W skrócie: holenderską firmę windykuje się pismami dłużej niż polską, ale z dwoma atutami, których w Polsce nie ma. Pisemne wezwanie do zapłaty przerywa w Holandii bieg przedawnienia, a przy prawie holenderskim wierzyciel B2B może żądać nie tylko 40 euro, ale realnych kosztów pozasądowej windykacji, w praktyce często liczonych według ustawowej skali (15% od pierwszych 2 500 euro). Odsetki handlowe wynoszą od 1 lipca 2026 r. 10,40% rocznie. Gdy pisma nie działają, zostaje europejski nakaz zapłaty z polskiego sądu albo pozew u holenderskiego kantonrechtera.
Ten tekst jest dla polskiej firmy z bezsporną fakturą w euro u odbiorcy z Holandii: przewoźnika z nieopłaconym frachtem dla spedycji z Venlo, producenta, któremu hurtownia z Rotterdamu zalega za dwie dostawy, agencji pracy albo firmy budowlanej z niezapłaconą fakturą od holenderskiego wykonawcy. Pokazujemy, ile można doliczyć do długu, które prawo wybrać i kiedy własne pismo wystarczy.
Które prawo stosować do faktury dla holenderskiego odbiorcy
Najpierw sprawdź zamówienie, umowę i warunki handlowe. Holenderskie firmy bardzo często załączają do zamówień swoje algemene voorwaarden, czyli ogólne warunki, i wpisują w nie prawo holenderskie. Jeśli je zaakceptowałeś, liczysz odsetki i koszty według holenderskiego kodeksu cywilnego (Burgerlijk Wetboek, BW). Jeśli prawa nie wybrano, sprzedaż towarów podlega prawu państwa sprzedawcy, a usługi prawu usługodawcy (art. 4 ust. 1 lit. a i b rozporządzenia Rzym I), więc polski producent czy przewoźnik zwykle stosuje prawo polskie.
| Prawo holenderskie | Prawo polskie | |
|---|---|---|
| Odsetki B2B | 10,40% od 1 lipca 2026 r. (stopa EBC plus 8 punktów), zmienia się co pół roku także dla starych długów | 13,75% od 1 lipca 2026 r. (stopa referencyjna NBP plus 8 punktów) |
| Odsetki od odsetek | Tak, po każdym pełnym roku odsetki doliczane są do kwoty głównej | Nie, poza wyjątkami z art. 482 KC |
| Koszty windykacji | Minimum 40 euro (art. 6:96 ust. 4 BW), przy B2B można żądać realnych, rozsądnych kosztów | 40, 70 albo 100 euro od faktury plus uzasadnione koszty ponad tę kwotę |
| Przedawnienie | 5 lat (art. 3:307 BW) | 2 lata przy sprzedaży, 3 lata przy innych fakturach, z końcem roku |
| Czy wezwanie przerywa przedawnienie | Tak, pisemne wezwanie z jasnym zastrzeżeniem prawa do zapłaty (art. 3:317 BW) | Nie, przerywa je dopiero uznanie długu albo czynność przed sądem |
Ten ostatni wiersz jest najważniejszy przy starych fakturach. Jeśli umowa podlega prawu holenderskiemu, każde porządne pisemne wezwanie otwiera nowy pięcioletni termin (art. 3:319 BW). W Polsce wezwanie niczego w przedawnieniu nie zmienia i trzeba iść do sądu albo uzyskać uznanie długu.
Ile odsetek doliczysz holenderskiej firmie w 2026 roku
W Holandii odsetki handlowe (wettelijke handelsrente) biegną od dnia po terminie płatności bez żadnego wezwania. Rząd ogłasza stawkę co pół roku i nowa stawka obowiązuje od 1 stycznia albo 1 lipca dla wszystkich długów, także tych sprzed zmiany. W tym Holandia różni się od Słowacji czy Czech, gdzie stawkę zamraża się w dniu, w którym zaczęło się opóźnienie.
| Okres | Wettelijke handelsrente |
|---|---|
| 1 stycznia do 30 czerwca 2025 r. | 11,15% |
| 1 lipca do 31 grudnia 2025 r. | 10,15% |
| 1 stycznia do 30 czerwca 2026 r. | 10,15% |
| od 1 lipca 2026 r. | 10,40% |
Przykład: faktura na 4 800 euro z terminem 14 sierpnia 2026 r., wezwanie wysłane 30 września 2026 r., czyli 47 dni zwłoki. Przy prawie holenderskim odsetki wynoszą 64,28 euro. Przy prawie polskim to 84,99 euro, bo polska stawka jest o ponad 3 punkty wyższa, a do tego dochodzi 70 euro rekompensaty, bo faktura po przeliczeniu kursem NBP przekracza 5 000 zł. Polską kwotę policzysz dla każdej faktury osobno w generatorze wezwania do zapłaty po angielsku, który wybiera stawkę i próg rekompensaty sam.
