Wezwanie do zapłaty kary umownej: wzór z kalkulatorem, odsetki od kary umownej
Wezwanie do zapłaty kary umownej wskazuje umowę i postanowienie o karze, opisuje naruszenie z datami, pokazuje wyliczenie i wyznacza dzień zapłaty. Gdy umowa nie ustala terminu zapłaty kary, to właśnie wezwanie czyni ją wymagalną (art. 455 KC): od następnego dnia biegną odsetki ustawowe za opóźnienie, dziś 9,25% rocznie, i od tego dnia karę można potrącić. Kary nie wolno zastrzec za spóźnioną zapłatę faktury (art. 483 § 1 KC).
- 01Kara za każdy dzień albo jednorazowa, w procentach lub w złotych, z limitem z umowy
- 02Termin zapłaty, odsetki od kary za każdy dzień zwłoki i data przedawnienia
- 03Kontrola ryzyk: zwłoka czy opóźnienie, miarkowanie, nota bez VAT
Tu kara umowna nie działa
Art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego pozwala zastrzec karę umowną tylko za niewykonanie albo nienależyte wykonanie zobowiązania niepieniężnego. Zapłata faktury jest zobowiązaniem pieniężnym, więc zapis o „karze" za spóźniony przelew jest nieważny, a wezwanie oparte na nim przegrywa w sądzie. Za spóźnioną zapłatę należą się odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych i rekompensata 40, 70 albo 100 euro od każdej faktury.
Pismo z odsetkami i rekompensatą złoży generator wezwania do zapłaty, a samo obciążenie odsetkami za zapłacone już faktury nota odsetkowa.
Umowa i naruszenie
Wierzyciel (Ty)
Zobowiązany do zapłaty kary
Uzupełnij nazwę swojej firmy, nazwę kontrahenta, wynagrodzenie, stawkę kary i termin z umowy.
Kara do zapłaty
Część wynagrodzenia
Zapłata do
Co dzieje się po terminie zapłaty
Treść wezwania
Kontrola pisma
Podstawa: art. 455, 471, 476, 481, 483, 484 i 498 Kodeksu cywilnego · art. 436 pkt 3 ustawy Prawo zamówień publicznych. Generator nie zastępuje porady prawnej.
Kalkulator kary umownej
Naliczenie kary umownej: 4 modele, które spotkasz w umowach
Kodeks cywilny nie mówi, jak liczyć karę. Robi to umowa, i w praktyce robi to na jeden z czterech sposobów. Najwięcej sporów powstaje przy karze dziennej: o to, od którego dnia liczyć, do którego i od jakiej kwoty. Liczba dni to różnica między dniem wykonania a terminem z umowy, więc dostawa dzień po terminie oznacza jeden dzień zwłoki, a nie dwa.
| Model | Typowy zapis | Jak liczyć | Przykład | Na co uważać |
|---|---|---|---|---|
| Procent za każdy dzień | „0,2% wynagrodzenia brutto za każdy dzień zwłoki" | wynagrodzenie × stawka × dni | 180 000 zł × 0,2% × 35 dni = 12 600 zł | Czy podstawą jest kwota netto czy brutto, i czy całej umowy czy spóźnionego etapu |
| Kwota za każdy dzień | „500 zł za każdy dzień zwłoki w usunięciu wad" | stawka × dni | 500 zł × 21 dni = 10 500 zł | Od kiedy biegnie termin na usunięcie wady: od zgłoszenia czy od odbioru |
| Procent jednorazowo | „10% wynagrodzenia w razie odstąpienia z przyczyn wykonawcy" | wynagrodzenie × stawka | 180 000 zł × 10% = 18 000 zł | Czy odstąpienie było skuteczne, bo bez niego kara nie powstaje |
| Kwota jednorazowo | „50 000 zł za każde naruszenie zakazu konkurencji" | kwota z umowy | 50 000 zł | Dowód naruszenia: kara za poufność czy konkurencję wymaga faktów, nie dat |
Limit kar
Najpierw kara, potem sufit
Umowy budowlane i dostawcze zwykle ograniczają łączne kary do 10 do 30% wynagrodzenia. W zamówieniach publicznych taki limit jest obowiązkowy (art. 436 pkt 3 Prawa zamówień publicznych). Żądanie ponad sufit osłabia całe wezwanie, dlatego generator tnie kwotę do limitu i pisze o tym wprost.
