Krótka odpowiedź: notą korygującą można sprostować oczywistą pomyłkę w terminie płatności wpisanym na fakturze, ale nie można nią zmienić terminu, na który strony się umówiły. Powód jest prostszy, niż sugerują dyskusje na forach księgowych. Termin płatności nie jest w ogóle obowiązkowym elementem faktury, a wynika z umowy. Faktura go tylko odzwierciedla, więc poprawianie faktury nie zmienia tego, co strony uzgodniły.
To rozróżnienie ma konkretny skutek finansowy, bo od prawidłowego terminu liczą się odsetki, rekompensata i trzyletnie przedawnienie. Poniżej rozpisuję je na sytuacje, które faktycznie zdarzają się w rozliczeniach B2B.
Termin płatności nie jest obowiązkowym elementem faktury
Artykuł 106e ust. 1 ustawy o VAT wylicza, co faktura musi zawierać: datę wystawienia, numer, dane stron, nazwę towaru lub usługi, ilość, cenę jednostkową netto, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności ogółem. Terminu płatności na tej liście nie ma. Nie ma go tam ani wprost, ani pod inną nazwą.
Wpisywanie terminu na fakturze jest więc praktyką handlową, a nie obowiązkiem podatkowym. Wynika z tego pierwszy wniosek: brak terminu na fakturze nie czyni jej wadliwą. Jeżeli termin nie został uzgodniony w żaden sposób, świadczenie staje się wymagalne niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do wykonania (art. 455 Kodeksu cywilnego), a nie po jakimś domyślnym okresie liczonym od wystawienia dokumentu.
Drugi wniosek jest ważniejszy w sporze. Skoro termin bierze się z umowy, to przy rozbieżności między umową a fakturą rozstrzyga umowa. Faktura jest dokumentem księgowym potwierdzającym transakcję, a nie źródłem zobowiązania.
Co wolno poprawić notą korygującą
Notę korygującą wystawia nabywca, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, i wymaga ona akceptacji wystawcy faktury (art. 106k ust. 1 i 2 ustawy o VAT). Nie da się nią poprawić pozycji z art. 106e ust. 1 pkt 8 do 15, czyli tych, które dotyczą liczb: ilości, ceny jednostkowej netto, rabatów, wartości netto, stawki podatku, sumy sprzedaży netto, kwoty podatku i kwoty należności ogółem. Wszystko, co dotyczy kwot i podstawy opodatkowania, poprawia sprzedawca fakturą korygującą.
Termin płatności do tego wyłączonego zakresu nie należy, bo w art. 106e ust. 1 go po prostu nie ma. Notą korygującą można więc sprostować sytuację, w której na fakturze wpisano coś innego, niż strony faktycznie uzgodniły: umowa przewidywała 30 dni, a system wygenerował domyślne 14, bo tak ma ustawionego kontrahenta w kartotece. To jest prostowanie zapisu i nikt nie kwestionuje, że jest dopuszczalne.
Czego notą korygującą zrobić nie można, to wydłużyć albo skrócić terminu, na który strony się umówiły. Nabywca, który dostał fakturę z prawidłowym terminem 14 dni i wystawia notę zmieniającą go na 60 dni, nie prostuje pomyłki, tylko jednostronnie modyfikuje zobowiązanie. Nawet gdyby sprzedawca taką notę zaakceptował, skutek prawny brałby się z tej akceptacji, czyli ze zgodnego oświadczenia woli obu stron, a nie z samej noty.
Nota korygująca kontra porozumienie stron
| Sytuacja | Właściwy dokument | Kto go wystawia |
|---|---|---|
| Na fakturze wpisano inny termin, niż uzgodniono w umowie | Nota korygująca | Nabywca, z akceptacją sprzedawcy |
| Strony chcą zmienić uzgodniony termin na przyszłość | Aneks albo porozumienie do umowy | Obie strony |
| Sprzedawca sam zauważył swoją pomyłkę w terminie | Faktura korygująca albo nota od nabywcy | Sprzedawca lub nabywca |
| Pomyłka dotyczy kwoty, ilości albo stawki VAT | Wyłącznie faktura korygująca | Sprzedawca |
| Dłużnik prosi o odroczenie zapłaty faktury już wymagalnej | Porozumienie o odroczeniu lub harmonogram rat | Obie strony |
Ostatni wiersz tabeli jest w praktyce najczęstszy i najczęściej załatwiany źle. Kontrahent dzwoni z prośbą o dwa tygodnie, ktoś w księgowości wystawia notę korygującą termin i sprawa wydaje się zamknięta. Nie jest, bo nota nie jest umową. Jeżeli chcesz naprawdę odroczyć płatność, potrzebujesz porozumienia podpisanego przez obie strony, a przy kontrahencie z drugiego końca Polski papier krążący pocztą zjada połowę uzgodnionego odroczenia. Wygodniej podpisać taki dokument elektronicznie, bo skuteczność porozumienia nie zależy od tego, czy istnieje w wersji papierowej.
Jest jeszcze skutek uboczny, o którym warto pamiętać: podpisane przez dłużnika porozumienie albo harmonogram rat jest uznaniem długu, a uznanie przerywa bieg przedawnienia (art. 123 § 1 pkt 2 Kodeksu cywilnego). Odroczenie płatności potrafi więc jednocześnie kupić kontrahentowi czas i wzmocnić Twoją pozycję.
Czy na duplikacie faktury można zmienić termin płatności
Nie. Duplikat odtwarza treść faktury pierwotnej, bo jego jedyną funkcją jest zastąpienie dokumentu, który zaginął albo uległ zniszczeniu. Duplikat z inną treścią niż oryginał nie jest duplikatem, tylko nowym dokumentem, który dodatkowo trudno obronić przy kontroli.