Koszty windykacji w Holandii, czyli skąd biorą się setki euro zamiast 40
Przy prawie holenderskim koszty pozasądowe (buitengerechtelijke incassokosten) działają inaczej niż w Polsce. Ustawa daje wierzycielowi B2B co najmniej 40 euro, ale nie zamyka go w tej kwocie: może żądać rzeczywistych, rozsądnych kosztów odzyskania długu. W praktyce holenderscy windykatorzy i sądy często sięgają po skalę z rozporządzenia o kosztach pozasądowych (Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten), która jest obowiązkowa tylko wobec konsumentów.
| Część długu | Stawka według skali |
|---|---|
| do 2 500 euro | 15%, minimum 40 euro |
| od 2 500 do 5 000 euro | 10% |
| od 5 000 do 10 000 euro | 5% |
| od 10 000 do 200 000 euro | 1% |
| powyżej 200 000 euro | 0,5%, łącznie najwyżej 6 775 euro |
Dla faktury na 4 800 euro skala daje 605 euro (375 euro od pierwszych 2 500 i 230 euro od reszty). Uczciwe zastrzeżenie: w obrocie między firmami sąd może tę kwotę obniżyć, jeśli wierzyciel nie wykaże, że rzeczywiście poniósł koszty, więc żądanie 605 euro w pierwszym piśmie ma sens głównie jako argument w negocjacji. Pewne jest minimum 40 euro. Jeśli w Twoich własnych warunkach handlowych, zaakceptowanych przez kontrahenta, jest zapis o kosztach windykacji w wysokości 15%, holenderski sąd co do zasady go uzna, o ile nie jest rażąco wygórowany.
Jak wygląda windykacja w Holandii krok po kroku
- Sprawdź firmę w rejestrze KvK. Handelsregister Kamer van Koophandel pokaże adres siedziby, formę prawną (bv to odpowiednik spółki z o.o.) i osoby uprawnione do reprezentacji. W Centraal Insolventieregister sprawdzisz, czy nie ogłoszono upadłości (faillissement). Przy upadłości zamiast wezwań zgłaszasz wierzytelność kuratorowi.
- Wyślij pierwsze wezwanie. Holenderskie firmy korespondują w obrocie międzynarodowym po angielsku bez oporów, więc pismo po angielsku z numerami faktur, odsetkami i kosztami działa tak samo jak po niderlandzku. Termin 7 do 14 dni.
- Wyślij ostateczne wezwanie (sommatie). Zapowiedz sąd, podaj dokładną kwotę i termin, a przy prawie holenderskim wyraźnie napisz, że zastrzegasz prawo do zapłaty. To zdanie przerywa przedawnienie.
- Wybierz sąd. Europejski nakaz zapłaty z polskiego sądu, europejskie postępowanie w sprawie drobnych roszczeń przy kwocie do 5 000 euro albo pozew w Holandii. Sprawy do 25 000 euro rozpoznaje kantonrechter, przed którym firma nie potrzebuje adwokata. Pozew (dagvaarding) doręcza jednak komornik (gerechtsdeurwaarder).
- Egzekucja. Polski wyrok albo europejski nakaz zapłaty wykonasz w Holandii bez osobnej procedury uznania, na podstawie rozporządzenia Bruksela I bis. Egzekucję prowadzi gerechtsdeurwaarder, najczęściej z rachunku bankowego dłużnika.
Własne pismo, holenderski windykator czy adwokat
Przy bezspornej fakturze dwa pisma wysłane przez samego wierzyciela kosztują najmniej i często wystarczają, zwłaszcza gdy kontrahent widzi, że wierzyciel zna holenderskie zasady i nalicza koszty według skali. Holenderski incassobureau albo gerechtsdeurwaarder ma sens, gdy dłużnik milczy po sommatie, bo pismo z lokalnego biura ze skalą kosztów działa na holenderską księgowość mocniej niż list z zagranicy. Adwokat jest potrzebny przy fakturze spornej powyżej 25 000 euro, bo przed rechtbank obowiązuje przymus adwokacki.