Kara wciąż rośnie
Wezwanie na dzień wysyłki
Jeśli kontrahent nadal nie wykonał umowy, kara dzienna rośnie każdego dnia. Wezwanie obejmuje kwotę do dnia wysyłki, a kolejne dni obejmiesz następną notą po wykonaniu albo po odstąpieniu od umowy.
Kilka kar naraz
Osobno za każde naruszenie
Kara za zwłokę w wykonaniu i kara za zwłokę w usunięciu wad to dwa różne roszczenia. Policz je osobno, a w piśmie podaj każde z postanowieniem, na którym się opiera. Limit zwykle obejmuje sumę wszystkich kar.
Odsetki od kary umownej
Jakie odsetki od kary umownej i od kiedy je liczyć
Od kary umownej należą się odsetki ustawowe za opóźnienie z art. 481 § 1 i 2 KC: stopa referencyjna NBP plus 5,5 punktu procentowego, czyli 9,25% w skali roku przy stopie 3,75%. Nie są to odsetki handlowe (13,75%), bo ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych dotyczy zapłaty za dostarczony towar albo wykonaną usługę, a kara jest odszkodowaniem.
Ważniejsze od stawki jest to, od kiedy liczyć. Częsty błąd we wzorach to odsetki od dnia naruszenia umowy. Tymczasem kara bez terminu zapłaty w umowie jest świadczeniem bezterminowym i staje się wymagalna dopiero po wezwaniu (art. 455 KC). Odsetki biegną więc od dnia następującego po terminie wyznaczonym w wezwaniu. Wezwanie wysłane pół roku po spóźnionej dostawie to pół roku odsetek, których już nie odzyskasz.
Odsetki od innych należności, na przykład od faktur zapłaconych po terminie, policzysz w kalkulatorze odsetek ustawowych za opóźnienie, który ma pełną historię stawek.
| Wynagrodzenie z umowy | 180 000,00 zł |
| Kara | 0,2% za każdy dzień zwłoki, limit 10% |
| Termin z umowy / wykonanie | 30.06.2026 / 04.08.2026 |
| Dni zwłoki | 35 |
| Kara do zapłaty | 12 600,00 zł (7% wynagrodzenia) |
| Zapłata do (14 dni) | 06.10.2026 |
| Odsetki od 07.10.2026 | około 3,19 zł dziennie |
| Przedawnienie, bezpieczna data | 31.12.2029 |
Gdyby wykonawca nadal nie dostarczył konstrukcji, na dzień wezwania byłoby 84 dni zwłoki i kara 30 240 zł. Limit 10% ucina ją do 18 000 zł i tyle pismo żąda. Po osiągnięciu limitu dalsza zwłoka nic już nie kosztuje wykonawcę, co jest dobrym momentem na decyzję o odstąpieniu od umowy.
Treść postanowienia
Kara umowna za opóźnienie czy zwłokę: co zmienia jedno słowo
Kara umowna zastępuje odszkodowanie, więc co do zasady należy się wtedy, gdy kontrahent odpowiada za naruszenie (art. 471 KC). Zwłoka to opóźnienie z przyczyn, za które dłużnik odpowiada (art. 476 KC). Strony mogą jednak umówić się, że kara należy się za samo opóźnienie, bez względu na przyczynę, byle napisały to wprost: Sąd Najwyższy nie domniemywa takiej rozszerzonej odpowiedzialności (wyrok z 6 października 2010 r., II CSK 180/10). Od tego zapisu zależy, co będziesz musiał udowodnić, gdy kontrahent odmówi zapłaty.
| Kara za zwłokę | Kara za opóźnienie | |
|---|---|---|
| Kiedy się należy | Gdy spóźnienie wynika z przyczyn, za które kontrahent odpowiada | Przy każdym spóźnieniu, także z przyczyn od niego niezależnych, o ile umowa mówi to wprost. Nie należy się, gdy spóźnienie spowodował sam wierzyciel |
| Obrona kontrahenta | Wykazuje, że przyczyna leżała poza nim: brak dokumentacji, zmiany zamawiającego, siła wyższa | Ogranicza się w praktyce do wniosku o miarkowanie albo do winy wierzyciela |
| Co zebrać przed wezwaniem | Korespondencję, protokoły, harmonogram, brak zgłoszonych przeszkód | Umowę, termin i dowód daty wykonania |
| Zamówienia publiczne | Standard | Dopuszczalna tylko, gdy uzasadniają ją okoliczności lub zakres zamówienia (art. 433 pkt 1 PZP) |
Generator pyta, które słowo stoi w Twojej umowie, i przy zwłoce dopisuje do kontroli pisma listę dowodów, które warto mieć przed wysłaniem wezwania. Kary nie wolno natomiast zastrzec za spóźnioną zapłatę pieniędzy. Taki zapis jest nieważny, a za spóźniony przelew należą się odsetki i rekompensata 40 euro od każdej faktury.
