Jeżeli jesteś mikro, małą albo średnią firmą, a Twój klient jest dużym przedsiębiorcą, to termin 90 dni po prostu Cię nie wiąże. Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych ustala w takim układzie sztywną granicę 60 dni, której strony nie mogą wydłużyć (art. 7 ust. 2a). Odsetki należą Ci się od 61 dnia od doręczenia faktury, i to bez wezwania, niezależnie od tego, co widnieje w podpisanej umowie. W pozostałych konfiguracjach sprawa jest bardziej złożona, ale nadal masz więcej narzędzi, niż zwykle się zakłada.
Ten tekst rozkłada sytuację na trzy przypadki, bo od nich zależy wszystko: od tego, czy w ogóle warto negocjować, po to, jak liczyć odsetki, gdy faktura już wisi.
Najpierw ustal, kim jest druga strona
Cała konstrukcja ochronna opiera się na jednym rozróżnieniu: duży przedsiębiorca kontra mikro, mały albo średni. Ustawa nie definiuje tych kategorii samodzielnie, tylko odsyła do załącznika I do rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014 (art. 4 pkt 5), a dużym przedsiębiorcą jest po prostu ten, kto nie mieści się w żadnej z trzech mniejszych kategorii (art. 4 pkt 6). W uproszczeniu: średni przedsiębiorca zatrudnia mniej niż 250 osób i ma roczny obrót do 50 milionów euro albo sumę bilansową do 43 milionów euro. Kto przekracza te progi, jest dużym przedsiębiorcą.
Nie musisz tego badać samodzielnie, i to jest przepis, o którym mało kto wie. Duży przedsiębiorca ma ustawowy obowiązek złożyć Ci oświadczenie o swoim statusie (art. 4c). Składa je raz, w formie odpowiadającej samej transakcji, przy zawarciu pierwszej umowy, a także wtedy, gdy ten status uzyska albo utraci. Jeżeli negocjujesz kontrakt z dużą siecią, producentem czy operatorem i takiego oświadczenia nie dostałeś, po prostu o nie poproś. Pytanie jest niekłopotliwe, bo wynika wprost z ustawy, a odpowiedź przesądza, czy 90 dni w projekcie umowy w ogóle ma sens prawny.
Przypadek pierwszy: duży klient, mniejszy dostawca
To najkorzystniejszy dla Ciebie układ i najczęstszy w praktyce, bo długie terminy narzucają zwykle podmioty o dużej sile zakupowej. Limit 60 dni jest tu twardy. Strony nie mogą go wydłużyć nawet zgodnie, nawet gdy zapis jest wyraźny i wynegocjowany, nawet gdy dostałeś w zamian lepszą cenę.
Praktyczny skutek jest taki, że zapis o 90 dniach nie zamyka Ci drogi do odsetek za dni od 61 do 90. Odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych należą się po upływie 60 dni od doręczenia faktury (art. 7 ust. 3), bez wezwania i bez konieczności powoływania się na cokolwiek poza ustawą. Do tego dochodzi rekompensata za koszty odzyskiwania należności w kwocie 40, 70 albo 100 euro, zależnie od wartości faktury.
Czy warto z tego korzystać przy kliencie, na którym Ci zależy? To decyzja handlowa, nie prawna. Ale warto wiedzieć, że masz to roszczenie w ręku, bo zmienia ono ton rozmowy o skróceniu terminu. Nie prosisz wtedy o przysługę, tylko wskazujesz, że obecny zapis i tak generuje po stronie klienta zobowiązanie odsetkowe, którego jego księgowość może nie mieć policzonego.
Przypadek drugi: obie strony podobnej wielkości
Gdy nie zachodzi układ duży kontra mniejszy, limit 60 dni nadal obowiązuje, ale przestaje być nieprzekraczalny. Dłuższy termin jest dopuszczalny pod dwoma warunkami, które muszą być spełnione łącznie (art. 7 ust. 2): strony muszą wyraźnie tak ustalić, a ustalenie nie może być rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela.
Słowo "wyraźnie" wyklucza termin wciśnięty do ogólnych warunków zakupu, których nikt nie negocjował, albo wynikający tylko z tego, że kupujący od lat płaci po swojemu. Ocena rażącej nieuczciwości uwzględnia z kolei to, czy odstępstwo od standardu ma jakiekolwiek obiektywne uzasadnienie w charakterze towaru czy usługi.
Najważniejsze jest jednak coś innego: ciężar wykazania obu tych okoliczności spoczywa na dłużniku, czyli na tym, kto z dłuższego terminu korzysta. Ty nie musisz udowadniać niczego, żeby policzyć odsetki od 61 dnia. To druga strona musi wykazać, że ustalenie było wyraźne i uczciwe. W praktyce oznacza to, że przy spornym terminie 90-dniowym pozycja negocjacyjna wcale nie jest tak jednostronna, jak sugeruje sama treść umowy.
Przypadek trzeci: dłużnikiem jest podmiot publiczny
Tu limit jest jeszcze ostrzejszy i również twardy: 30 dni od doręczenia faktury (art. 8 ust. 2). Wyjątek dotyczy podmiotu publicznego będącego podmiotem leczniczym, czyli głównie szpitali, gdzie granica wynosi 60 dni. Termin 90-dniowy w umowie z gminą, szkołą czy urzędem nie działa, a odsetki należą się po upływie odpowiednio 30 albo 60 dni (art. 8 ust. 4 i 4a).
