz | Tak, e-mail i SMS, ale wymaga modułu Powiadomienia | Tak, w module Powiadomienia | Nie |
Comarch ERP XL: upomnienia wielopoziomowe i automat e-mail
Comarch ERP XL, odrębny od popularnej Optimy, ma najbardziej rozbudowaną windykację dokumentową z tej trójki. Funkcja Faktoring i windykacja generuje z nierozliczonych płatności upomnienia (ponaglenia), z zapłaconych po terminie noty odsetkowe, a przy częściowej zapłacie sama dzieli należność na upomnienie za część niezapłaconą i notę za zapłaconą. Dokumenty tworzysz pojedynczo albo zbiorczo, według zdefiniowanych typów upomnień, także wielopoziomowych, co pozwala odwzorować politykę firmy: łagodniejsze pierwsze pismo, ostrzejsze kolejne.
Najmocniejszy element to automatyzacja oparta na osobnym module Procesy (BPM). Z nim XL nienadzorowanie generuje upomnienia i noty oraz wysyła je e-mailem według harmonogramu, na przykład generuje codziennie o ustalonej godzinie, a wysyłkę powtarza cyklicznie. Wysłane wiadomości trafiają do listy załączników. To realna, bezobsługowa windykacja e-mailowa. Ma jednak dwa ograniczenia: działa w jednym kanale (e-mail, bez SMS w tym module) i wymaga dokupienia licencji na moduł Procesy. Szczegóły rozbijamy na stronie o alternatywie dla windykacji w Comarch ERP XL.
Navireo: mocne dokumenty, ale wysyłka ręczna
Navireo to ERP InsERT dla średnich firm, odrębny od linii Subiekt GT i nexo. Windykacja żyje w nim w module Rozrachunki, który spina należności z resztą systemu. Za pomocą kreatora zbiorczo wygenerujesz wezwania do zapłaty i noty odsetkowe z przeterminowanych rozrachunków, dla wielu kontrahentów naraz. System prowadzi też historię windykacji na podstawie zdarzeń windykacyjnych, widoczną przy pojedynczym rozrachunku albo całym kontrahencie, dzięki czemu widać, co już wysłano i na jakim etapie jest sprawa.
Granica Navireo leży wcześniej niż w XL: dokumenty powstają szybko i zbiorczo, ale w publicznej dokumentacji nie ma automatu, który wysyłałby je e-mailem czy SMS według harmonogramu. Wysyłkę uruchamiasz samodzielnie. To wciąż porządne wsparcie działu, tyle że bliższe generatorowi pism z historią niż samodzielnie działającej windykacji. Pełne zestawienie znajdziesz na stronie o alternatywie dla windykacji w Navireo.
HermesSQL: wielokanałowe przypomnienia z modułem Powiadomienia
HermesSQL firmy Humansoft prowadzi windykację na rozrachunkach w module Finanse i księgowość. Zbiorczo generuje wezwania do zapłaty i noty odsetkowe, wiekuje należności, prowadzi preliminarz płatności i potwierdzenia sald. To pełny obraz stanu należności na dany dzień wprost z ksiąg.
Tym, co wyróżnia HermesSQL, jest dodatkowo płatny moduł Powiadomienia: wysyła klientom automatyczne przypomnienia e-mail i SMS o zbliżającym się terminie płatności, przeterminowanych płatnościach i bieżącym stanie rozrachunków, także cyklicznie i przy zmianie statusu dokumentu. To już kontakt w dwóch kanałach naraz, mocniejszy niż w Navireo. Brakuje jednak dwóch rzeczy: rozmowy telefonicznej oraz zaplanowanej ścieżki eskalacji dzień po dniu, która sama prowadzi sprawę od miękkiego przypomnienia po ostateczne wezwanie. Więcej opisujemy na stronie o alternatywie dla windykacji w HermesSQL.