Dokumenty
Kara umowna a VAT: nota obciążeniowa, nie faktura
Kara umowna nie jest wynagrodzeniem za dostawę ani usługę, tylko rekompensatą za naruszenie umowy, więc nie podlega VAT. Dokumentuje ją nota obciążeniowa, a nie faktura. Nota nie jest fakturą, więc nie wystawiasz jej w KSeF. Uważaj na jeden wyjątek: opłata za wcześniejsze rozwiązanie umowy, nazwana w umowie karą, bywa przez organy podatkowe traktowana jako wynagrodzenie za usługę i wtedy wymaga faktury z VAT. U odbiorcy kara jest przychodem w CIT dopiero w dniu otrzymania zapłaty, także przez potrącenie (art. 12 ust. 3e ustawy o CIT).
01
Nota obciążeniowa
Kwota kary, tytuł (umowa i postanowienie), termin zapłaty i rachunek. Gotową notę złożysz w generatorze noty obciążeniowej.
02
Wezwanie do zapłaty
Pismo z tej strony. Wyjaśnia podstawę i wyliczenie, a gdy umowa nie ustala terminu, czyni karę wymagalną.
03
Oświadczenie o potrąceniu
Gdy wciąż płacisz kontrahentowi wynagrodzenie. Składasz je po terminie zapłaty kary, a wzór daje generator oświadczenia o potrąceniu.
04
Pozew
Gdy nie ma z czego potrącić. Koszt policzy kalkulator opłaty sądowej od pozwu, a nakaz zapłaty wydaje się w postępowaniu upominawczym.
Najszybsza droga
Potrącenie kary umownej z wynagrodzenia wykonawcy
Jeśli spóźniony wykonawca czeka jeszcze na Twoją zapłatę, potrącenie jest szybsze niż jakikolwiek sąd. Warunek z art. 498 § 1 KC: obie wierzytelności są pieniężne i wymagalne. Faktura wykonawcy zwykle jest wymagalna, kara bez terminu w umowie nie jest, dopóki nie wezwiesz do jej zapłaty.
Kolejność ma więc znaczenie. Sąd Najwyższy potwierdził w uchwale z 5 listopada 2014 r. (III CZP 76/14), że kara bez oznaczonego terminu jest wymagalna w rozumieniu art. 498 § 1 KC dopiero w terminie z art. 455 KC. Najpierw nota i wezwanie z terminem, potem, po jego upływie, oświadczenie o potrąceniu doręczone kontrahentowi (art. 499 KC). Obie należności umarzają się do wysokości niższej z nich. Zapłacenie faktury pomniejszonej o karę bez oświadczenia to nie potrącenie, tylko niedopłata, z którą wykonawca pójdzie do sądu i dostanie odsetki handlowe.
Kiedy potrącić, a kiedy wysłać samo wezwanie, rozkłada na przykładach artykuł potrącenie kary umownej z faktury czy wezwanie do zapłaty.
Zanim potrącisz, sprawdź
- 01Czy umowa nie wyłącza potrącenia albo nie wymaga na nie zgody.
- 02Czy termin zapłaty kary już minął, bo przed nim kara nie jest wymagalna.
- 03Czy kara nie przekracza limitu z umowy, bo potrącenie ponad limit to niedopłata faktury.
- 04Czy masz dowód doręczenia wezwania i oświadczenia.
Zanim kontrahent odpowie
Miarkowanie kary umownej: jak przygotować wezwanie, żeby się obroniło
Pierwszą odpowiedzią na wezwanie do zapłaty kary jest zwykle żądanie jej obniżenia. Art. 484 § 2 KC daje kontrahentowi dwa argumenty: zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane albo kara jest rażąco wygórowana. Nie ma progu procentowego, od którego sąd obniża karę. Są za to rzeczy, które wierzyciel może przygotować, zanim spór w ogóle się zacznie.