Powyżej 120 dni masz prawo wyjścia z umowy
Jest jeszcze jeden przepis, o którym pamięta bardzo niewielu przedsiębiorców, a który potrafi zmienić układ sił przy naprawdę długich odroczeniach. Jeżeli umowny termin zapłaty przekracza 120 dni liczonych od doręczenia faktury, wierzyciel może odstąpić od umowy albo ją wypowiedzieć (art. 7 ust. 3a).
To uprawnienie działa nawet wtedy, gdy sam ten termin zaakceptowałeś. Nie ma tu badania, czy ustalenie było wyraźne. Sama długość terminu wystarcza. Przy kontraktach z odroczeniem 150 czy 180 dni, spotykanych w niektórych łańcuchach dostaw, jest to realna dźwignia negocjacyjna, bo pozwala postawić sprawę wprost: albo skracamy termin, albo umowa może zostać rozwiązana z mojej inicjatywy bez konsekwencji.
Odsetki za sam okres oczekiwania, choć klient płaci w terminie
Osobne, prawie nieużywane roszczenie: gdy uzgodniony termin jest dłuższy niż 30 dni, a Ty nie jesteś dużym przedsiębiorcą, możesz żądać odsetek ustawowych za okres od 31 dnia do dnia wymagalności (art. 5). To nie są odsetki za opóźnienie, bo klient niczego nie narusza. To odpłatność za to, że kredytujesz go dłużej niż miesiąc. Z mechanizmu wyłączone są jedynie podmioty lecznicze.
Przy fakturze na 120 000 zł i terminie 90 dni mówimy o odsetkach za 60 dni oczekiwania, liczonych według stawki odsetek ustawowych. To kwota, która przy kilkudziesięciu fakturach rocznie przestaje być symboliczna, a przy okazji jest najuczciwszym argumentem w negocjacjach: pokazuje w złotówkach, ile realnie kosztuje Cię odroczenie, o które prosi klient.
Dokładne daty dla konkretnej faktury, razem z oceną, czy dany termin w ogóle jest wiążący, wyznaczy kalkulator terminu płatności faktury. Kwoty samych odsetek policzysz w kalkulatorze odsetek ustawowych za opóźnienie.
Czego nie da się ugrać przepisami
Uczciwie: żaden z tych przepisów nie sprawi, że duży klient nagle zacznie płacić w 14 dni. Ustawa antyzatorowa nie unieważnia całej umowy ani nie skraca terminu automatycznie w sensie handlowym. Zmienia tylko to, od kiedy biegną Ci odsetki i jakie masz roszczenia. Sama płatność nadal przyjdzie wtedy, kiedy przyjdzie.
Dlatego przy naprawdę długich terminach warto myśleć równolegle o dwóch rzeczach, które przepisy zostawiają Tobie.
Pierwsza to zabezpieczenie. Jeżeli nie da się skrócić terminu, można podnieść pewność zapłaty. Przy większych kontraktach z długim odroczeniem sensownym rozwiązaniem jest zabezpieczenie należności u notariusza, bo oświadczenie dłużnika o poddaniu się egzekucji pozwala pominąć cały proces sądowy i iść od razu po klauzulę wykonalności. Przy 90-dniowym terminie i dużej ekspozycji na jednego odbiorcę to często lepszy ruch niż walka o 30 dni w negocjacjach, których i tak nie wygrasz.
Druga to Twoja własna dyscyplina. Termin 90-dniowy jest do zniesienia, dopóki jest przestrzegany. Problem zaczyna się wtedy, gdy do umownych 90 dni klient dokłada po cichu kolejne 30, bo wie, że nikt po jego stronie nie zostanie zawołany do tablicy. Fakturę wymagalną od dwóch dni trzeba więc traktować dokładnie tak samo, jak fakturę wymagalną od dwóch dni przy terminie 14-dniowym. Rozkład całego portfela według opóźnień pokazuje raport wiekowania należności, a to, komu i na jak długo w ogóle udzielasz odroczenia, opisuje strona o kredycie kupieckim.
Co zrobić w tym tygodniu
Jeżeli masz przed sobą projekt umowy z terminem dłuższym niż 60 dni, wykonaj trzy ruchy w tej kolejności. Poproś o oświadczenie o statusie dużego przedsiębiorcy, bo jego treść przesądza, czy zapis w ogóle Cię wiąże. Sprawdź, czy termin nie przekracza 120 dni, bo wtedy masz prawo wyjścia z umowy. Na koniec policz, ile kosztuje Cię samo odroczenie, i wpisz tę kwotę do kalkulacji ceny, zamiast oddawać ją za darmo.
Jeżeli natomiast faktura z takim terminem już wisi po terminie, kolejność jest odwrotna: najpierw ustal właściwą datę wymagalności liczoną od doręczenia faktury, potem nalicz odsetki od tej daty, a dopiero na końcu zastanawiaj się, czy je wybaczyć. Wybaczyć zawsze zdążysz. Odzyskać przeoczone roszczenie po trzech latach już nie.