Wspólna granica: żaden system nie dzwoni
Gdy zestawić te trzy systemy obok siebie, widać jeden wzorzec. Windykacja w dużym ERP jest dojrzała po stronie dokumentów i danych: wezwania, noty odsetkowe, wiekowanie i, w dwóch przypadkach, automatyczna wysyłka wiadomości. Cały ten kontakt opiera się jednak na tekście: e-mailu, SMS-ie albo dokumencie na ekranie. Dłużnik, który świadomie odkłada płatność, potrafi zignorować i przypomnienie, i wezwanie, bo żadne z nich nie wymaga od niego reakcji tu i teraz.
Kanałem, którego brakuje we wszystkich trzech, jest rozmowa. Telefon zmusza do odpowiedzi w sposób, w jaki nie robi tego kolejna wiadomość: dłużnik musi coś powiedzieć, podać termin, zająć stanowisko. Dlatego skuteczna automatyczna windykacja łączy dokumenty z ERP z aktywnym kontaktem. Windykator.ai dokłada dokładnie ten brakujący element: voicebot AI dzwoni do dłużnika po polsku, prowadzi rozmowę, pyta o termin spłaty i zapisuje deklarację, a wszystko obudowuje automatycznym SMS-em, e-mailem i wezwaniami do zapłaty z odsetkami. Działa niezależnie od systemu ERP, więc nie zmieniasz księgowości, tylko dokładasz kanał, którego ona nie ma.
Kiedy moduł ERP wystarczy, a kiedy warto go uzupełnić
Jeśli pracujesz na Comarch ERP XL z modułem Procesy albo na HermesSQL z modułem Powiadomienia, a kontrahenci reagują na e-mail i SMS, windykacja w systemie w wielu przypadkach wystarczy. To dojrzałe narzędzia i nie ma powodu dokładać drugiego tylko dla samych przypomnień. Uzupełnienie zaczyna się opłacać wtedy, gdy część dłużników po prostu nie reaguje na tekst: przypomnienia wychodzą, faktury dalej wiszą, a Ty nie masz osoby, która systematycznie wydzwania kontrahentów.
Często najkosztowniejszy jest sam czas: im dłużej pieniądze są zamrożone w niezapłaconych fakturach, tym mocniej odbija się to na płynności. Gdy nie chcesz czekać na efekt windykacji, świeżą fakturę można zamienić na gotówkę od razu, zamiast miesiącami czekać na przelew. To jednak rozwiązanie doraźne. Docelowo warto tak ustawić kontakt, żeby dłużnik reagował wcześniej, a do tego potrzebny jest kanał, który wymusza reakcję. Kryteria wyboru między modułem w ERP a osobnym narzędziem zebraliśmy w rankingu programów do windykacji.
Najczęstsze pytania
Czy każdy ERP ma windykację? Nie każdy, ale duże polskie systemy, jak Comarch ERP XL, Navireo czy HermesSQL, mają obsługę rozrachunków z generowaniem wezwań do zapłaty i not odsetkowych. Różnią się głównie tym, czy wysyłają przypomnienia automatycznie i jakimi kanałami. Żaden z nich nie prowadzi rozmowy telefonicznej z dłużnikiem.
Czy windykacja w ERP wymaga dodatkowej licencji? Zwykle tak w części automatycznej. W Comarch ERP XL bezobsługowa wysyłka upomnień wymaga modułu Procesy, a w HermesSQL automatyczne przypomnienia e-mail i SMS to osobny moduł Powiadomienia. Same dokumenty (wezwania, noty) generuje zaś funkcja windykacyjna wbudowana w moduł finansowy.
Czy warto zmieniać ERP dla lepszej windykacji? Rzadko. Wymiana systemu ERP to duży, kosztowny projekt, a lukę w windykacji, czyli brak telefonu i zaplanowanej eskalacji, prościej domknąć osobnym narzędziem działającym obok obecnego systemu. Zostajesz przy swojej księgowości i dokładasz kanał, którego jej brakuje.