Art. 484 § 1
Nie musisz wykazać szkody
Kara należy się bez względu na wysokość szkody. W wezwaniu wystarczy umowa, postanowienie i naruszenie. Opis szkody zachowaj na wypadek wniosku o miarkowanie.
Art. 484 § 2
Zapisz skutki spóźnienia
Przestój ekipy, kary od Twojego inwestora, utracony termin odbioru. Te fakty najlepiej odpierają zarzut, że kara jest rażąco wygórowana.
Limit
Żądaj w granicach umowy
Kwota ucięta do limitu i policzona od właściwej podstawy pokazuje, że wierzyciel liczy uczciwie. Generator ostrzega, gdy kara przekracza 20% wynagrodzenia.
Uczciwe porównanie
Wzór wezwania do zapłaty kary umownej w PDF, generator czy system
Statyczny wzór z DOC albo PDF wystarczy, jeśli masz jedną karę i policzysz ją sam. Generator oszczędza liczenia i łapie błędy, które we wzorach powtarzają się najczęściej. System ma sens, gdy kar i faktur po terminie jest tyle, że ktoś musi pilnować każdego terminu.
| Wzór DOC lub PDF | Generator na tej stronie | Windykator.ai | |
|---|---|---|---|
| Wyliczenie kary | Liczysz sam | 4 modele, limit, dni zwłoki | Kwota z noty w sprawie |
| Kara za spóźniony przelew | Wzór jej nie odróżnia | Odrzuca i kieruje do odsetek | Odsetki od faktur liczone automatycznie |
| Odsetki od kary | Zwykle pominięte | Stawka i kwota za dzień | Aktualne w dniu każdej wysyłki |
| Kolejne pisma | Każde piszesz sam | Każde składasz sam | Sekwencja przypomnień i wezwań e-mailem |
| Dla kogo | Jedna kara, prosty zapis | Pismo na dziś, z kontrolą ryzyk | Firma z wieloma kontrahentami i należnościami po terminie |
Pytania przed wysłaniem
Wezwanie do zapłaty kary umownej: najczęstsze pytania
Jak napisać wezwanie do zapłaty kary umownej
Wskaż umowę i postanowienie, które przewiduje karę, opisz naruszenie z datami (termin z umowy i dzień wykonania), pokaż sposób wyliczenia kwoty, wyznacz konkretny dzień zapłaty i podaj numer rachunku. Dodaj, że kara należy się bez względu na wysokość szkody (art. 484 § 1 KC), i dołącz notę obciążeniową. Generator na tej stronie składa takie pismo z liczbami policzonymi za Ciebie.
Od kiedy naliczać odsetki od kary umownej
Od dnia następującego po terminie zapłaty kary. Jeśli umowa ten termin ustala, liczysz od niego. Jeśli nie ustala, kara staje się wymagalna po wezwaniu do zapłaty (art. 455 KC), więc odsetki biegną od dnia po terminie wyznaczonym w wezwaniu, a nie od dnia naruszenia umowy.
Jakie odsetki od kary umownej
Odsetki ustawowe za opóźnienie z art. 481 § 1 i 2 KC, czyli stopa referencyjna NBP plus 5,5 punktu procentowego. Przy stopie 3,75% daje to 9,25% w skali roku. Nie są to odsetki handlowe (13,75%), bo kara umowna nie jest zapłatą za towar ani usługę w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom.
Jak liczyć odsetki od kary umownej
Kwotę kary mnożysz przez roczną stawkę odsetek ustawowych za opóźnienie i przez liczbę dni opóźnienia, a wynik dzielisz przez 365. Przykład: kara 12 600 zł przy 9,25% rocznie rośnie o około 3,19 zł dziennie. Dni liczysz od dnia następującego po terminie zapłaty kary do dnia zapłaty.
Kara umowna za opóźnienie czy zwłokę
Domyślnie kara umowna należy się za zwłokę, czyli za niewykonanie w terminie z przyczyn, za które kontrahent odpowiada (art. 471 i 476 KC). Strony mogą zastrzec karę za samo opóźnienie, ale Sąd Najwyższy wymaga, żeby umowa wyraźnie mówiła, że kara należy się bez względu na przyczynę (II CSK 180/10). Taki zapis jest dla wierzyciela korzystniejszy, bo kontrahent nie uwolni się od kary, wskazując przyczynę spóźnienia.