Jeśli kontrahent przyznaje dług, ale prosi o raty, spisz porozumienie o spłacie (betalingsregeling) z wyraźnym uznaniem całej kwoty. Takie porozumienie da się podpisać elektronicznie z holenderskim dyrektorem w kilka minut, bez wysyłania papieru przez granicę, a przy prawie polskim uznanie długu przerywa bieg przedawnienia.
Przewoźnicy mają jeszcze jedną pułapkę: roszczenie o fracht z przewozu międzynarodowego przedawnia się po roku (art. 32 konwencji CMR), niezależnie od holenderskich pięciu lat. O tym, jak ułożyć sekwencję pism przy fakturach za fracht, piszemy na stronie o windykacji w transporcie.
Czy europejski nakaz zapłaty działa na holenderską firmę
Tak. Holandia stosuje rozporządzenie o europejskim nakazie zapłaty, więc polska firma składa formularz A w polskim sądzie, jeśli jest on właściwy, na przykład gdy towar wydano w Polsce. Dłużnik ma 30 dni na sprzeciw. Bez sprzeciwu nakaz jest wykonalny w Holandii tak samo jak holenderski wyrok. Szczegóły formularza i koszty opisujemy na stronie o europejskim nakazie zapłaty.
Kiedy windykacja w Holandii przestaje być sprawą jednego pisma
Firma, która ma jednego dłużnika w Holandii, zwykle ma też kilkunastu spóźnialskich w kraju. Tam nie trzeba znać BW ani skali kosztów, trzeba pilnować terminów i wysyłać kolejne pisma na czas. To robi program do windykacji należności: pilnuje terminu każdej faktury, wysyła przypomnienia i wezwania, dolicza odsetki handlowe i rekompensatę, a gdy przelewu nadal nie ma, przechodzi do kolejnego etapu. Zagraniczne sprawy prowadzisz pismem z generatora, krajowe prowadzi system, bez prowizji od odzyskanych kwot. Szerzej o wyborze drogi przy dłużnikach z różnych krajów piszemy w przewodniku po windykacji międzynarodowej, a firmy z odbiorcami po drugiej stronie kanału znajdą osobną stronę o windykacji w Wielkiej Brytanii z odsetkami z Late Payment Act.
Najczęstsze pytania
Jak wygląda windykacja w Holandii
Windykacja w Holandii zaczyna się od pisma z odsetkami i kosztami, potem idzie ostateczne wezwanie (sommatie) z terminem. Gdy dłużnik nie płaci, polska firma składa europejski nakaz zapłaty albo pozew u holenderskiego kantonrechtera przy kwocie do 25 000 euro. Wyrok wykonuje holenderski komornik, gerechtsdeurwaarder, najczęściej z rachunku bankowego.
Jakie odsetki za opóźnienie obowiązują w Holandii
Wettelijke handelsrente, czyli odsetki handlowe między firmami, wynoszą od 1 lipca 2026 r. 10,40% rocznie, a w pierwszym półroczu 2026 r. wynosiły 10,15%. Stawka zmienia się co pół roku dla wszystkich długów, a po każdym pełnym roku zwłoki odsetki doliczane są do kwoty głównej, więc od nich też liczy się odsetki.
Po ilu latach przedawnia się faktura w Holandii
Przy prawie holenderskim roszczenie o zapłatę z umowy przedawnia się po 5 latach (art. 3:307 BW). Pisemne wezwanie, w którym wierzyciel jasno zastrzega prawo do zapłaty, przerywa bieg i otwiera nowy pięcioletni termin. Przy prawie polskim wezwanie biegu nie przerywa, a faktura za sprzedaż przedawnia się po 2 latach.
Czy w Holandii trzeba wysłać wezwanie przed pozwem
W sprawie między firmami holenderskie prawo nie wymaga specjalnego pisma przed pozwem, a obowiązkowy czternastodniowy list (14-dagenbrief) dotyczy tylko konsumentów. Ostateczne wezwanie opłaca się jednak zawsze: przerywa przedawnienie przy prawie holenderskim, uzasadnia koszty windykacji i często kończy sprawę bez sądu.