Częsty w praktyce pomysł, żeby przy okazji duplikatu wpisać nowy, dalszy termin płatności, ma jeszcze jeden słaby punkt. Wystawienie duplikatu nie przesuwa wymagalności, więc odsetki i tak biegną od pierwotnego terminu. Dłużnik, który twierdzi, że nigdy nie dostał oryginału, kwestionuje moment doręczenia faktury, a nie sam termin. To zupełnie inna oś sporu i rozstrzyga ją dowód wysyłki, a nie treść duplikatu.
Od kiedy liczyć odsetki, gdy faktura mówi co innego niż umowa
Od terminu prawidłowego, czyli tego wynikającego z umowy. Jeżeli umowa przewidywała 30 dni, a na fakturze omyłkowo wpisano 60, dłużnik nie zyskuje trzydziestu dni bez odsetek. Jeżeli było odwrotnie i faktura wskazywała krótszy termin niż uzgodniony, wierzyciel nie może naliczać odsetek za okres, w którym dłużnik zgodnie z umową nie był jeszcze w opóźnieniu.
Te wyliczenia w obie strony robi się tak samo. Odsetki należą się od dnia następnego po upływie terminu płatności, a nie od samego terminu. Faktura z terminem 30 września jest wymagalna 1 października i to jest pierwszy dzień odsetkowy. Wielkość pomyłki jest tu bez znaczenia, znaczenie ma jej powtarzalność: jeden dzień przy jednej fakturze to grosze, ale przy kilkuset pozycjach rocznie rozjeżdża całą notę odsetkową. Gotową kwotę policzysz kalkulatorem odsetek ustawowych za opóźnienie.
Jest jeszcze jeden powód, żeby pilnować prawidłowej daty. Od wymagalności biegnie trzyletnie przedawnienie roszczenia związanego z prowadzeniem działalności gospodarczej (art. 118 i art. 120 Kodeksu cywilnego), a jego koniec przesuwa się na ostatni dzień roku kalendarzowego. Szerzej rozpisaliśmy to na stronie o przedawnieniu faktury. Firma, która przez lata liczyła terminy z pomyłkowych faktur, ma w rejestrze rozjechane daty przedawnienia i dowiaduje się o tym w najgorszym możliwym momencie, czyli przy kierowaniu sprawy do sądu.
Jaki termin płatności w ogóle wolno uzgodnić
To pytanie pojawia się zaraz po poprzednim, bo skoro termin bierze się z umowy, to naturalne jest sprawdzenie, jak długi może być. Ustawa z 8 marca 2013 roku o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych stawia twarde granice, liczone od doręczenia faktury, a nie od jej wystawienia:
- w zwykłej transakcji handlowej między przedsiębiorcami termin nie może przekraczać 60 dni, chyba że strony wyraźnie ustaliły inaczej i ustalenie to nie jest rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela (art. 7 ust. 2);
- gdy dłużnikiem jest duży przedsiębiorca, a wierzycielem mikro, mała albo średnia firma, limit 60 dni jest twardy i nie da się go wydłużyć nawet zgodną wolą stron (art. 7 ust. 2a);
- gdy dłużnikiem jest podmiot publiczny, limit wynosi 30 dni, a dla publicznego podmiotu leczniczego 60 dni (art. 8 ust. 2).
Jeżeli termin określono niezgodnie z tymi przepisami, odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych należą się wierzycielowi po upływie limitu ustawowego, niezależnie od tego, co wpisano w umowie (art. 7 ust. 3 oraz art. 8 ust. 4 i 4a). Ciężar dowodu, że termin dłuższy niż 60 dni nie jest rażąco nieuczciwy, spoczywa na dłużniku (art. 11a), więc to nie Ty musisz udowadniać nadużycie. Konkretne daty dla swojej faktury sprawdzisz kalkulatorem terminu płatności, który przy okazji przesuwa termin wypadający w sobotę, niedzielę albo w święto i ocenia, czy zapis z umowy w ogóle mieści się w limicie.
Co zrobić, gdy kontrahent narzuca długi termin
Najpierw ustal, w którym z trzech układów jesteś, bo w dwóch z nich długi termin jest nieskuteczny z mocy prawa i nie ma czego negocjować. Dopiero potem rozmawiaj o warunkach.
Gdy jesteś w układzie, w którym dłuższy termin obowiązuje do czasu zakwestionowania, zostają Ci trzy realne ruchy. Pierwszy to zapisanie w umowie, że za dzień zapłaty uważa się dzień uznania rachunku wierzyciela. W obrocie przyjmuje się, że zapłata bezgotówkowa następuje właśnie z chwilą uznania rachunku, ale wyraźny zapis zamyka spór o przelew zlecony ostatniego dnia. Drugi to rekompensata za koszty odzyskiwania należności, która przysługuje od każdej opóźnionej transakcji bez wykazywania faktycznych kosztów. Trzeci dotyczy sytuacji, w której problemem nie jest sam kontrahent, tylko dziura w płynności, którą zrobił jego 90-dniowy termin: pewną, niesporną fakturę można zamienić na gotówkę od razu, zamiast kredytować odbiorcę przez kwartał z własnego kapitału obrotowego.
Niezależnie od wybranej drogi warto zacząć od uporządkowania samych dat. Większość sporów o termin płatności nie bierze się ze złej woli, tylko z tego, że po jednej stronie ktoś liczy od wystawienia, po drugiej od doręczenia, a jeszcze ktoś inny wpisał do systemu domyślne 14 dni z kartoteki kontrahenta. To jest problem ewidencyjny, a nie prawny, i rozwiązuje się go raz.