Czy można naliczyć karę umowną za spóźnioną zapłatę faktury
Nie. Art. 483 § 1 KC pozwala zastrzec karę tylko za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania niepieniężnego. Zapis o karze za spóźniony przelew jest nieważny. Za spóźnioną zapłatę należą się odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz rekompensata 40, 70 albo 100 euro od każdej faktury.
Czy kara umowna podlega VAT
Co do zasady nie. Kara za zwłokę, wady czy odstąpienie jest odszkodowaniem za naruszenie umowy, a nie wynagrodzeniem za dostawę towaru czy usługę, więc dokumentuje się ją notą obciążeniową, a nie fakturą, i ta nota nie trafia do KSeF. Wyjątek to opłata za wcześniejsze rozwiązanie umowy nazwana karą: organy podatkowe uznają ją czasem za wynagrodzenie z VAT.
Czy karę umowną można potrącić z wynagrodzenia wykonawcy
Tak, jeżeli obie wierzytelności są pieniężne i wymagalne (art. 498 § 1 KC). Kara bez terminu zapłaty w umowie staje się wymagalna dopiero po wezwaniu (tak Sąd Najwyższy w uchwale III CZP 76/14), dlatego najpierw wysyłasz wezwanie, a po upływie terminu składasz oświadczenie o potrąceniu (art. 499 KC). Umowa może potrącenie wyłączyć, więc sprawdź jej postanowienia.
Czy kara umowna wymaga wykazania szkody
Nie. Zgodnie z art. 484 § 1 KC kara należy się w zastrzeżonej wysokości bez względu na wysokość poniesionej szkody. Wierzyciel musi wykazać umowę, postanowienie o karze i naruszenie. Szkoda wraca dopiero przy miarkowaniu, gdy kontrahent twierdzi, że kara jest rażąco wygórowana.
Kiedy sąd obniża karę umowną
Art. 484 § 2 KC pozwala dłużnikowi żądać zmniejszenia kary w dwóch sytuacjach: gdy zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane albo gdy kara jest rażąco wygórowana. Ustawa nie podaje progu procentowego. Sąd porównuje karę z wartością umowy i ze szkodą, jaką spóźnienie realnie wyrządziło.
Czy wezwanie do zapłaty kary umownej musi być wysłane listem poleconym
Przepisy nie wymagają formy dla samego wezwania, ale od daty jego doręczenia liczysz wymagalność kary, odsetki i możliwość potrącenia. Dlatego wyślij je listem poleconym za potwierdzeniem odbioru albo na adres e-mail wskazany w umowie do korespondencji. Część umów budowlanych wprost określa, jak doręcza się noty.
Kiedy przedawnia się kara umowna
Roszczenie o zapłatę kary między przedsiębiorcami przedawnia się z upływem 3 lat, a koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego (art. 118 KC). Gdy wymagalność zależy od wezwania, bieg liczy się od dnia, w którym kara stałaby się wymagalna, gdyby wierzyciel wezwał najwcześniej, jak mógł (art. 120 § 1 KC).
Karę naliczysz raz. Odzyskać trzeba ją tak jak każdą fakturę
Po wysłaniu noty kara jest zwykłą należnością z kwotą i terminem. Przeoczony termin oznacza utracone odsetki, a przeoczone potrącenie oznacza zapłatę pełnej faktury kontrahentowi, który Ci zalega. Windykator.ai prowadzi każdą taką należność jako sprawę: z numerem noty lub faktury, kwotą i terminem, wysyła przypomnienia i wezwania e-mailem, dolicza odsetki i trzyma w historii każde pismo i każdą odpowiedź kontrahenta. Stały abonament od 199 zł netto miesięcznie, bez prowizji od odzyskanych kwot.
Powiązane narzędzia i strony
- Nota obciążeniowa dokumentuje karę umowną bez VAT.
- Oświadczenie o potrąceniu zamyka rozliczenie kary z wynagrodzeniem wykonawcy.
- Windykacja w budownictwie opisuje całą ścieżkę sporów z podwykonawcami i inwestorami.
- Przedsądowe wezwanie do zapłaty to ostatnie pismo przed pozwem.
- Kalkulator przedawnienia długu sprawdza, ile czasu zostało na pozew.
- Wezwanie do zapłaty składa pismo dla faktur z odsetkami i rekompensatą.